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浅析国有企业档案管理信息化建设王利利

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：王利利

[导读] 摘要：在全面推进国有企业改革创新的过程中，如何加快国有企业档案管理现代化改革步伐是当务之急，也是信息化应用的必然举措。

        吐哈油田公司档案中心
        摘要：在全面推进国有企业改革创新的过程中，如何加快国有企业档案管理现代化改革步伐是当务之急，也是信息化应用的必然举措。在全面推进国有企业结构转型升级、落实企业战略发展目标的过程中，必须把各方面的数据信息和档案作为根本支撑。为提高档案管理质量和效率，适应档案现代化和智能化建设的需要，国有企业应把握信息化建设方向，完善信息化管理措施，实现档案管理现代化、智能化。
        关键词：国有企业；档案管理；信息化建设
        1企业档案信息化的意义
        企业档案信息化必须在合理合法的前提下，运用先进的管理手段和科学的管理方法，利用信息技术和网络平台，将企业生产过程中产生的公文、设计文件、音视频等档案信息数字化、网络化，便于企业综合利用。所谓档案信息化，其功能是对档案进行一系列数字化处理，包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，使档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，并大大提高档案利用率档案利用率。
        企业档案信息管理，可以与先进技术有机结合，以网络为平台，有效地为企业各部门提供准确的数字化信息，为生产经营提供优质服务。传统的档案管理模式是档案工作人员手工收集、管理、查阅档案，无需备份。其他部门查阅资料时，档案人员要到档案库房按编号、目录等检索方法仔细查找，费时费力。纸质版本的借阅会导致纸张的损坏或丢失，尤其是建筑物、塔楼等需要长期保存的文件。一旦文件丢失或损坏，将无法收回，不便于文件的存放。如果企业采用档案信息管理手段，录入的数据将成为电子文件，方便查阅，不必担心文件损坏和页码丢失。实现资源共享，最大限度地利用档案资源。
        档案信息化管理除了加强电子文件的归档管理外，还要求电子文件的规范统一，不同类型载体档案的数字化和统一管理，以及档案信息的安全性。档案工作人员应当确定企业生产经营中需要保密的档案种类，加强管理。把握好保密权与利用权的关系。最后，要提高企业档案管理人员的工作能力和素质，充分发挥企业档案的作用，为企业的发展提供有用的资源。
        2国有企业档案管理信息化建设的作用
        实现档案管理信息化后，国有企业档案管理将呈现出新的局面。档案信息管理的突出作用主要体现在以下几个方面。首先，共享资源提高效率。在“互联网+”的新时代，信息技术和网络数据共享功能的发展，极大地提高了企业档案管理的便捷性。目前，国有企业正在积极开发符合企业实际情况的服务器，努力快速完成内部资源共享。在此基础上，国有企业档案管理部门可以借助网络完成档案信息的收集、汇总、存储、利用等操作，从而大大提高信息数据处理的效率，提高档案管理的实施效果。二是档案的高效查询和利用。档案管理部门的一项重要任务是提供信息查询和收集服务。过去所有的操作都是以纸质文件为基础，通过发挥人力资源的作用来达到工作目的，但费时费力，信息的准确性无法保证。实施信息管理后，可以在信息系统中快速找到相关信息，实现及时查询和即时应用，大大提高了档案管理的灵活性和档案的利用价值。三是快速备份和有效管理。传统的档案管理模式受到自然灾害、人为因素等客观因素的影响。档案容易损坏，影响档案的保管和档案的安全完整。在信息管理方面，它还可以快速复制和备份它们，这不仅降低了对文件存储空间的要求，而且便于存储和参考，提高了国有企业档案案件管理的有效性。

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        3加强国有企业档案管理信息化建设的对策
        3.1树立档案管理信息化理念
        档案管理部门在国有企业有序经营中发挥着重要作用。当前，我部工作的重点是彻底改革过去的档案管理观念，积极引进信息化管理思想和管理方法，彻底打破传统管理模式的束缚，积极解放人力资源，促进档案信息化建设目标的实现。但是，档案管理明显受落后管理思想的制约，主要表现为国有企业领导和档案管理人员对档案管理信息化缺乏认识，不能准确把握档案管理信息化的功能和应用价值，阻碍了档案管理信息化的实施。对此，国有企业必须从树立正确、科学的信息管理观念入手，用正确的管理思想指导档案信息化建设。一方面，国有企业领导要从思想上重视信息管理，认清信息化建设的必然趋势，在档案信息管理中发挥领导和监督作用。特别是要引导档案管理者改变落后思维，积极为信息化建设做出贡献。另一方面，国企要调动全体员工的积极性，在一系列的信息管理宣传中让他们接受教育和指导，积极参与档案信息化建设，提高主人翁意识。
        3.2完善档案信息化管理制度
        国有企业档案管理信息化建设正在如火如荼地进行。在比较的过程中，我们获得了宝贵的经验和丰硕的成果。但不难发现，档案信息管理的规范性差，主要表现在信息管理的各个环节安排混乱，各项工作开展十分混乱。难以有效梳理责任来源，确保责任落实。究其原因，一个重要原因是信息管理系统建设不足，不能为档案现代化管理提供完善、规范的制度约束。针对这种情况，国有企业要积极推进档案信息管理体系建设，明确信息管理实践中每个岗位和员工的职责和任务，分解档案管理职责，全面增强管理者的责任感和警惕性，走规范化信息管理之路。另外，要在网络文件流转、检索、使用等方面提出明确的制度要求，并结合管理层区分有权限制可利用文件数据的人员，维护档案的完整性和有效性，完善信息化档案管理程序，为国有企业有序经营创造良好条件。
        3.3确保档案信息管理安全
        国有企业档案具有保密性要求，维护档案安全是档案管理的重中之重。信息时代是一个开放的时代，对档案信息管理的安全性提出了更高的要求。因此，要高度重视信息安全建设，建立严格的安全体系。一是提高硬件设施的安全性。也就是说，在档案管理中要注意硬件设施和外部环境的安全，定期对周边环境、线路、设备进行检查，做好安全预警，避免档案信息丢失或损坏。在日常管理中，要坚持维护与日常检查相结合；定期检查环境，做好维护监督，排查安全隐患。二是提高网络安全体系的完整性。网络的强大开放性给人们的实际工作带来了极大的便利，但一旦网络系统出现漏洞，极有可能威胁到信息安全，进而可能带来巨大的损失。针对这种情况，我们需要积极改进防火墙技术，部署内外网的网络安全工作；管理员应设置文件访问权限，开发或购买先进的数据库系统软件，以确保数据安全和资源共享的可靠性。
        结论
        档案管理是国有企业管理体系建设的重要组成部分，是企业长期经营和战略发展的重要保障。然而，传统的档案管理方法会消耗大量的人力物力和财力，不能保证档案管理的效率，不利于档案管理的价值。档案管理信息化的实现，可以改变过去档案管理的不良局面，提高企业档案管理的效率。它不仅可以节约大量资源，而且可以加快资源共享的步伐，为国有企业的现代化建设注入动力。
        参考文献：
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        [3]白媛，王萍.档案信息化管理之我见[J].办公室业务，2017（24）：84.
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