企业档案数字化建设研究--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

企业档案数字化建设研究

发表时间：2020/12/18 来源：《基层建设》2020年第24期作者：楚倩

[导读] 摘要：众所周知，档案信息保管工作重中之重。随着社会的不断发展，互联网信息技术已经深入到社会中的各个阶层，且发挥着重要的作用，信息资源已经成为提高人们工作效率的重要技术手段。

        黑龙江省新产业投资集团有限公司黑龙江哈尔滨 150090
        摘要：众所周知，档案信息保管工作重中之重。随着社会的不断发展，互联网信息技术已经深入到社会中的各个阶层，且发挥着重要的作用，信息资源已经成为提高人们工作效率的重要技术手段。在企业的发展过程中，档案管理是一项重要的环节，科学合理的档案管理能够为企业的决策发展起到明确的指导性作用，因此我们应当把信息技术应用到档案管理工作中，实现新时代的档案数字化建设，让档案数据更加清晰明确和便于使用。
        关键词：档案管理；数字化建设；企业
        引言
        目前，企业档案工作对于数字化建设的重视度越来越高，档案数字化建设主要是将纸质档案实现数字信息化的转换，利用计算机保存，这样可以通过计算机操作来完成对档案的管理。这一种数字化档案，在满足共享需求的同时，可以提高企业管理水平，奠定改革发展的基础。档案管理工作是企业在开展现代化业务活动中重要的信息资源收集和管理途径，对企业信息资源的利用有重要意义。一个好的档案管理工作不仅能做好档案资料的储存和管理，同时也能不断优化档案管理结构，使企业在调动档案资源时更加方便，从而提高企业业务的处理效率。因此，在新时代，档案管理工作者必须要充分认识档案数字化建设的优势，并从多方面的档案管理环节中，将数字化建设方法融入实际的档案管理中，推动企业档案数字化建设步伐。
        1企业档案数字化建设概述
        所谓企业档案数字化建设，主要是指企业在开展档案管理过程中，运用计算机技术、扫描技术以及数据库技术，将传统的纸质档案信息逐步转化为数字信息，进而实现对档案的高效管理，提高档案的管理质量。
        2企业档案数字化建设的必要性
        当前计算机网络发展速度很快，普及范围也非常广，让各范围内利用者共享档案资源逐步得到实现。在企业档案数字化建设过程中，主要借助智能信息处理技术，将纸张、录音带和录像带等原始档案资料通过扫描、压缩和转化后，形成图片、声乐和录像等文件，并利用各种存储管理技术存储于相应介质中。这样在多种查询手段支持下，能够快速将所需档案资料检索出来。应用网络互联技术构建计算机网络平台，为档案利用者提供查询与搜索服务，便于其在网络中直接获取所需档案信息，这样档案信息利用就突破了时间和空间的限制，提升了档案资料的利用效率。对此企业加强档案数字化建设已经势在必行，档案起草、修改和印发都通过计算机完成，有利于今后修改与复制，也便于检索与利用，让档案信息资源为企业各部门提供更加高效与优质的服务。
        3企业档案数字化建设研究
        3.1构建标准化的档案数字化管理制度
        随着科学技术的飞速发展，在当前我国处于现代化信息建设时代，网络技术的支持也让档案数字管理系统本身具有资源共享性。在系统管理的过程中，其包括了多个不同的实体档案，系统管理需要将这些独立的档案信息进行分析。为此，要求所有的硬件设施具有相对较强的兼容性，确保档案在实际管理的效果得到提高。而想要档案管理的整体质量能够做到规范性，需要制定统一的数字管理制度，针对数字描述全文数据库、著录、标引等一系列内容，设定相应的标准，确保档案在管理过程中其管理的规范性。由于档案信息本身是一个相对于较为庞大的系统资源，在进行档案数字化管理时，应做到有选择性的数字化管理，也就是说，针对该企业一些重要的档案应首先进行数字化管理，确保所有重要的档案归纳管理质量较好，工作人员能够随时随地地调取档案，并且根据档案中所蕴含的内容帮助企业发展。对所有重要的档案进行数字化管理，其目的就是真正的提高企业在档案管理时的整体效果。要求在进行数字化档案管理时，首先对档案的内容进行分析，对档案的重要性进行分析。确保所有档案在之前的存储时字迹清晰，能够将这些内容进行数字化处理。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

