办公室行政管理工作的“角色”与效率提高江以铭--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

办公室行政管理工作的“角色”与效率提高江以铭

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：江以铭

[导读] 摘要：本文先是介绍了办公室行政管理工作的主要内容，包括档案的管理、文书的整理工作以及会议的管理等工作。

        甘肃省特种设备检验检测研究院 730050
        摘要：本文先是介绍了办公室行政管理工作的主要内容，包括档案的管理、文书的整理工作以及会议的管理等工作。然后提出了几点帮助提高办公室行政管理工作效率的措施，希望能给相关人员提供一些参考意见。
        关键词：办公室；行政管理；角色；效率
        1办公室行政管理工作存在的必要性
        1.1主要内容
        可以将行政管理工作分为三类，分别是：文书类、档案类和会议类，每一类都有不同的工作。
        1.1.1文书类
        其简单来说有四项功能：收取、归类、发放及存档。每一份文书都有其不同点，可以体现在格式或者内容上，管理人员在对于文书的处理方式就会有所不同，把同性质的文书分类在一起，方便需要的人员的寻找，从而节约时间，提高工作效率。
        1.1.2档案类
        其大多是主管档案的保存工作，保存档案也不是一件轻松的事情，因为它分有视频、图片等不同的类型。所以在档案的保存工作中，要及时的对其进行管理和分类整理，让保存更加有规律，使用起来更方便。
        1.1.3会议类
        其就是管理有关会议的文件。管理相关文件的工作人员，在会议开始之前，需要根据本次会议的大概内容展开合理的计划，在会议开展之时，要对内容进行记录，在会议结束之后做好收尾工作。
        1.2在企业中的位置
        1.2.1企业的助手
        办公室在一方面能够在日常生活中收集企业发展所需的各种数据，并且及时的向上反馈；另一方面，当企业有了新的发展想法之时，办公室可以汲取其他各个部门的意见，有助于企业发展的更好进行。由此可见，办公室就像一个承上启下的部门，能够帮助企业更好的运营。
        1.2.2企业的参谋
        对于企业来说，做出一个决策不仅是高层的事情，而是所有员工都应共同参与的事情。在企业向推出新的政策时，办公室就会进行相应的调研工作，各方征集意见，将其意见进行整合。通过得到的数据，展开分析，最后给予上层领导以最全面的意见，为其出谋划策，将决策的合理性达到最大化，从而制定出最合适的方案。
        1.2.3企业的执行者
        当一个决策被敲定之后，办公室就需要开展贯彻落实工作。办公室的工作人员们需要定时的调查政策的落实情况，及时的收集新政策的反馈数据，再向上层反映，以保证政策的顺利有效实行。
        1.2.4企业的协调者
        办公室行政人员就像一个润滑油，可以调和各级部之间的关系，保证员工之间的良好关系，让企业的工作氛围变得和谐，有助于企业工作的进行。
        2办公室行政管理工作担任的“角色”
        办公室作为企事业单位领导的左膀右臂，在日常工作中扮演着很多角色。首先，行政管理人员在工作中扮演辅助的角色，办公室在工作中为领导提供、收集各类数据，保存各类文案，有效进行资源整合，对信息进行分门别类整理，是领导的好助手，对领导的工作有辅助意义；其次，行政管理人员在工作中扮演执行的角色，办公室行政人员要分担领导的压力，积极执行领导所布置的任务，并及时传达给有关部门，确保各项工作的正常有序开展，方案政策的有效落实；最后，行政管理人员在工作中扮演后勤保障员的角色，办公室在企业中为各部门员工和领导提供最基本的后勤服务，在工作中如基本的办公用品的采购、企业机器设备的管理。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

