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事业单位档案管理信息化建设对策研究冯浩

发表时间：2020/12/23 来源：《基层建设》2020年第24期作者：冯浩

[导读] 摘要：改革后，我国的经济水平不断提升，带动了我国事业单位中档案的数量逐渐的增多，事业单位工作人员的工作难度也相对增加。

        乌兰浩特市市政工程管理处 137400
        摘要：改革后，我国的经济水平不断提升，带动了我国事业单位中档案的数量逐渐的增多，事业单位工作人员的工作难度也相对增加。如今在科学技术水平不断发展的时代，我国的档案管理工作可以和互联网相结合，开展档案管理的信息化管理。在事业单位档案管理工作中，做好信息化建设工作能够增强档案信息的应用效果。但在开展档案管理实际工作中，会存在一些不足，基于此，本文从事业单位档案管理信息化建设存在的问题展开论述，详细阐述了事业单位可以采取优化设备配置、完善配套制度、提升工作者专业水平、引进高新信息安全技术、保持建设理念的先进性这几项措施来缓解信息化建设问题。
        关键词：事业单位；档案管理；问题；对策
        引言
        现如今，我国社会经济飞速进步，以往的事业单位档案管理模式已经无法满足广大人民群众的需求，为确保我国事业单位的长远发展，必须紧跟时代发展的步伐，积极开展资源档案信息化管理工作，同时事业单位是否能够长远发展，直接影响到我国国民经济的建设及国民民生保障的方方面面。在信息时代背景下，由于以往单一的纸质档案已经难以满足这一时代的发展需求，我国事业单位档案管理需要不断创新和完善，促使事业单位档案管理实现数字化与智能化，减轻档案管理工作的强度，提高档案管理工作的效能，大大提升事业单位的公众形象，有效保证社会大众的利益，构建起一个健康稳定的社会环境。
        1 事业单位档案管理信息化建设的重要性
        事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益。
        2 事业单位档案管理工作中存在的主要问题
        2.1 档案管理基础设施陈旧，档案资料利用率较低
        据了解，目前许多事业单位档案管理工作的基础配套设施不完善或设备条件较差，导致许多档案资料及光盘等电子档案载体无法进行妥善的保存并及时进行处理等。落后的档案管理基础设备使档案资源的开发利用效率低，不能充分发挥档案资料的作用。许多事业单位的档案资料仅仅停留在保存管理阶段，并没有重视这些资料的价值，在后期的资料利用方面效率较低，造成了档案信息资源的浪费。档案信息资源利用的缺失，给事业单位的发展造成了一定程度的影响。
        2.2 配套制度不健全
        信息化建设中各项工作的落实离不开配套制度的支持。然而，当前事业单位的信息化建设方案缺乏详细的规划和设计，导致配套制度存在模糊不清、覆盖面小等问题，降低了制度的号召力和约束力，不利于档案管理信息化的推进。在此过程中，由于缺乏配套制度的约束，使工作者对建设工作缺乏自觉性和积极性，同时，管理者在履行自身责任和义务的过程中也难以找到相应的依据，降低了信息化建设策略的可执行性。此外，缺少配套制度的监督也会造成人为的失误操作和违规操作很难得到控制，弱化信息化建设决策和落实的准确性。

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        3 事业单位加强档案创新管理的有效策略
        3.1 完备设施，提升效能
        一是事业单位应按照相关规章制度来对相应的信息技术进行有效应用，对科学合理的的档案管理操作系统进行建设与开发，且配备规范化管理设备，搭建起一个切实有效的档案信息运营网站，开展信息化操作与管理，借助多样性的网页形式来开展对应的档案信息服务，方便社会大众通过事业单位档案信息运营网络来获取所需信息；二是事业单位需具备更高的档案信息资源管理数字化程度，利用数字化与信息化管理进程来确保每一个部门之间的信息共享与共建，也有利于每一个部门在第一时间内整合对应的档案信息资源，结合相关规章制度搭建起有机的资源整体，并利用档案管理操作系统来更加高效地来自信息化管理；三是事业单位需具备更强的网络技术水平与工作平台建设能力，积极应用各种有意义的图像、文本、视频等档案资料，以此来不断充实档案信息资源数据库，从而真正实现档案管理的数字化与智能化。
        3.2 完善配套制度
        配套制度作为各级职工干部共同落实事业单位档案管理信息化建设的重要支持，单位应当构建出一套完善的配套制度，使各级职工干部在履行自身责任和义务过程中能够实现有章可循、有据可依，加速推动档案管理的信息化进程。在配套制度建设上，领导者需要先结合当前的实际情况，制定出合理的信息化建设目标，并围绕该目标规划出科学、详细的建设方案，然后针对各项工作的具体落实，制定详尽的操作规范和细则，再在此基础上构建一系列的配套操作管理，提高各级职工干部对建设任务的自觉性。此外，针对建设过程中的重要环节，领导者还要建立合理的奖惩机制，并将其细化到具体的操作上，增强各级职工干部对建设工作的积极性。同时，完善检查监督管理制度，落实定期检查、不定期抽查等工作，使单位能够全面掌握建设任务的完成情况，之后再将检查评估结果计入到个人绩效中，减少干部职工的失误操作和违规操作，保障信息化建设工作的准确落实。
        3.3 提高领导的重视度
        事业单位的档案管理工作往往会因为领导人员的重视度而呈现出差异性的工作成效，同时会直接影响不同方面条件支持以及工作顺利的程度。对此，想要从根本上提高单位的档案管理信息化水平，就必须确保单位领导干部对于档案管理工作保持高度重视，同时提高资金、资源方面的重视度。对此，为了改善其中的缺陷与不足，需要进一步提升领导干部对于档案工作的重视度，并将事业单位的内部管理工作内容进行针对性建设，特别是对提升档案管理的内容保密性特征。在办公室当中选取最佳的位置实现部分纸质档案的储存，同时对于一些重要的资料需要采取额外加固处理措施，尽可能从环境上提高档案管理的综合水平。对于档案管理的信息化设备，例如专用机房应当由专人进行管理，杜绝外来人员的进出，内部人员进出时需要做好登记管理。定期组织档案管理人员培训以及考核工作，尽可能提高档案管理的综合水平。另外，在资源投入方面，应当根据信息化的发展现状，提供相应的资金支持，做好档案信息化数据库的建设，提高档案管理的综合水平，保障信息化管理的整体效率、安全性，规避信息化发展中存在的各种风险漏洞问题。
        结语
        综上所述，事业单位在档案管理的信息化方面存在着很多的问题。因此，强化信息化建设的任务势在必行。事业单位通过制定档案管理标准、完善档案管理制度、构建良好运行程序、提升人才素质水平以及加强信息安全防护的主要策略，可以让档案管理信息化建设工作得以高效完成，为我国事业单位的档案管理工作打下坚实基础，使以后的档案管理工作更加完善。
        参考文献：
        [1]许波，谭思亮，王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新，2019（22）：114-115.
        [2]李欣.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].科学大众（科学教育），2019（11）：194.