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论公文处理工作中的保密工作朱哲君

发表时间：2020/12/15 来源：《基层建设》2020年第24期作者：朱哲君

[导读] 摘要：随着市场的不断改革，当下各类经济发展对企业建设的要求也逐渐从传统的模式中脱离出来，不再以单一的经济利益增长为本位，而是更加强调信息的管理和统一。

        中石油（北京）科技开发有限公司北京市 102206
        摘要：随着市场的不断改革，当下各类经济发展对企业建设的要求也逐渐从传统的模式中脱离出来，不再以单一的经济利益增长为本位，而是更加强调信息的管理和统一。这种变化就要求相应的企业主体也应当从传统的思维模式中寻求改革与创新，要顺应当下信息文档管理的主流趋势。本文将当中的公文处理和保密工作进行叙述，分析现存的问题，并提出相应的解决措施。
        关键词：公文处理；保密工作
        引言
        公文处理是对公文的创制、管理和处置，从公文的形成、运转、办理、传递、存储、归档到销毁的完整周期，用特定的方法完善公文进行创制加工和保管料理，使其获得一定的功效。公文保密始终是一项重要任务，它是明法传令和指挥工作的依据；是联系公务和沟通感情的标本；是记录事实，承载实事的凭证。
        1公文的概述
        一般情况下，公文所承载的信息内容会包括秘密资料，科技成果，重要报告，经济数据等一系列的信息，而公文的处理和保密工作，这是一项重要的任务，它是指挥工作和明法传令的重要依据；是沟通情感和联系公务的标本；是承载事实和记录事实的凭证。在进行公文处理和保密的过程中，如果能够将公文按密级划分的话，便可保障公文等级的层次性，让其具有良好的控制作用。
        2公文处理过程中存在的问题
        公文可以说是现代办公室工作过程当中不可或缺的一部分，只有加强公文处理和公文保密工作，才可以让实际工作得以顺利的展开和进行。然而，在实际工作中，公文处理与保密容易产生分歧，出现问题，而这些问题可以分为以下几点
        2.1按部就班，缺少保障制度制度欠缺
        企业的公文处理涉及到企业工作的方方面面，因此这项任务的实际开展也需要经历许多步骤和程序，具有十分明显的整体性和统一性，这就意味着公文处理需要有宏观上的体制来对其进行指导和约束，要让各项工作的开展都能有明确的条文可以依靠，确保细节问题处理到位，并且有严格的规章作为参考依据，只有这样才能真正提高公文的完整性，做好保密工作。但不可否认的是，尽管现代化的企业公文处理在很大程度上都依赖着制度的完善和机制的建设，但这一环节也恰恰是企业发展中较为薄弱的环节，有许多办公室机构在实际运行的过程中，也存在着制度和机制欠缺的问题。有相当一部分企业所制定的公文处理规范，并没有得到有效的落实和贯彻，其约束力和执行力较低，许多内部的工作人员并没有严格按照规范中的各项标准来执行任务。除此之外，部分企业所沿用的办公室文档处理条款不够先进，仍旧采取较为传统携手旧的模式加以约束，这并不能从本质上改善当下文档处理的缺陷，反而会造成一定程度的疏漏和缺失，无法完全适应现代企业的发展脚步。同时，许多办公室文档处理人员并没有熟练掌握互联网技术，无法用先进的计算机系统来完成文档的处理工作，降低了公文保管的效率和速度，使得公文保密的可靠性大大降低，仍旧存在秘密泄露的隐患，同时也加重了自身的负担和压力。
        2.2意识不强，保密责任不落实
        公文处理与保密，缺少完善的制度，严格规范的运行，在工作过程当中漏洞百出，最终致使公文管理不当，造成失、泄密等后果。
        2.3重上轻下，管理断层
        上行文件，下行文件以及平行文件的收发都是公文处理与保密的一部分。对于公文处理及保密工作者来说，服从公司领导的安排无可厚非，但是如果重视上级来文，轻视下来文件，必将会导致公文处理断层，使得公文丢失或泄密。不少办公人员对上级来文快速落实，严格保管，迅速整理，入册归档；而在收到下级行文时，却不慌不忙，各方阅览，随意丢弃。

