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建筑企业档案管理优化与创新实践

发表时间：2020/12/21 来源：《基层建设》2020年第24期作者：季婉楠

[导读] 摘要：社会的进步发展使得我国建筑工程项目数量增多，建筑施工企业的施工任务也在不断加重，建筑施工领域出现的信息增多。

        广东省建筑工程集团有限公司广州 510000
        摘要：社会的进步发展使得我国建筑工程项目数量增多，建筑施工企业的施工任务也在不断加重，建筑施工领域出现的信息增多。为了能够在此背景下更好的促进建筑施工企业发展需要相关人员强化对建筑信息的处理，打造科学的建筑档案。文章在阐述当前建筑施工企业档案管理现状的基础上，从思想意识、管理流程、管理机制等方面具体分析如何优化建筑企业的档案管理，旨在能够更好的发挥出档案在促进建筑企业发展中的作用。
        关键词：建筑企业；档案管理；创新
        建筑工程档案管理工作作为建筑工程极为重要的组成部分，档案管理有效与否直接关系到建筑工程的发展建设。伴随信息化时代的到来和建筑行业的深化发展，建筑领域所需要处理的档案信息数量不断增多，由此也对建筑企业档案资料管理工作提出了更高的要求。档案资料管理工作不仅能够实现建筑企业的可持续性发展，还能够保证人们群众的人身安全和财产安全，最终促进我国和谐社会的构建。因此，为了能够更好的发挥出档案资料在约束和规范建筑企业发展中的作用，文章结合实际就如何优化和创新建筑企业的档案管理进行策略分析。
        一、建筑企业档案管理存在的问题
        （一）档案管理意识薄弱
        多个建筑科技档案资料仅仅有部分建筑设计的技术资料，且在档案使用管理的时候档案管理人员和技术人员缺乏必要的档案管理意识，也没有及时对技术档案资料进行归档管理，最终使得现有的档案资料无法反映出建筑科技档案主体的使用情况。
        （二）档案归档不及时
        建筑施工企业对档案归档管理重视度不够，在建筑施工结束阶段，很少有管理人员愿意进行档案的竣工收尾整理。同时，建筑施工项目部缺乏专职档案管理人员，导致建筑企业档案资料分散在各个部门、岗位的人手中，缺乏统一、规范的管理。在后期档案归档的时候也经常出现档案归档签字手续不完备、监理人员忽视对档案签字管理重视的问题，最终降低了档案归档管理效率。
        （三）档案管理流程不规范
        在档案管理流程不规范、统一的情况下也会制约档案管理的有效性，甚至还会出现档案资料信息零散和损坏的问题。在建筑企业大难资料归档不及时、不规范的情况下会无法发挥出档案资料在规范企业发展方面的作用，如果是技术性资料没有及时归档就会影响到建筑企业的稳定发展。
        （四）建筑企业档案管理模式落后
        建筑企业档案管理需要跟着建筑行业的发展而发展，但是从当前发展实际情况来看，建筑企业的档案管理程序十分混乱，现有的档案管理模式不符合建筑企业的档案管理需要。在档案管理的过程中一些建筑企业为档案管理配备了专门的机械设备，但是设备使用人员由于知识、能力和素养不高，无法应用准备好的设备来熟练的进行档案管理，由此为建筑企业的档案归档带来了比较大的麻烦。
        二、建筑企业档案管理优化与创新需要遵循的原则
        第一，服务原则。档案管理的最终目的是为建筑企业发展服务，为此，在优化档案管理的时候要坚持服务的原则，即一系列档案资料管理的最终目的是发挥出档案在建筑企业发展中的作用，确保档案始终为建筑企业发展服务。第二，发展原则。信息时代的到来对建筑企业档案管理工作提出了更高的要求，在此情况下档案管理面临突破性的发展，即档案管理人员需要应用先进的技术手段和科学技术来管理档案，加快打造完善的档案资料管理系统。第三，人员素质原则。人员是档案资料使用的主体，为了能够发挥出档案的作用需要强化对档案使用者和管理者的素质培训。

