洪艺维
云南省昆明市盘龙区东华街道办事处文化综合服务中心 650223 云南昆明
摘要：随着科技不断进步，信息技术应用在各行各业中，人事档案管理工作更是需要借助现代信息技术。当前，很多单位将信息化技术引入人事档案管理实践，积极推动信息化人事档案管理模式，切实提升人事档案管理效率。然而，人事档案信息化管理也存在一个安全隐患，本文重点研究信息化档案过程中安全隐患的存在，并提出避免和减少隐患的措施。
关键词：信息化建设；人事档案管理；建设水平；
人事档案是人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是用人企业衡量员工综合素质的重要指标，直接关乎员工的未来发展趋势。信息化管理应用于人事档案管理工作面临新的机遇，有利于管理资源的合理分配，有效降低劳动力支出，切实提升管理效率。
一、人事档案信息化管理的应用作用
（一）提高人事档案管理的工作效率
信息化管理人事档案，可以在较短时间内查询人事档案信息，避免以前繁琐的纸质查询的复杂性，用信息化办公可以较短时间内完成的工作需求，以前几个人做完的工作，现在只有较少的人员和电脑就可以完成，极大的提高了工作效率。
（二）共享人事档案管理的信息资源
很多行业内进行人事档案共享制度，可以较快的完成相关人员的素质提升和岗位匹配查询，如在某一个大型国有企业中，往往建有自己的档案管理查询库，可以数据库能查询到符合岗位的各类人才。
（三）档案保存更加有安全保障。
传统的纸质档案，由于年代久远，字迹不清或遗失现象严重，采用信息化档案管理方式后，通过对档案进行整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案现实存在的安全。
二、人事档案管理信息化的存在的安全隐患问题
（一）档案管理人员的素质低下
采用信息化档案管理模式后，很多原有的档案管理人员，由于无法操作电脑和系统，无法满足工作的需要，不便于信息化管理，进而影响人事档案信息化管理不能与时俱进，很大程度上限制了档案事业的发展。相关部门没有配备专业的人员，对档案的整理、装订、接收和转递档案的工作中出现的问题，不能及时的解决，以至于遗留的问题越来越多，给档案的信息化管理带来巨大的阻碍。
（二）信息化管理技术和设备落后，无法实现现代信息化管理。在运用信息化管理过程中，无论是信息化管理的技术设备还是人员，都需要进行更新，有合适的技术人员，没有技术设备支撑；或者有设备，没有专业技术人员管理，都无法完成信息化管理档案的工作。
因此，完成档案信息化管理不仅需要先进的科技和设备，同时也需要提高专业技术人员的业务水平。
（三）档案的标准建立不统一。档案信息化过程是一个由传统手工操作管理向计算机自动管理转变的一个过程，然而档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维在进行，用这个思维来实现档案的信息化，是有差别的，会造成档案现代化管理上的混乱，尤其是在档案数据库建设上更为明显。有非常多的部门和单位都有本行业的业务系统，产生档案的内容也很多种类型，档案整理以及数据库的建设都有自己的行业标准，这就造成综合档案馆的档案管理系统无法兼顾行业需求和常规要求多方的要求，因此，需要建立一套较完备和统一的档案标准。
（四）信息安全技术增大泄密风险。新兴的信息化技术的发展是一把双刃剑，计算机的云计算技术、虚拟化技术、智能化技术等等在档案方面的应用的过程做的不好，往往会造成人事档案的泄密，相对而言，信息化档案管理，对业务人员综合素养要求较高，谨防泄密。
三、完善人事档案管理信息化建设的实施措施
（一）做好人事档案基础信息收集整理工作，保持资料信息的原始性、准确性和全新性。为了将人事档案信息化建设落到实处，需要做好人事管理基础性工作。首先，要做好档案的分类和收集工作，全面进行记录，了解最新动态，对必须放入档案的材料一定要完善，对于可放可不放的材料，按照规定放置。其次，对于已经档案里面的资料，要进行整理分类与分析，保证资料的真实性，为后续评价个人提供证明材料。
（二）重视信息化设施的合理配置，为信息化档案建设创造条件。对于人事档案信息化建设，完善与先进的硬件设施是前提条件。为此，人事管理部门要重视电子化建设，结合需要，合理配置计算机、扫描仪等设施，为纸质化档案向电子化档案过渡创造条件，强化保存的便捷性与高效性。
（三）各单位主动构建电子人事档案，强化人事档案资源的整合。对于人事信息，在经过纸质分类之后，对数据进行入库建档管理，达到电子人事档案构建的目的。在电子档案形成后，相对应的档案材料代码形成，档案管理人员可以通过编码来进行查询，迅速的完成各类查询的要求。信息化档案权利对人员要求较高，电子人事档案增强对人事档案的认识，便于查询与利用。
（四）完善信息化档案管理软件，加快人事档案数据库建设。为了加快人事档案信息化建设，信息化档案管理软件与人事档案数据库不可或缺，强化动态性调整与更新，加快人事档案信息查询与统计的信息化管理进程。首先，要进行数据库管理软件的合理选择，包括软件的各种功能容。其次，以数据库功能为前提，对信息收集流程、内容等进行动态性操作，保证数据的准确性与及时性，实现档案管理人员对电子档案的有效管理，强化对工作人员的有效监督。最后，信息数据库备份工作要引起重视。近年来，为确保系统运行的规范性，避免人事档案资料丢失，提升管理的严谨性，人事信息化网络平台的构建势在必行。
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