如果档案原件本身存在一系列的问题，比如说字迹相对模糊、无法准确地认清该档案所表述的内容或者是档案本身的顺序排列相对于杂乱无章，则需要对档案进行修复以及复原，确保档案内的所有内容能够准确地记录，才可以将其逐步转化为数字化的档案。要求所有的数字化档案在扫描之前都是清晰可见，并且有序排列的。扫描过程中也要保证每一个档案的字迹清晰、完成，扫描后需要尽快地恢复档案的原貌。在管理的过程中需要将具体的职责落到每一个档案管理部门，使其管理相互照应，提高管理的整体效果。
        3.2注重数字化档案信息数据库建设力度
        在开展企业档案数字化建设的进程之中，最为核心的部分是档案数据库建设，其直接关系到数字档案管理的有序实施。所以，需要增强档案信息资源数据库建设力度，具体来说，还需要考虑到：第一，检索型的档案信息数据库，主要是对于开放性的档案，提供相应的目录、范围以及检索。第二，文件型档案信息数据库，主要通过档案文件的顺利载入，提供网络方面的档案信息服务，并且最为关键的在于广泛的档案信息数据库类型的有效使用。另外，对于电子文档系统建设力度的加大。一直以来，电子文档管理系统都是基于数字化的模式存在。对于各种电子文档，其本身都会拥有录入、修改、归档、查询等配套的功能，这一系统，其本身拥有相应的数码摄像与扫描功能，并且还能够将原本的纸质信息内容实现数字化方面的转化，然后针对转化之后的电子文件，可以开展相应的科学化管理，其包含了签发、起草、归档、审核等诸多事项，最终才能够实现对存储情况和使用情况的监控。
        3.3加强档案数字化建设意识，增加建设资金投入
        想要将企业档案管理从传统纸质管理方法转化到数字化管理方法，首先需要企业高层建立起档案数字化建设的意识，只有从高层开始，将档案数字化建设责任层层传递，才能落实好档案数字化建设工作，毕竟对档案进行数字化建设不是一个小工程，其涉及企业内部各个部门的业务运行以及人事管理情况，需要得到高层领导的支持以及各个部门的协调配合，才能保证企业能在最短时间内完成初步的档案数字化建设。在降低企业经济损失的同时，更新企业档案资源的应用方式。因此领导具备档案数字化建设意识，对档案改革工作大力支持，是开展档案数字化建设的前提条件。进行档案数字化建设的另一个前提是加大对档案管理工作的资金投入，在建设档案数字化中，必须要对各环节的计算机设备进行更新，对网络档案管理系统的建设，对相关档案数字化建设人才的招聘等，都需要企业前期进行足够的资金投入，才能保证建设各环节的顺利运行，有效加强企业的档案数字化建设步伐。
        结语
        总之，在企业日常运营过程中，档案数字化建设是一项非常重要的工作内容，其能够实现由纸质信息到数字化信息的转变，提高档案利用效率，充分发挥其价值，提高企业的市场竞争力，我们必须要不断探索档案数字化建设的开展策略，从而有效提高档案管理工作质量。
        参考文献：
        [1]龙源源.企业档案数字化建设管理与应用探讨[J].山东档案，2016（04）：62-63.
        [2]林燕.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].低碳世界，2017（30）：263-264.
        [3]王竞荣.企业档案管理的数字化建设研究[J].科技经济导刊，2018，26（03）：179.
        [4]刘云川.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].办公室业务，2018（19）：111.
        [5]丁文宏.档案数字化建设与企业档案管理[J].福建建材，2016（01）：107-108.
        [6]陈静.信息数字化建设在企业档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（20）：85.
        [7]陈丽霞.煤炭企业档案管理数字化建设研究[J].办公室业务，2019（18）：183-184.