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        三、建筑企业档案管理优化与创新策略分析
        （一）树立正确的档案管理理念
        为了能够更好的管理建筑企业档案，企业管理人员和档案的具体工作人员要强化对档案管理，特别是强化对科技档案管理的重视，并定期组织企业科技档案管理人员参与档案管理培训，在培训中更正他们错误的档案管理理念，提高档案信息管理人员的专业技术水平和计算机网络技术水平，为档案管理工作的深化发展奠定良好的基础支持。在培训的过程中还需要不断的优化和创新管理队伍的结构，并且要对档案管理人员开展专业技能水平和服务水平检测工作，结合检测结果给予相应的奖励和处罚另外，为了能够提升建筑企业档案管理有效性还要求档案管理者能够树立一种现代化的档案管理意识，结合档案资料众多的特点来在档案管理的过程中引入一种现代化的档案管理思想，促进档案管理朝着先进性、科学性、规范性的方向发展。
        （二）科学划分建筑企业档案归档范围
        建筑企业档案管理中的档案归档范围包含工程准备阶段的档案资料整理，具体包含施工设计图纸、施工方案、施工审批等；施工过程中各项文件资料的整理，并对整理的材料信息进行综合汇总分析，在出现施工变更事项的时候要在第一时间调整档案内容，建筑单位和施工单位之间的定位测量、质量事故处理等信息也需要记录在内；在竣工阶段要提交竣工验收报告、竣工图纸和竣工验收证书。
        （三）规范建筑企业档案管理流程
        为了能够改善建筑企业档案管理不规范的问题，需要建筑企业根据自身发展实际情况来优化档案管理流程，从而确保档案管理朝着科学化、规范化、长远化的方向发展。在档案资料管理的过程中需要做好及时更新科技档案，为企业的长远、稳定发展提供持续性的后备支持。
        （四）打造科学的档案管理模式
        在新时期，建筑企业档案管理要积极实现自动化发展建设，借助先进的计算机技术来实现对档案信息的规范化管理。第一，引进先进的档案管理设备。通过在档案管理中引进先进的档案管理设备来在根本上提升档案管理的科学性和有效性。当前，档案管理领域常用的先进技术是光学字符识别技术，该技术能够借助相机电子设备来打印出印刷字符，通过对字符形状辨别和积极的光采集方式将文字转变为形象的图像，而后将其翻译成计算机文字。通过这样的方式能够提升档案信息管理的精准性。第二，实现对建筑企业档案的网络化管理。随着信息时代和网络时代的来临，网络技术开始渗透到人们日常生活的各个方面，在建筑企业的档案管理中也不例外，借助先进的网络技术形式能够有效提升档案效率。在以往，档案信息会以纸质的方式保存下来，纸质的档案不仅整理加工耗时费力，而且档案在保存的时候也容易受到外界因素的干扰，由此会导致信息出现损坏以及丢失的现象发生。为了能够弥补这个问题，在信息化时代下我国建筑企业可以通过网络信息化平台处理信息资料的方法进行资料的保存。通过信息化管理能够从根本上提高建筑工程档案信息的利用效率，并且还能够保证档案资料的安全性和保密性。
        结束语
        综上所述，档案管理对建筑行业的长远、稳定、可持续发展有着十分重要的意义。为此，在新的历史时期为了能够提升建筑行业的市场竞争力，需要相关人员强化对建筑企业档案管理的重视，在深入分析档案建筑企业档案管理存在问题的基础上，从思想认识层面、机制完善层面、档案归档整理流程、档案管理模式几个方面探讨了如何规范建筑企业的档案管理，旨在能够更好的提升档案管理有效性，发挥出档案资料在推进建筑企业长远发展中的作用。
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