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        3公文处理与保密工作优化策略
        3.1健全并完善公文处理制度
        3.1.1归档保存制度的建设
        办公室的公文处理工作，是出于保留资料以供后用的目的，文档管理人员需要对公文进行登记、整理与保存，在这个过程中，制定完善的公文归档与保存制度，能够起到非常有效的指导作用。首先，办公室需要结合以往的公文保存机制，将公文按照不同的部门、归档时间、公文类型、公文重要程度等进行划分，并加以妥善保存。传统的文档归档与保存制度下，需要将类型相同、互相关联的文档保存在文档柜中，涉及相关事件需要使用公文时，则能够及时调取与审阅公文。另外，文档管理人员需要对重要文档的原件与复印件进行单独保存。结合传统的文档处理机制，健全文档归档保存制度，应当结合信息技术，将文档等重要资料进行信息化转换，构建电子文档管理系统，并制定相应的归档保存制度，如不同级别公文的归档与保存办法、公文销毁办法、公文保存时限等，以确保公文处理的安全性，减少信息管理空间不必要占用的情况。
        3.1.2公文查阅制度建设
        对于公文的调取与查阅工作，也需要制定相应的查阅制度，用以限制公文调取与查阅资格，并对相关人员起到约束作用。公文查阅制度在健全与完善之后，还应当确保制度的贯彻与落实。现阶段，许多文档处理人员在高级领导或直属领导查阅文档时，并没有按照调取与查阅制度进行登记，这在一定程度上增加了文档丢失与泄露的可能性，为了避免这种情况的发生，就需要文档管理人员严格遵循并落实文档查阅制度。
        3.2强公文保密意识建设
        针对公文保密意识缺失的问题，应当着重强化办公室人员的保密意识。公文的安全处理，需要在公文登记制度、查阅制度与保存制度合理的前提下得以保障的，需要文档处理人员、公文经手人员、公文调取与查阅人员共同努力来实现公文的保密工作。因此，上榜公示需要充分意识到公文保密的重要性。具体可以从以下角度入手：第一，文档处理人员需要提升自己的公文保密意识，从公文的保存、归档、等级、调取、查阅等全部环节，严格执行相关制度，切实保证公文安全。第二，办公室全体人员都应当树立公文保密意识，具备警惕心理，在接触公文的时候，要约束自己的行为，在内心敲响警钟，做到不该自己了解的不去了解，不该自己传播的不去传播，在公文借阅的过程中要切实保障公文安全，避免泄密的可能性。
        3.3公文文件需要定时清退和销毁，确保密级文件不丢失
        在公文处理与保密工作中，需要定期对文件进行清退和销毁，在一段时间之内，单位收到的所有文件，都应该做好接收记录，对于没有归档、没有保存价值的公文资料，定期清退或者是销毁。销毁的方式有两种，第一种是集中焚烧销毁，其可以做到片字不留；第二种则是送往保密部门指定的造纸厂，将其化为纸浆，以达到彻底销毁公文资料的目的。然而，无论是采取哪种公文销毁方式，在销毁的过程中都要有两人以上监销，个人不得私自销毁。尤其是单位的密级公文，在进行销毁的过程中，监销人员一定要全程监督，确保整个销毁过程都是在眼皮底下完成的，切不可擅离职守。
        结束语
        公文处理与保密工作，是单位以及企业的重要保障，通过建立高素质的公文处理与保密团队，可以提高企业或者单位的综合业务素质。而想要提高企业及单位公文处理与保密的效率，就需要定期对公文处理与保密人员进行培训，让其学习公文处理与保密知识，了解企业及单位的公文管理规章制度，认识到公文处理与保密的重要性，达到增强员工的事业心和荣誉感，才能使单位公文处理和保密工作得到进一步的提升。
        参考文献：
        [1]柳新华，邵明媚.电子公文定义之我见[J].办公室业务，2009，4.
        [2]杨雯婷.浅析行政机关公文管理与保密工作[J].经营管理者，2017，20.
        [3]王萍.谈公文质量对档案规范化管理的影响[J].今古传奇：文化评论，2019（3）：0055-0055.