摘要:随着经济的飞速发展,时代的不断进步,企业档案管理存在的问题成为了企业的正常运行的重要问题,加强档案业务的管理工作,可以很好地促进企业的正常运行效率,根据企业的实际情况和原有的档案管理材料,分析档案管理出现的问题,改进档案管理的方式方法,增强日常管理工作,进一步特高业务能力,以达到企业的高效运行。
关键词:企业;档案管理;问题;研究
在已有的档案管理当中,重新分析制定各项档案的规章制度所存在的问题,并根据所存在的问题,重新制定各项档案的规章制度,确保制度的规范性、严谨性,规范的、严谨的档案规章制度为档案管理打下了坚实的基础。根据档案室的不同特点,分别制定不同的档案管理规章制度,互帮互助、共同提高,使得档案室的工作人员相互学习,促进档案室工作人员的相互交流、相互沟通能力,高效的提高档案管理能力。
1 企业档案管理存在的问题
1.1人员问题
档案管理的工作人员紧缺,首先工作量大,人员的紧缺会让仅有的档案管理工作人员因为工作量大而容易产生疲倦感,也很容易出现失误,对于档案管理一旦出现疏漏或是错误,那么对于企业的整体运行都会受到一定影响。其次日常管理工作的繁忙,再加上档案的琐碎、零碎,使得档案工作人员日复一日的工作,会产生厌倦感,管理的工作人员空余时间并不多,开展活动很少能够参加。在档案管理的工作人员的年龄上还是有一定的差距的,缺乏业务技术骨干人员,缺乏创新人员,旧的传统的档案管理方法已然不适于当下的经济快速发展、社会快速进步的时代,应不断学习或是纳入新的骨干成员,可以满足新时代下的档案工作发展需求。
1.2业务发展问题
档案工作人员的业务技术水平需要进一步提高,在当下经济的飞速发展,社会快速进步的时代,档案工作人员的业务技术水平不可像往常一样,否则跟不上时代的脚步,那么这个企业终将会被社会所淘汰,这是很残忍但也是很现实的一个重要问题。要想跟上社会进步的脚步,就应该与时俱进,全面的、系统的、科学的管理方式和工作人员的业务技术水平的提高是非常有必要的。吸纳新的业务能力更强的新人,或者是让工作人员重新进行系统的学习,无论是何种方式,档案工作人员都应该不断学习、不断创新,与时俱进,跟上社会发展的脚步。
1.3业务理论研讨
在档案管理的同时,要经常开业务研讨理论会,业务的交流让工作人员遇到的困难可以相互讨论,互相学习,互相进步,取长补短,弥补自身的不足,学习别人身上的优点,还可以促进同事之间的友谊。在理论方面可以相互提高理论水平,需要在质量上、层次上进一步提高,在档案管理方面相互学习、相互竞争,做到“既是对手,也是朋友”。
2 企业档案管理工作改进措施
2.1 认真做好档案宣传工作
开展《档案法》和国际档案日宣传活动,结合企业的实际运行情况开展档案知识考核,并加强宣传力度,提升档案工作影响力,在企业内定期开展宣传活动,积极鼓励所有工作人员参与其中,使得档案工作人员从内心感到工作不可出现失误、遗漏现象,为更高效的档案管理打下坚实的基础。
2.2 强化业务指导和培训
(1)共同做好档案管理工作
多方支持配合,共同做好档案管理工作。举办档案业务的专门训练和业务交流,使档案工作人员的基本素质得到更进一步加强。在档案管理工作当中,要求进行专业的汇报和专业的汇报交流。培养档案管理工作人员的理论知识,并在实际操作当中提高其管理水平,不断提高工作人员的资料检查和验收技能,做到一丝不苟,不可有半点的马虎。
定期半年、一个季度甚至一个月进行一次汇报总结,汇报交流,共同做好档案管理工作。
(2)培训工作
定期进行业务上的专业培训,创建专业的培训班,定期进行业务能力的培养,有利于提高档案管理的工作效率,还可以提高档案工作人员的知识基本素养、业务能力、实际操作能力等等,当然,并不是每个人甚至每件事情是绝对完美的,再优秀的人再完美的事情一旦中间出现纰漏,那么结局就会不一样,所以,这样做的最终目的就是解决档案管理所出现的问题,以便于在以后的工作当中可以随机应变,解决以后工作中所出现的问题,以防止疏漏,在出现问题时可以及时作出弥补,将损失尽可能减到最小。
(3)采取档案评价方案
为了深入推进档案评价工作,开展小组评价活动,采取科学有效的方法,积极解决日常档案工作中所存在的疑点、难点。在小组之间互相评价,以促进每个人对档案工作的认真态度和业务专业度,采取互帮互助,共同学习,共同提高的办法,针对疑点、难点,采取现场交流的态度,认真学习他人的工作经验,从而弥补自己在工作中所出现的不足之处,并做成报告,时刻提醒自己不断学习,不断增强自己的业务能力,以做好以后的日常档案管理工作。
2.3 持续推进档案信息化建设工作
(1)继续开展档案经验交流会
继续开展档案经验现场交流会,采取现场观摩现场讲座等形式,做到相互交流,相互学习,共同促进档案管理的工作,提高档案管理工作人员的基本素质与业务能力。
(2)继续开展档案系统研发
为了实现专业系统的电子文档的完整性和准确性,要以数据为突破口,专门研发档案的完整性和准确性的框架设计,实现电子文档的便捷性,实现电子文档的逻辑归档和便捷搜索。
(3)完善归档
不断完善归档范围,确认档案的准确度、完整度,积极参与档案人员的交流和学习,深入档案对各部门的职能,对以往归档的档案进行全面彻底的检查和分析,不可出现遗漏、遗失现象,一旦出现遗漏现象要及时上报,及时作出相应调整,不断完善归档范围,使得归档范围数据详细,
(4)注重档案安全管理
注重档案安全管理,定期组织档案安全检查,做到尽职尽责,有责任的去管理每一份档案,档案安全管理是必然的,防范要有措施,加强档案安全的保护工作,遗漏、泄漏档案是不可取的行为,同时也是一种不负责的行为,切实调动离岗人员的清档工作,对档案安全要做到谨慎。
3 结束语
随着经济的飞速发展,时代的不断进步,企业档案管理存在的问题成为了企业的正常运行的重要问题,面对这样的新形势与新要求,我们要对这些问题进行彻底分析,作出正确的判断,并及时整改,解决这些所存在的问题。面对档案管理的工作,要加强组织管理和业务基础的建设,同时在对于工作人员要不断进行培训,赶上新时代的进步,运用科学的、便捷的档案规整方法,高效的进行档案管理。在实际操作当中,要加强档案工作联系,定期开展研讨会,要相互学习、共同进步、全面提高,做好档案管理工作,有利于公司的稳健发展。
参考文献:
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