甘婷 莫香香 何鑫
湖南文理学院 经济与管理学院 湖南 常德 415000
一、引言
在中国人民共和国成立70周年、烟草行业高质量发展的新局面下，芙蓉实业发展有限公司领导班子提出应针对公司经营、管理等工作中的理论与实践问题，进行思考与分析，探索解决问题的方案。为此，本文结合常德市芙蓉实业发展有限公司以及在工作中的经验，浅谈在物资采购中存在的一些问题及看法，以此为提升物资采购效益、企业提质增效提供有效建议。
二、现有情况与存在的问题
公司现有辅料物资采购主要有两种，一种是集中采购。集中采购包括烟盒包装纸、成型纸、接装纸、内衬纸、封签纸、标签纸、丝束嘴棒、烟用膜等烟用物资，同时，也包括检测仪器、耗材、办公用品等。二是分散采购。分散采购包括的物品较繁杂，主要是除集中采购以外的其他物资。现有采购方式主要为资质认证采购，主要是在正式采购之前，需要对所采购的产品进行试用、抽样、比较、匹配等，以确保物资供应的服务质量。这种方式的最大优势在于规范了物资采购行为，解决了传统采购模式中的一些扯皮、找关系等现象。
然而随着时代的进步，供应链和物流的不断改善，物资认证采购行为还是表现出了很多问题。首先，由于供应商取得资格后很少会出现中断业务的现象，产品质量相对稳定缺乏进步，不利于产品的竞争性。其次，定价的主动权在供应商，财务审计部门很难控制和把握价格的合理性，不利于成本控制。第三，供应商的选择仍不够透明，公司所选的供应商是否是最适合公司发展的要打上一个问号。
本文认为这些问题的出现并非偶然，主要原因有两个。从经济因素来看，近年来为了进一步提高烟草行业的经济效益，国内很多烟草行业都相继将业务进行了拓展，特别是在烟用材辅料上，成立了许多相应的子公司，因此，物资采购也顺其自然地向这些企业倾斜，使得物资认证采购的核心理念没有得到贯彻执行。从社会因素来看，烟草行业减员增效提升主营业务收益，一些离开主营业务的员工也仍需要维持社会关系，以尽可能减免业务流失，可能有部分供应商技术不够先进，材辅料保障能力不强，但是只要达到物资认证的最低要求，也就顺利的进入了供货渠道。
三、物资采购的一些建议
针对上述种种现象和问题，本人借鉴其他行业中具有可行性的模式，结合多年的工作经验，提出一些相应的建议以供参考。
一是编制采购计划。按照年度预购计划、生产实际情况和企业库存情况尽早编制年度采购计划，提前做好招标工作以减少采购成本，同时，由于工作中还存在一些不可预知的情况，在后期也可以进行相应微调，不过应按照“谁领用，谁负责”的原则，编制季度、月度采购计划，这样能够避免物资积压浪费。至于物资的使用则应本着物尽其用的原则，可以维修再使用的不要提前报废，不同部门要加强对物资使用计划的把关审核。
二是提高采购效益。芙蓉实业发展有限公司物资采购种类多、范围广，通过招投标采购的金额也较大，要提高采购效益就必须要对现有采购物资进行规范性类别管理，以降低企业采购成本。例如，可尝试编制《芙蓉实业物资采购目录》，将烟用物资和办公用品等非烟用物资进行梳理，由总公司统一采购，再进行二次分配。此外，对于一些招标额度较小且相近物资可同时招标，将招标的成本转移至供应商，节省采购费用。
三是创新采购机制。节约物资采购成本的另一个重要环节是创新采购机制，需要在现行体制下对供货市场进行调研、比较分析、规划库存、对供应商实行动态评价等科学办法降低公司采购成本。业务部门应对采购额大、物资多的市场开展专项调研，掌握供需实时动态，比较采购物资的价格、规格和质量，以保证招标控制底价，通过对历史数据的统计推断分析，合理控制一次性购买的物资数量，尽可能实现“零库存”的目标，一些重要的零配件可以先放至仓库，领用后再与供应商结算，延伸采购内容，增加企业的运行效率。
四是完善采购制度。公司能否持续健康有序发展也离不开严格规范和保障激励制度，一个行之有效的监督激励机制能够让公司尽快实现采购管理的规范化。建议公司管理委员会正式发文告知各部门的监督职责，特别是业务部门要对所负责的业务实施全过程监督管理办法，认真核查业务人员的采购流程，对招标采购过程进行科学地全方位评估，对于发现的问题马上进行整改，对于违规操作人员进行相应惩罚，对于提供真实信息的员工进行适当奖励，但要注意保护隐私的方式，提升相互监督的积极性，以此推动物资采购过程的不断优化，努力推动精益化管理再上台阶。
四、结语
物资采购是企业生产环节中不可缺少的一环，其采购的好坏直接决定了公司日常运营及其管理水平的高低。此次调研活动的举办相信会对今后管理水平提质升级有极大的促进作用，本文也将密切关注公司未来采购管理水平的发展，在今后的工作中继续探索行之有效的方法模式，为积极推进公司物资采购更上新台阶！