同时，在工作环境中，对于企业人员的安全也起到保障作用，其可以提供安全的办公环境，同时对日常企业的防火、防盗进行监督，在保障员角色中时刻准备着，为企业的发展奉献着力量。
        3办公室行政管理工作的效率提升方案
        3.1提高管理水平、创新管理理念
        提高办公室行政管理工作效率不仅要创新管理的方式，更要注重管理理念的创新。为了提高办公室行政管理的工作效率，需要及时创新管理理念，使办公室行政管理理念与时俱进。随着时代的进步与发展，办公室体系也在不断的发展着，为了适应新时代办公室行政管理的工作需求，需要办公室的行政管理人员勇敢面对挑战，提高自身素质，跟随信息化新时代的步伐，创新办公室行政管理理念。同时，根据企业的发展现状和办公室行政管理中的问题创新管理模式，提高行政管理水平，实现科学、高效的管理，保障办公室行政管理工作的顺利进展。
        3.2抓住工作重心，把握工作难点
        要想提高办公室行政管理的工作效率，首先要求办公室的管理人员要掌握工作的重心，清楚掌握工作的进展流程。在办公室行政管理工作的进展中，办公室管理人员一定要抓住工作中的重心，做好自己的本职工作。在完成办公室内的本职工作后，再去进行其他的工作，千万不要被周围混乱的工作所扰，找不准工作流程。如果一味稍微去做其他的次要工作而忽略了自己的工作重心，就会影响整个工作的进展。办公室的工作内容既多且范围也比较广，所以在工作的进行过程中，一定要掌握住工作的重点。只有抓住工作的中心和重点才能找准工作的前进方向，避免出现盲目展开工作的状况，使办公室的行政管理工作达到事半功倍的效果，提高行政管理的工作效率。比如办公职员在遇到大量的工作时，要先找准最重要的任务，然后再按照工作任务的重要程度有序的进行相关工作。其次是要把握工作中的难点问题。办公室的工作量大，而且其中一大部分工作都是比较琐碎的，因此在工作的进展过程中遇到的阻力会比较多，工作处理起来也会比较麻烦困难。办公室行政管理工作上的难点大部分情况都发生在服务上，比如办公室行政管理工作中收发文件的工作，这项工作听上去似乎很简单，但要求的细致程度比较高；还有就是命令的传达，需要办公室的管理人员具有较强的协调能力，与企业中的上下部门进行有效的沟通。办公室行政管理这一类工作很注重员工的创新性，只有掌握工作中的难点问题，才能找出最优的解决策略，缩短问题的处理时间，提高整体工作效率。
        3.3注重团队的分工协作
        办公室的行政管理工作既多且琐碎。在混乱复杂的工作环境中，要想提高办公室的工作效率，就需要办公室的行政管理人员不断提高自身的工作能力与素质。比如，办公室行政管理人员要具备奉献精神，在处理事情的过程中要有牺牲小我的精神，工作过程要保持一丝不苟的态度，无论事情是大是小都要用严谨认真的态度去对待。其次，办公室人员要有精益求精的精神，即使工作比较简单，也要在细致的思考后再开展行动，使每一项工作都能高效率高质量的完成。同时办公室行政管理人员还要具备量化处理的能力，在工作过程中既要遵守原则，还要有一定的灵活性。最后，办公室行政管理人员要保持良好的心态，在任何情况下都要用积极的态度去面对，学会调节自身的情绪变化。
        3.4提高团队合作意识
        假如企业是一个国家，那么办公室就是其中的一个小家庭。虽然办公室中的员工所负责的工作各有不同，但都是家庭中的一员，是整个办公室团队中不可缺少的一部分。在这个时代，团队的力量是促进企业不断发展的重要因素。企业只有重视团队的合作重要性，加强团队的管理，强化员工之间互相协作的能力，让员工之间互相学习、取长补短，才能有效提高企业的工作效率，保证公司的顺利发展。
        4结束语
        行政管理工作作为企业发展的核心，其工作效率的提高非常重要。不过当前其工作存在一些问题，阻碍了工作效率的提高，改变刻不容缓。因此，可以通过提高管理水平、创新管理理念，注重团队的分工协作，提高团队合作意识，抓住工作重心，把握工作难点等方式，提高行政管理工作效率，促进行政管理工作的运行，为企业的发展助力。
        参考文献
        [1]秦晓霞.办公室行政管理工作的“角色”与效率[J].人力资源管理，2018(04):337-338.
        [2]张琳琳.试析办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J].中小企业管理与科技(下旬刊)，2017(09):19-20.