王晓蕾
上海核工程研究设计院有限公司200233
摘要：AE公司应当充分意识到数字化建设的重要性，明确数字化文档系统在AE公司中的具体作用及实践方式。本文首先就AE公司数字化文档系统趋势进行分析与阐述，进而提出数字化文档系统的具体实践方式及数字化大背景下信息系统的改进方向。
关键词：核电AE公司；数字化文档系统；一体化管理
AE(architect engineer)公司，国内称之为核电工程公司(AE)或核电工程管理公司(AE)，为核电站提供系统设计、管理、建造等服务，信息系统作为核电AE公司管理的基础，也是重要组成部分，为各项管理活动提供技术保障。
一、AE公司数字化文档系统趋势
核电工程具有规模大，参与单位和人员多，技术复杂，投资大，工期长等特点，是一个复杂的系统工程，设计、建造和管理的难度大，必须具备相应的能力才能够进行核电工程项目管理。AE公司组织实施核电建设，全面承担核电工程从前期准备到设计采购、土建施工、安装调试、移交生产的全过程建设和管理，实现项目的安全控制、质量控制、进度控制目标，确保建成的核电站能够安全稳定地运行。信息化建设覆盖AE公司设计管理、采购管理、合同管理、施工管理、调试管理、进度管理、质量管理等各方面，为了避免各平台数据不一致，所有管理活动形成的文件应由独立的平台统一管理。传统的文档系统作为专业的文件管理平台，自然应该承担统一管理各类文件的职责。在信息化建设中，文档系统以数据管理和内容管理为关键，以知识积累为目的，以利用为目标，与各平台建立接口，利用数字化信息技术，获取其他平台产生的最终数据，分类处理后通过大数据平台展现出来，不仅可以有效提升核电工作效率以及工作质量，也为公司项目管理、领导决策提供基础数据。
二、数字化文档系统建设基本工作思路
紧扣AE公司发展战略，实施有效的创新管理，全面促进和推动信息化建设。按照“统一领导、统一标准、统一组织、统一规划”的指导方针，以核电主营业务系统和扩建项目系统为核心，以各技术部门业务工作为对象，以数据管理和内容管理为关键，以知识积累为目的，以利用为目标，实现文档信息的互联互通互换和全面统一的数字化管理。在信息化建设过程中，结合当代网络传输技术、数据挖掘技术、图像处理技术等新技术,以数据为核心、以用为本，立足应用促进发展,严格数据安全管理，建立“一次规划、涵盖全面、讲究实效、分步实施”的规划体系，将数字化文档系统定位为公司归档文件的唯一存放平台，分批规划建设各专业系统及模块，并最终实现各系统的集成与整合及数据接口同步，充分实现信息共享共用，以建立全面有效数字化文档系统,满足公司各业务活动工作的需要。
数字化文档系统已经不是简单的文件、公文、行政事务处理的IT系统，而是基于流程驱动的协同办公知识管理系统，在提高执行效率的同时，提升了执行力。系统功能融合设计管理、采购管理、合同管理、施工管理、调试管理、进度管理、质量管理集成于一体，构建成公司全新的文档信息工作和业务流程处理平台。
数字化文档系统建设总体实现思路如下：
1、系统内部实现文件和档案的分类管理与维护，支持各类文件(如函件、工程技术文件等)的获取、存储、搜索、学习、版本控制等，支持档案类文件的内部移交、归档及利用，促进了企业文档知识的沉淀、共享、学习、应用和创新；
2、集成专业技术流程，实现设计、采购、施工、调试等业务范围的工作在系统中流转；
3、与公司内部专业系统建立接口，如合同管理系统、设计管理系统、建造系统、采购系统、调试系统等，实现数据互通，由数字化文档系统管理文档最终版；与大数据和报表系统建立接口，实现数据共享和数据展现功能；
4、与业主、监理、承包商、供应商等各参建方系统建立接口，实现数据交互，提高文件流转效率。
三、数字化文档系统建设实践
以文档系统为基础，借助信息技术自主建设一套支撑项目高效运作的数字化文档系统。该平台连接核电总承包项目的各参建方，将设计、采购、施工、调试直至向业主交互的整个业务链进行整合，既保障各单位内部管理的安全高效，又简化并提高各单位间沟通协作效率；在确保文档保密控制的同时，以信息技术的手段对文档实行分层次、分级别的多维度管理，为项目运作降本增效提供了有力保障。
