交通运输部北海救助局 264012
摘要：物资能够保障事业单位的各项工作按部就班的开展，由于事业单位物资购买量大，如何提升物资的使用效率尤为重要。当前很多事业单位忽视物资管理，这不但会造成大量的国有资产的浪费，也会导致一定的内部腐败，因此必须要加强物资管理工作。本文概述了当前事业单位物资管理的现状，并结合物资管理过程中存在的问题提出了能够提高物资管理成效的具体策略。
关键词：事业单位；物资管理；工作要点
事业单位在经营管理过程中，运营成本管控已经成为其重要环节，但是很多事业单位目前并不重视物资的内部管控工作，所采用的物资管理模式依然是粗放式管理。而且事业单位所采购的材料一直处于添置、消耗的循环流动过程，这也使物资管理工作具有一定的挑战性。为了解决这一问题，相关事业单位必须要转变其传统的工作方法，采取有效的措施来提升物资管理水平。
一、事业单位物资管理工作现状
（一）缺乏内控意识
虽然现在在事业单位已经开展内部管控工作，但是由于相关管理人员并没有充分掌握物资内部控制的相关内容，其作用也无法在短时间内得到体现，因此很多事业单位仍然缺乏内控意识，工作中重服务公共事业，轻单位成本核算以及物资管理等内部控制工作。一些管理人员甚至认为内部管控是财务部门需要完成的工作，只要财务部门按照相关要求完成预算的控制工作即可，这种观点是不正确的，由于管理人员的轻视，削弱了对物资管理内部管控的支持力度，更无法充分体现进行物资内部管控的作用。
（二）采购管理不规范
第一，采购预算编制不科学全面。由于受到多种因素的共同影响，使事业单位预算采购计划不够科学完整，主要体现在以下几个方面：事业计划、行政行为等考虑不够全面，经常会出现漏报、少报的问题；没有充分掌握采购目录和限额标准相关内容，致使存在多报、少报问题；在采购预算制定时，只有财务部门参与其中，由于参与部门过于单一使采购预算不够科学合理。
第二，物资采购的监督方式比较单一。一些事业单位并没有建立起和单位物资采购相配套的规章制度，缺乏统一的实施细则和标准的操作流程，从而导致物资的采购存在不合规的情况。另外，各个部门并没有发挥其主观能动性，单位出现违规采购的行为时，仅采用经济手段进行惩罚，并没有对采购人员的行为进行全面性监督，只起到了治标不治本的作用。
（三）信息化程度低
对物资进行信息化管理，可以从多个层面实现对物资的动态管控，提升单位的物资管理水平和效率。信息化管理能够汇总单位物资管理中的各种信息，通过分析发现事业单位在进行物资管理过程中存在的问题，并针对提出针对性的可行性解决措施。但是当前大部分事业单位信息化程度低，仍然使用传统的物资管理机制，物资信息的传递以及汇总都需要进行面对面的交流才能完成，这不但消耗了人力物力，而且信息传递的效果并不理想。
二、提高事业单位物资管理成效的具体策略
（一）完善采购管理台账
第一，各部门要尽快形成较为完整的采购物资台账，详细、准确记录物资材料的存储、使用期限等多个方面的内容。对于部门出现失效、霉变或者过期的物资要公开说明其原因，为了规范物资处理，物资的处置和报废不能过于随意，要制定相关流程以及指定相关人员进行操作。
第二，定时抽查部门台账记录，并把抽查结果纳入到单位物资管理考核中，这样能够从制度上规范物资材料管理，提高管理工作水平。如果单位的条件允许，可以使用现代化信息技术来管理物质，通过网络化管理，可以清晰全面的掌握每个部门物资的流动以及使用情况，这样可以提升物资管理的效率。
第三，对于财务人员以及物资管理人员来说，盘点日常办公用品虽然比较耗时耗力，但是能够更加全面、准确的掌握物资流动情况。在这种情况下，相关部门在上报物资采购计划时，能够充分掌握所要采购物资的数量以及种类，合理确定采购材料，根据盘点的库存情况确定采购数量，这样能够避免资金闲置问题。通过科学、严谨的管理物资，对于提升事业单位的物资管理水平和效率具有积极的促进作用。
（二）科学编制采购预算
针对采购物资控制，相关人员应科学的对采购预算进行编制，一般以年度为单位。在编制采购预算方案时，编制人员要结合实际需求，并在对单位办公设备等物资进行全面调查的基础上进行编制，具体应编制货物、服务和工程采购预算方案。
