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档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究赵悌

发表时间：2020/12/21 来源：《基层建设》2020年第24期作者：赵悌

[导读] 摘要：在社会发展中，无论是企事业单位还是政府部门，都会产生很多重要的信息，必须对其进行合理的档案管理。

        天津开发区永道市政工程有限公司天津市 300475
        摘要：在社会发展中，无论是企事业单位还是政府部门，都会产生很多重要的信息，必须对其进行合理的档案管理。对此，本文将简单阐述档案管理的重要地位，同时从不同的角度入手，提出几点加强档案管理的方法，包括推进信息化的建设、健全档案管理系统、提高人员综合能力等，以期为相关人员提供参考。
        关键词：档案管理;管理方法;信息化;档案管理系统
        前言
        档案管理是一项专业性很强的工作，需要随着知识的更新换代，不断地进行档案管理模式的优化。同时随着信息网络化的进程，档案管理逐渐在向网络化迈进，这就要求档案管理人员的知识结构能随着社会的发展，不断进行知识结构的调整，可以不断地吸收专业管理知识科技信息知识，还要充分认识到档案管理工作的重要性。另外，在此基础上，可以适应档案管理高强度的劳动量与繁琐枯燥的工作内容，真正适应档案管理工作，运用现代化手段进行档案管理，使档案呈现信息化、系统化、现代化。
        一、档案管理的重要地位
        （一）反映单位发展实际。依据档案的定义可以发现，信息是档案管理的重点，档案信息具有明显的动态性特征。就企事业单位来说，其要想得到稳定的发展，并不断提高自身的综合能力，就需要重视档案管理工作，充分发挥档案的价值。在企事业单位的档案中，档案可以将其自身的发展实际彰显出来，如开业时间、经营发展、策略调整、阶段目标、会议记录、体系制定、人力资源等。由此能够看出档案管理与单位的发展有着密切的关系，无论是什么样的工作内容，都可以在档案中获得依据或者答案。因此，企事业可记录档案信息并从中反映单位的发展实际。
        （二）帮助人员作出决策。结合上文的分析可以发现，档案管理确实能够反映单位的发展实际，其信息具有重要的作用，可以为决策人提供有价值的参考。例如：在单位的经营发展中，决策人为了适应市场的变化趋势，想要对当前的经营战略进行合理的调整，在这一环节中，不能盲目作出决定，而是应该对档案的相关内容进行详细的分析，掌握以往战略调整的内容、意义，并总结当前单位的现状，从而作出更加合理的决策。实际上，合理的档案管理可以保证信息的完整性，便于决策人随时利用档案信息，以此来保证决策的科学性、完善性，推动企业更加稳定地发展。
        二、加强档案管理的方法
        （一）推进信息化建设。
        在档案管理工作中，传统的管理方式基本上以纸质档案为主，需要专门的档案室，不仅会影响信息查阅的效率，还会增加管理工作的成本支出。针对这样的现象，相关单位、部门就应该积极推进档案管理信息化建设，即将先进的计算机技术应用在档案管理中。具体来说，以互联网、计算机为基础，构建档案数据库，并在单位或者部门内部建立内网，便于实现档案的录入、利用。在这一基础上，技术人员应该对信息化的档案管理设计相应的检索目录，并设置相应的管理人员。通过这样的管理方式，能够在根本上打破传统纸质的档案管理方式，并节省档案管理成本，为档案信息的利用提供便利。所以，为了加强档案管理，必须积极推进档案管理信息化的进程，发挥先进技术的价值。
        （二）健全档案管理系统。在实现档案管理信息化建设以后，以往的管理系统并不能保障档案的安全性，因此必须及时对档案管理系统进行完善，使其可以适应企业的发展需求。

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究其原因，以信息化的方式进行档案管理，常常会出现信息失窃、病毒入侵、系统崩溃、黑客入侵等问题，对档案管理产生不良的影响。对此，在档案管理的过程中，应该采用远程存储、冷备份、热备份的方式，对档案信息进行备份处理，同时将更多网络安全技术应用在管理工作中，如将内网与外网进行隔离、多子网网关技术、客户端IP与防火墙MAC地址绑定等。通过这样的技术方式，可以在一定程度上提高档案管理的安全性，避免发生黑客入侵、信息丢失等问题，有利于充分发挥档案管理的价值。
        （三）电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。
        三、档案管理的发展方向
        档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析扬长避短制定发展方向的好教材。在我国经济全面发展的历史背景下做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式，对于实现该单位经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，指导我国的档案管理工作，实现逐步培养档案管理工作人员的历史责任，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
        四、结语
        综上所述，档案管理工作是一项极其重要的工作，需要专业性很强的人员进行档案的管理，同时在思想上也应该给该工作以足够的重视。档案管理对于企事业单位、国家的发展，具有重要的作用，可以为决策人制定发展方案提供依据。在这一基础上，管理人员必须重视档案管理工作，并对管理方法进行改进、优化，充分发挥先进技术的作用、价值，保证档案管理的效果能够达到预期目标，充分发挥档案管理的效用。
        参考文献
        [1]周萍.档案信息化建设在医疗卫生档案管理中的价值及地位分析[J].兰台内外，2018（03）：70-71.
        [2]王红红.《不动产统一登记条例》的实施——论不动产房屋档案管理的法律地位[J].城建档案，2018（01）：61-64.