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提升建设项目档案规范化管理水平对策研究

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：潘秀翠

[导读] 摘要：在社会经济高速发展的背景下，企业必须要积极提高档案管理工作，加强档案资料的整体利用效率为企业的经济发展作出重要贡献。

        广西水利电力建设集团有限公司田西高速公路电力迁改工程总承包项目部
        摘要：在社会经济高速发展的背景下，企业必须要积极提高档案管理工作，加强档案资料的整体利用效率为企业的经济发展作出重要贡献。在档案资料管理的要积极加强资料应用的整体水平，避免因为人员不专业、制度落后等相关因素导致档案管理工作开展效果不理想。积极提高人员综合素质，加强档案管理控制水平，保证档案管理工作建设效果得到有效保障，为建设项目档案管理的综合利用，提供重要的基础。
        关键词：建设项目档案；规范化管理；信息化建设
        引言
        建设工程是固定资产的再生产、形成综合生产能力的大规模、有目的、有组织经济活动。监理单位则是对工程建设进行第三方监理的企业单位，运用专业的知识技能帮助用户解决施工建设中出现的各种问题，依托监理服务承担经济和技术责任。建设项目档案管理工作非常的重要，特殊的信息资源能够对整个建设项目的变化与发展趋势进行分析，为项目的竣工验收、工程审计、工程创优等提供重要参考依据。
        1建设项目档案的概念及特点
        建设项目档案经过鉴定整理归档的项目文件。在工程项目施工过程中会产生大量的立项审批资料、设计资料、工程管理文件、基础材料、施工文件、监理文件、合同文件等相关内容。
        2现阶段建设项目档案管理工作中存在的问题
        2.1档案管理机构不健全，建立不及时，责任不明确
        当前建筑项目档案的主体更加多元，使得不同的管理部门，档案管理水平不一致，档案责任无法明确，使得整个项目管理非常混乱，缺乏及时有效的项目建设，管理经验，甚至还可能出现项目文件归档不及时丢失的情况。我国档案信息化管理开展比较晚，很多工程档案信息化管理没有采用先进的管理技术。还有一些部门依然采用落后的手工收集管理这种方法影响了管理效率，造成信息泄露，导致信息安全不完整。
        2.2档案管理队伍专业知识差、人员配备少，流动频繁
        在档案资料管理中，大多数的单位不重视档案管理，只配备一名资料员或者是兼任这些资料员并没有上岗证，也不具备档案管理能力，甚至将档案管理工作作为换工作的跳板，而随时转到其他行业，导致档案管理工作陷入恶性循环，项目交接不明确，造成项目档案文件丢失，直接影响了建设项目档案的移交工作。
        2.3工程资料与工程建设不同步
        在工程项目建设中大多数的工程建设方都想要尽可能缩短工期，节约施工成本。而忽视工程项目资料管理，造成档案资料人力物力财力投入不高，使整个工程项目建设工程实际相互脱节，档案管理设施配备不齐全，管理方法落后，不能实现档案共享，不同的参建单位，对于项目档案管理工作重视程度不一致，大多数都采用较少的投入，使得档案管理资料过于随意。尽管设置档案室，但设施配置不齐全，管理方法简单，很多档案室只有一张桌子，一台电脑，甚至将档案室与库房混为一谈，导致档案管理不规范。有一些档案管理现场环境非常简陋，没有网络信号，使得档案数据资料无法上传至网络。
        3做好建设项目档案管理工作应采取的措施以及取得的成果
        3.1建立机构，落实职责，为档案管理工作提供组织保证
        建立专门的档案资料管理，形成完善的档案管理机构，成立领导小组，利用建设单位，监理单位，参建单位为一体的三级档案管理体系，确保各参建单位负责人、工程技术人员以及档案管理人员共同形成档案监督管理职责体系。对本单位的档案管理工作进行全面管理，保证建设档案管理体系的建设水平。