预算编制的牵头部门为行政部门，应积极督促单位内部相关人员编制采购预算，并对采购需求进行收集，对年度采购预算进行统筹，同时对采购预算方案进行归口审核与严谨的组织论证。采购预算方案中涉及到的不同部门的采购计划，应由相应部门进行把关，如采购办公设备相关预算方案应交由办公室等处室进行审核。在对年度采购预算方案进行审核时，审核人员应仔细审核项目名称、采购金额、资金来源等。在审核过程中，最重要的是做好对预算申报前的归口审核，通过该审核环节，将有效避免出现较为严重的资源闲置或浪费现象，同时也可有效规避工程超标超概、服务标准较低等问题出现。
具体而言，事业单位进行物资采购管理时，可以采用提前编制的方式进行资金预算的编制工作，结合单位上一年度的物资需求量来进行相应的完善，另外，还要估算临时可能发生的物资的资金量，这样可以使资金预算满足实际需要，而且能够使资金预算具有一定的弹性以及超前性，资金的预算的编制能够按照单位物资采购的实际情况来确定，进一步提高预算编制的效果。
（三）加强采购环节监管
1、完善物资采购监管机制
在进行物资采购环节，要建立起供应方、需求方、监督机构三方相互制约的制度，相关制度要包含物资采购计划、预算编制情况、采购合同审核、采购执行、相关资金支付、数量统计、物资质量监督以及档案管理等内容。单位财务部门要进一步加强合同的监控，认真审查核实各种采购凭证，有效跟踪管理采购项目，通过财务报告来反映物资采购的规模以及资金实际使用情况，以便于更加高效的管理和监督物资采购资金预算。对于物资采购过程中出现的违法行为，监督机构所建立的惩罚机制应包含有资金处罚和行政处罚，通过加大采购人员的违法成本来减少违法行为的产生，这样能够有效提高采购行为的透明度以及采购资金的使用效率，推动事业单位的廉洁建设。
2、规范采购资金管理
针对采购资金，相关人员要严格进行监管。主要应从以下三个环节加强监管：一是在支付合同款时要严格参照合同文本进行。且在支付合同款之前，针对货物类采购项目，应首先确保满足供货、安装、调试、试运行通过这一前提条件；二是要制定严格的项目履约保证金管理制度。在对制度进行具体制定时，应对履约保证金的收款条件、期限、退回时间等进行明确规定，同时要严格对履约保证金按照程序进行审批；三是要根据实际情况对项目资金监控台账进行构建。应首先建立政府采购项目履约保证金台账，相关人员要确保对收到的项目履约保证金进行及时登记，并在合同验收结束后以合同规定为原则执行履约保证金的退回程序。其次要科学建立项目资金支付进度台账，及时跟进项目资金支付各环节，确保以各个项目为单位，做好预算金额、中标金额以及支付进度金额等的登记工作。
（四）以采购规定为前提增强采购实用性
现阶段，事业单位在采购环节中常见的问题之一为实际采购与采购需求相脱节，即采购实用性不高。针对这一问题，物资管理人员应对采购规定内容进行明确，并以此为前提对采购工作进行优化，以增强采购实用性。在实际采购时，可能会涉及到询价采购，以此采购行为为例，从提高采购实用性的角度出发，采购人员应明确所需要采购的物品，即特殊物品与非特殊物品，要关注相应的参数要求。在进行具体采购时，采购人员要以自身经验为参考进行非特殊物品的采购。而针对特殊物品，在采购时则要关注物品是否有品牌、性能等特殊要求，采购人员要对接上述需求，做好市场调研，若条件允许，应尽量满足上述要求。
（五）提高物资仓储信息化管理水平
在进行物资仓储管理时，相关管理人员要确保物资的账账、账卡、账物一致。另外物资管理还要确保专人专线专户管理，利用计算机实现对仓储物资的信息化管理，充分结合线上、线下管理模式，全面管控和更新物资出入库情况，并将常用的采购物品的品牌、参数等录入到系统中。另外，事业单位还应明确责任分工，设置一定的物资储备定额标准，这样能够确保物资数量的科学合理性。
三、结语
在事业单位，做好内部管控对于事业单位物资管理具有非常重要的意义，虽然当前我国大部分事业单位在内部管控方面都存在着不足，但是只要明确问题产生的原因，从采购管理、信息化建设、物资台账管理、预算编制方法等多方面进行优化完善，能够有效推动内部管控工作取得实效。
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