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浅谈建设工程档案管理工作的重要性及解决措施

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：刘继占

[导读] 摘要：随着社会经济水平的进步，时代的发展。档案管理这个工作在各个领域中起到了很大的作用。

        山东省郓城县随官屯镇人民政府山东菏泽 274700
        摘要：随着社会经济水平的进步，时代的发展。档案管理这个工作在各个领域中起到了很大的作用。本文将分析探讨建设工程档案管理工作的重要性并提出解决措施。
        关键词：建设工程；档案管理工作；重要性；解决措施
        前言
        众所周知，对于建设项目来说，项目档案管理的实施与否，关系到建设项目的施工质量，影响到相关企业的整体效益。另外，作为整个工程的见证和真实记录，相关文件的完整性和准确性可以为今后工程竣工验收、审计部门核查、日常维护或改造提供可靠依据。因此，建设项目档案管理人员要深刻认识自己的职责，严格审查档案质量，确保档案的合法性和有效性，促进建设项目档案管理工作的正常开展。
        一、建设工程档案管理工作的流程
        首先是档案收集工作。建设单位要在项目开始之前建立起一个健全的档案管理体系。首先1.先做好档案收集准备；2.讨论协商建立起一个健全的档案管理方案制度；3.要明确好项目的负责人员以及档案管理人员，明细划分好职责以免交接过程中出现问题；4.要根据实际的建设工程情况，制定出严格的计划如，形成文档、收集文档、归档等；5.将城建档案管理的收集、整理、归档、移交等一系列流程规划为合同管理中。其次，在工程的建设中对参与建设的建设单位及企业做好档案的形成、收集、保管进行组织、监督、检查，流程。然后在项目的开展前期做好工程准备，然后开始工程施工、最后到完工验收阶段，要切实同步收集好档案资料，并做好安全的保管。最后，参与建设的单位及企业，要参考建设单位的做法，建立好一份完整且严谨的档案管理体系，并严格做好档案的形成、收集、整理、归档及保管工作
        其次，档案专项验收及备案工作。建设单位要做的，首先是建立起一会完善的建设项目档案专项验收工作的组织架构；其次召开档案专项验收标准会议，开展档案专项验收工作标准，检查档案的完整性、是否真实准确性、是否规范性、是否合理化；然后，再次形成一份建设工程档案管理工作及验收报告；最后，在档案专项验收合格通过后，在将验收的结果报备到城建档案管理机构中进行备案处理。
        然后，竣工验收工作。竣工验收要在建设单位组织竣工验收时将项目档案，列入验收工作范围中；并做好，竣工验收应查验档案专项验收成果以及检查档案专项验收后档案的收集、整理、归档情况。
        最后是档案的移交工作。要分成两个部分：
        第一部分，参建单位：在建设工程完工验收合格后的三个月内，应当对本单位承建部分形成的建设工程档案移交建设单位。
        第二部分，建设单位：建设工程竣工验收合格后的六个月内，建设单位要按照有关的规定向城建档案管理机构移交建设工程档案。
        二、建设工程档案管理工作的重要性
        建设档案的形成过程一般会以文字的形式、图像、表格、录像、录音等方式记录下来，具有储藏的价值。然而据笔者了解，随着各个领域的项目建设逐渐增加，很多高价值的工程数据也在不断增多。项目建设管理前期流程是，需要提前准备好，计划书；然后等待上级的批复文件；在到现场进行实际勘察，确定文件是否属实；进行招标，制作招标文件；设计好文本；在进行签订施工合同；在制作施工图等。在建设的过程中还要产生资料，例如：施工资料，质量监督资料以及竣工验收资料等。竣工后还将涉及工程验收资料、竣工图和工程结算资料。以上这些工程档案记录了工程建设全过程的各个方面，是最真实的文件资料，对保证工程质量和开展后期维护工作起着非常重要的作用。据笔者了解，在当下，我国各行业的档案管理有其固有的社会属性，已形成国家有关部门的重要管理体系。无论是企业还是个人，对工作的核心数据进行归档都是非常重要的。档案管理能很好地体现档案的社会价值，档案管理的社会价值是档案管理工作的根本所在。

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        三、建设工程档案管理工作所存在的问题
        1.档案管理意识弱，不能很好地或者严谨的去管理档案。
        2.缺少档案管理人才，没有专业的档案管理技术人才，一半都是一些管理部门进行档案管理，也没有经过专业的档案管理知识培训。
        3.档案管理工作不扎实，没有很专业的档案管理技术，导致档案出现错误。
        4.档案管理体系不完善，也没有建立起一个完善的档案管理体系。
        四、建设工程档案管理工作的解决措施
        1.加强档案管理人员专业培训
        提高档案工作者的业务技能和素质，提高档案工作者的素质，是加快档案科技进步，促进档案事业发展的关键。首先建设管理部门要加强人才的引进，注重引进具有文化专业知识、专业技术和技能的人才，要能够足够管理档案的人员，充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是当前和今后一个紧迫的任务。当前，社会经济生活正处于快速发展时期，新兴产业、新领域不断形成，对档案业务的管理和服务提出了新的要求和挑战。档案工作者要努力学习，开阔视野，了解所涉领域的现状和发展趋势，提高自身素质，运用档案学科的新理论和新技术指导和改进档案工作，实现档案工作由单一型向多样化、复合型的转变，扎实有效地开展专业继续教育。定期为档案管理人员进行培训、考核，定期让档案管理人员进行实训，掌握档案的变化动态。
        2.与时俱进的档案管理方式
        在社会时代的科技发展中，档案管理也要与时俱进，把档案管理融入在现代化的企业信息化中。企业档案必须适应信息化的要求，妥善保管电子文件。信息技术的迫切要求和快速发展对信息技术提出了更高的要求和需要解决的问题。目前，在企业信息化建设过程中，档案部门还存在一些不了解的地方，特别是信息管理系统、资源管理系统、在这种情况下，档案部门要克服困难，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的重要组成部分。档案工作者要边干边学，在管理过程中学习和掌握信息相关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。
        3.建立完善的档案管理体系
        从施工主准备环节，到工程开展，再到工程竣工环节做好档案跟踪，结合实际情况，严格明确的进行档案管理。也可以设立一个档案管理部门，确定好职责，规定好档案管理流程，让管理档案的人员可以严格遵行流程管路，做好奖罚制度。
        对应的档案管理部门应该加强完善建设项目档案管理制度管理，实现工程项目与档案管理协调发展的最终目标。此外，档案验收应采取逐级验收的方式。施工建设单位应整理整理竣工文件，并自行进行试验，然后提交监理方进一步检查。如发现问题，将退回施工方进行信息整改。档案验收合格后，移交建设单位验收，合格后移交档案室存档。后期由档案室对文件进行抽查，确认合格后进行编号入库。在逐层验收过程中，建设项目档案的准确性、完整性和档案质量符合要求。
        结论
        建设项目档案的管理核心内容，不仅是工程建设的重要资料，也是工程建设的重要资料来源。由此可见，档案质量对资源的充分利用至关重要。作为档案管理人员，要树立全面质量管理思想，不断提高档案质量，加强与各部门的沟通与交流，确保工程资料的真实性和完整性，促进建设项目档案管理工作有序进行。
        参考文献
        [1]姜敏.建设工程档案管理的重要性及其规范化[J].企业改革与管理, 2019(07):45-46.
        [2]李莉兰.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].建材与装饰, 2019(10):159-160.
        [3]梁丹.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].文化产业,2018 (17):48-49.