1、主体功能配置
以文件编审批生效流程支撑各项目日常工作文件的发布与分发；函件收发功能实现内外部组织间的正式沟通交流；通过移交归档流程、借阅利用流程及档案功能实现文档一体化的管理；部署专业技术流程实业务范围的工作：如RFI、E&DCR、NCR、E-E、E-P、Vender Workflow、供应商文件审查、承包商文件审查、设备分包文件审查等流程。平台可完整展现项目实施全过程，实现文件可查、可看、可利用。
2、系统接口配置
建立外单位系统接口，通过平台接口实现文件、元数据及流程的交互，全产业链协作无缝衔接，为项目各参与方提供了高效安全的沟通交流渠道，在保证各单位内部管理和流程独立性的基础上实现了全产业链协作，改变了低效的传统人工参与的工作模式，大幅了提高全产业链内的跨组织协作效率。跨组织协作流程通常由供应商/承包商在外部系统发起，与公司内部系统建立接口，以产业链中总包方和设计方的角色依据业务需求分别设定主流程和子流程，并在完成后反馈流程发起方并通知相关单位（如业主、监理等）。
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数字化文档系统整体接口
建立专业系统接口，建造系统、采购系统、合同系统、调试系统、设计系统产生的最终数据定时同步到数字化文档系统，根据不同业务启动内部流程或直接入库，避免人工操作导致数据不统一，同时减少人力投入，提升业务处理效率。
3、大数据分析
运用大数据技术对系统数据进行智能化分析，一键查询分析结果，数据实时更新、秒级响应，可视化界面呈现比对系统数据，以数据为基础支撑管理决策和管理提升。
大数据平台界面
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4、保密策略
正确处理保密与利用的关系，系统中的加密数据在特定阶段对特定人员释放权限。首先采用物理隔离的方式保障各参与方管理独立性和保密性，其次通过系统集成验证人员合法性，最后在系统内部通过权限管控、专业软件加密等多种方式，在安全的前提下保障文件及数据在有限范围内共享。
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系统安全策略
5、系统基础保障
AE公司数字化文档系统的业务复杂、流程众多、数据量大，为了确保系统运行平稳，一定要做好基础保障，主要有以下几方面：保障系统安全性，包括杀毒软件的配置和选择更稳定的操作系统；应用服务器具有可拓展性，能够适应逐渐增加的业务数据；应用系统具有可拓展性，能够支持逐渐增加的用户访问需求；应用系统可定制，能够支持业务模式变化带来的系统功能修改。
四、系统实施成效
对各业务部门：它是一个业务处理平台，系统内部流程配置及各数据共享极大提高项目文件的流转效率，降低项目沟通成本。同时可通过系统快速定位一个文件在其他平台的状态，能访问最新有效版本文件，有效地跟踪后续工作进展。
对文档管理：它是公司文档业务和数据处理系统，各系统产生的最终文件和档案都存放在数字化文档系统，实现文档一体化，大大提高了文档人员的工作效率和质量。系统实现了文件的在线编审批、集中管控和实时归档，文件从产生、流转、保存、利用、归档全过程都实现了受控管理，有效提高文件管理质量和文档管理水平。
对公司的领导者：它是一个信息管理系统和决策支持系统，为领导提供各种决策参考和依据，有效实施组织绩效监控，及时反馈组织经营信息。
对于企业：数字化文档管理是一种必然趋势，把最大限度地掌握和利用数据作为提高企业竞争力的关键。数字化文档管理把企业中的不同方面与信息技术、文档数据乃至企业的经营战略等协调统一起来，共同为企业的发展服务，创造整体大于局部之和的效果。
五、结语
AE公司数字化文档系统的建设，应当首先确保做好统筹规划，在强化信息系统安全的前提下，分步实施系统建设，保证数字化文档系统的建设工作得以顺利开展，充分发挥AE公司数字化文档建设及管理的重要价值。
作者简介:王晓蕾 1986-04-28 女，汉，陕西渭南，数字化工程/工程师，本科，上海核工程研究设计院有限公司（上海，200233），信息系统开发