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        3.2提高素质，严格要求，为档案管理工作提供人才保证
        3.2.1选好档案工作机构的负责人
        在企业档案管理工作开展中要积极选择，素质更高的带头人，对理论知识和政策水平的全面把握，增强档案组织管理的质量与水平，要具备开拓精神，严谨的工作作风，加强档案管理工作的整体效果。建设项目档案信息化管理系统包括硬件设施、软件设施以及数据资料等多个环节，无论是信息化管理系统还是人员培训，都有足够的资金加以支持。建设项目档案馆应当做好资金分配，合理预算，有效支持项目开展。在城市档案建设管理中，需要充分考虑档案资料的安全性与合理性，建设项目档案管理也会涉及到数据查询、事务处理等多项规定。为了提高系统的安全性，还应该积极运用信息防范技术，确保档案系统建设能够实现信息自动备份自动处理。
        3.2.2保持档案工作队伍的稳定
        要积极构建更完善的项目档案管理团队，确保档案管理的质量水平得到有效增强，保证项目档案工作长期顺利开展，还要加强对档案工作人员的福利待遇，吸纳专业的档案管理人员，让他们能够长时间保持稳定的工作，提高整个档案团队建设的质量水平。
        3.2.3加强对档案工作人员的教育和培训
        作为档案管理人员需要不断更新充实自己的知识库体系，全面增强档案的认知。更新知识结构，满足档案管理工作的发展需求。在档案管理工作开展时，要积极加强对管理人员的业务培训，让他们掌握建筑法律、社会等理论基础，确保档案管理资料得到合理利用，提升档案管理的整体质量，实现数字化档案建设，提高建设项目档案的管理效果。建立一定的考核机制，对专业能力掌握运用较好的管理人员予以适当奖励，而对管理工作仍抱有松懈怠慢思想的人员采取一定惩罚措施，营造一个公平竞争，相互激励的工作氛围。
        3.3充分发挥监理档案的管理优势和技术优势推进建设项目档案管理工作
        监理团队大部分都由技术专家组成，对整个工程项目的建设质量进行全面监督。对工程设计、施工变更等相关内容进行全面保护，能够对工程施工进行全面管理，要积极发挥工程监理的管理优势，加强项目建设档案管理质量与水平，推动档案工作顺利发展。要充分发挥监理人员的技术优势，保证档案资料及时准确、完整。禁止浏览不良互联网页，提高系统安全防护性能。要采取多样化的技术手段和资料管理方法。
        3.4加强信息化建设，实现工程资料共享，为项目建设提供信息保证
        在信息建设规划时要加强对档案信息管理的充分利用，开发具有特色的工程管理软件，将所有参建单位档案资料管理纳入到统一平台，运用现代化的设备对各种项目进行及时处理，确保建设质量得到提高，也能够运用现代化的信息技术，提高档案资料的共享效果。还能够为后续的生产运行设备维护，历史信息查找、产权查证等相关要求提供经济凭证。
        结语
        建设项目档案作为促进城市开发和规划的重要科技信息资源，对促进城市现代化和发展起着无限的作用。要想积极做好建设项目档案管理工作，最重要的就是确保建设项目档案在企业发展中发挥充足优势，积极保证建设项目档案管理的水平得到全面升级。针对项目档案管理的各种困难和问题提出相应的解决建议。也可以确保建设项目档案利用水平大幅度提高，全面反映出建设项目的变化发展趋势，为整个项目建设打下坚实基础。
        参考文献：
        [1]范琪琪.提升建设项目档案规范化管理水平对策探析[J].机电兵船档案，2020，（5）：69-70.
        [2]关丽君.建设项目档案规范化管理的策略及建议[J].企业改革与管理，2018，（6）：203-204.
        [3]蒋伟良，朱雪民.重点建设项目档案规范化管理的思考[J].浙江档案，2014，（6）：54-55.
        [4]孙庆楠.建设项目档案规范化管理研究[J].兰台内外，2019，（24）：19-20.