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企业档案管理的问题与策略谢德凤

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：谢德凤

[导读] 摘要：随着社会经济的发展，我国的企业有了很大进展，企业的档案管理工作也越来越受到重视。

        华弘国际工程设计有限公司黔江分公司重庆市黔江区 409000
        摘要：随着社会经济的发展，我国的企业有了很大进展，企业的档案管理工作也越来越受到重视。在企业不断发展壮大的同时，对于企业档案管理工作的要求随之越来越高。好的档案管理对于企业来说，不但记录这企业的产品、生产、经营等行为，还为企业未来的发展打下的夯实的基础，创造出优越的条件。规范企业档案管理，在当下市场经济大环境下，对于企业来说十分重要。
        关键词：档案管理；企业；发展；问题
        引言
        档案能够见证企业的发展过程，帮助企业做出正确的决策，并且制定科学的发展目标，提供资源依据和参考，对企业的发展影响比较大。在企业管理工作中，必须关注到档案管理工作的重要性。档案管理工作在企业管理中占重要地位，已经成为企业经营管理的重要手段。档案是企业利益的凭证，可以全面反映出企业生产情况、经营效益与技术水平等。在信息技术快速发展过程中，为企业档案管理工作提供了新的发展契机。因此企业需要转变传统的档案管理模式，积极引进新的管理理念，不断优化档案管理思路和内容，凸显出档案服务的价值，以此实现企业的长久稳定发展目标。
        1企业档案管理的基本内容
        就当前企业档案管理模式来看，其主要由以下内容构成：（1）有效收集与整合。企业通常会按时组织人员进行材料收集、分类与整合，通过系统化、结构化的管理模式来提升档案资料的完整性与多样性，为未来企业更好、更优的经营奠定良好的基础。（2）充分结合自身经营状况不断优化与完善档案管理机制。以国家相关档案管理法归为基础，因地制宜、因时制宜地建立健全符合自身发展的档案管理制度。（3）强化监督与管理。在企业档案管理工作中，常态化监督机制形成，通过提升档案管理人员综合素养，整体的档案管理工作优化升级明显。（4）创新与升级档案管理工作。随着科学技术水平不断提升，档案管理工作科学性特征不断被强化。通过现代化设备，企业档案管理工作逐渐走出传统的手写笔记模式，越来越多先进的科技运用其中，创新与发展质量不断提升，为优化整体档案管理工作质量提供了强有力的保障。（5）优化档案管理人员素养，建设专业化队伍。通过开展定期培训，相关工作者自身的综合能力不断提升，个人潜能得到有效挖掘。逐渐形成了信息化、专业化和标准化的专业管理团队。（6）强化基础设施建设质量。通过打造设备标准化的管理环境，使档案管理工作更加井井有条，管理质量不断提升。
        2当前企业档案管理中存在的问题
        2.1管理不规范，没有完整体系
        档案管理制度方面，没有完善的档案管理责任体系，也没有一套规范的档案管理制度。公司对档案工作重视程度不足，没有配置档案专业的档案管理人员，档案收集、整理、分类、立卷、归档工作由兼职人员承担，工作标准不高，责任分工不明。
        2.2档案管理人员的业务素质与企业发展需要不相适应
        档案管理工作是一项十分专业的系统工程，档案管理人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术知识，有比较广阔的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案管理人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业工作的需要。
        2.3档案管理的安全风险
        企业生产经营与管理属于系统化工作，涉及较多复杂内容和细节问题。为了提升经营管理效率，必须充分发挥出基础资料的作用，并且合理应用资料信息，全面提升档案信息的存储价值。由于档案信息所涉及的内容比较多，需要将所有资料信息存储到档案库中，需要占用较多的存储空间，相应增加查阅难度和复杂度。所以，企业档案管理部门在开展具体管理工作时，主要是基于现有生产技术、工作内容，对档案资料进行收集和保管。

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对于不重要的基础资料，则由相关部门进行存储；但是，由于相关部门缺乏专业能力与技术，且人员流动性比较大，极易导致档案资料流失，极易影响企业的发展。在信息化发展背景下，档案安全管理所面临的风险比较大，如果没有做好相关安全防护，将会加大信息泄露风险。
        3加强企业档案管理，提高档案管理水平
        3.1制定和完善管理制度
        管理工作需要管理体制和制度进行规范。在档案管理工作实践中，需要企业制定完善的管理机制，根据企业发展的实际情况建立相应的档案管理制度。企业管理制度的制定需要从企业性质方面考虑，必须保证一致性。对于企业而言，档案管理人员处理信息时必须关注经济利益，这样才能够促进企业发展。对于事业单位而言，建立相应的制度和机制更为重要。档案管理人员在工作中必须保证信息的全面性、真实性，日常以服务为重点。
        3.2加强提高档案管理人员的工作作风
        在档案管理工作中，要加强提高档案管理人员的工作作风建设，加强相关人员专业知识的培训学习，熟练掌握档案工作的要求、原则和方法，鼓励引导创新意识，探索新的档案管理模式，提高工作效率及档案管理质量。充分发挥他们的积极性和创造性，使档案管理工作更加科学、合理的发展。
        3.3注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理
        在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。
        3.4采用信息化、数字化管理手段，为档案管理工作服务
        随着科技的不断发展、社会的日益进步，信息化、数字化已是社会发展的一大趋势，这对档案管理工作也提出了更高的要求。世界各地发达国家的档案管理工作都已是使用计算机进行管理，在国内的一些大中城市使用计算机进行辅助管理档案工作也逐渐增多。掌握科学化、现代化、规范化的管理技能，进行信息化、数字化的档案管理，即高效快捷、又节省人力。档案管理工作的数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，因此实现档案计算机辅助管理工作是大势所需，我们要利用现代科技为档案管理工作服务。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。
        结语
        综上所述，在新的发展时期，档案作为记录人过往成长轨迹的准确的重要文件，对保障社会的可持续发展、加强社会人员的综合管理具有重要意义，因此企业的档案管理工作应该受到足够的重视。正确的认识到企业档案管理的重要性，在工作中探索出一条切实有效的企档案管理手段，满足新时代企业需求，能够最大化地提高企业效益，为企业的可持续健康发展注入源源不断的活力。
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