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基层纪检监察档案管理工作存在的问题及对策

发表时间：2020/12/23 来源：《基层建设》2020年第24期作者：曲正

[导读] 摘要：近年来，国家纪检监察工作的任务逐步繁重，要想改善当前纪检监察档案管理的工作效率，尽快适应现阶段纪检监察工作的需求，就必须要加速对于纪检监察系统档案的信息化建设。

        乌兰浩特市廉政教育中心内蒙古省乌兰浩特市 137400
        摘要：近年来，国家纪检监察工作的任务逐步繁重，要想改善当前纪检监察档案管理的工作效率，尽快适应现阶段纪检监察工作的需求，就必须要加速对于纪检监察系统档案的信息化建设。而要想实现纪检监察，档案管理的信息化就必须要注重提升档案管理的现代化意识，加大对系统内部软硬件设施的投资力度，构建完善的相关管理机制，并组建综合素质过硬的管理队伍，以期保质保量完成纪检监察工作。
        关键词：基层纪检监察；档案管理；问题及对策
        引言
        纪检监察机关案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责，查处各种违纪违法案件工作中形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料。纪检监察机关的案件材料是纪检监察机关履行监督、执纪、问责工作活动的真实记录，它反映纪检监察机关在全面从严治党、深入推进党风廉政建设和反腐败斗争履行主责主业情况，是纪检监察机关全部档案中最重要的组成部分。
        1 基层纪检监察档案管理工作存在的问题
        1.1 档案资料收集困难
        由于档案材料收集制度尚不完善，单位各科室分工也有所不同，各科室协同完成工作材料会因需求不同而留置在有关科室或个人手中。部分业务负责人对文件归档制度欠缺了解，为了方便自己利用，将档案放在自己手中不移交，没有充分的发挥它应有的作用。保密制度的落实不到位，部分科室对一些涉及特定内容、特定范围的档案材料拒绝归档，影响档案资料全面归档工作，而档案室作为一个档案职能部门，如果无法全面掌握各部门工作情况，常常会使得档案资料在收集整理过程中出现疏漏。
        1.2 归档制度不完善，随意性大
        纪检监察档案归档制度的不完善，也是影响基层纪检监察档案管理工作开展的原因之一。目前，很多基层纪检机关在整理档案时普遍存在管理不规范的问题，究其根本，是因为归档制度欠缺。另外，在具体档案整理工作中，并没有根据具体制度将相关管理工作落到实处，因此，仅有的档案管理制度也成了一纸空文。在缺乏制度监管的情况下，相关工作人员在进行资料整理时就会拖延工作进度，如果这样的现象长期出现，就会造成档案管理的混乱，这种情况对于整个纪检机关的工作都会造成影响。由此可知，缺乏健全的纪检监察档案收集、归档制度，档案归档时间和归档效率都会受到影响。
        1.3 人力资源不足
        工作力量不足，人员不稳定。目前专业人员短缺，档案管理工作人员知识结构、技术手段、管理办法相对薄弱，学习培训不够；新形势下，档案管理工作对档案管理人员提出新要求，但是目前来看，档案管理人员一岗多职现象普遍存在，兼职档案员变动比较频繁，虽然工作都进行了交接，但某些文件没能做到及时归档；档案员业务能力有限，还需进一步的学习，传统档案管理方式还是主流，文字、图片、音像等电子档案的保存常常被忽略，部分科室只保存已经查结的案件案卷。
        2 基层纪检监察档案管理工作优化对策
        2.1 构建科学合理的档案管理机制
        要想在基层纪检监察档案管理信息化建设过程中明确责任，确保网络数据的稳定运行，就必须要从实际出发来构建严格的档案管理机制。首先，管理人员要对已有的档案管理制度进行创新与改进，并制定适合当前形势发展的档案管理制度。一方面要建立健全档案管理的技术规范以及业务流程，对于电子档案工作的环节与步骤进行多次细化。另一方面，需要制定科学的保护措施，保证纪检监察电子档案的完整性与安全性。其次，基层纪检监察档案管理信息化需要注重规范化，一旦各级纪检监察部门的档案整理不够标准，就会使基层纪检监察档案信息变成信息孤岛，也就无法实现资源共享。

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        2.2 加强档案统一管理，充分发挥档案有效作用
        从当前基层纪检监察档案管理的整个工作环节来看，档案管理工作主要包括档案收集、档案管理和档案利用三个环节。但是由于长期以来基层纪检监察档案的管理工作比较分散，所以档案管理的三个工作环节在具体的工作中无法实现有效地沟通和协助。而对档案管理工作进行统一管理之后，可以让基层纪检监察对档案的管理工作更加集中，进而保证档案管理工作的高效性。所以要求在之后的工作中基层纪检监察机构要加强对档案的统一管理，并且要明确立卷归档、整理装订、再次利用等每一个工作流程，确保档案管理的规范化和统一化。
        2.3 提高档案管理的信息化水平
        引进自动化的办公软件对基层纪检监察档案进行管理，通过信息管理系统对档案文件进行管理。将纸质档案的内容转化为数字信息档案、电子信息档案，将各类档案信息都录入信息管理系统。档案信息要定期整理，要加强对数据库的建设，并对数据库中的信息进行有效的利用。此外，每项工作都制定相应的规范和标准，加强纪检监察档案管理工作现代化建设力度，实现档案信息的数字化管理，提升档案信息的共享性，最后要采取必要的安全措施，纪检监察档案与普通档案不同，可能会包含一些证据材料、案件办理过程等涉密信息，因此要确保档案的安全性，档案的检索使用要限定范围，对到达保管时间的，应该按规定进行销毁，采取各种必要措施保护档案的安全和保证档案库资源的有效利用。
        2.4 加大对软硬件设施的建设力度
        对于基层纪检监察档案管理信息化建设来说，计算机、光盘刻录机以及扫描仪等现代化的办公设备是必需品。相关单位要将现代科技与先进理念的优势发挥到极致，加大对通用软件以及智能硬件的研发力度，加快纪检监察档案管理信息化的处理步伐。对此，相关部门必须要投入大量资金来保证软件研发与硬件设施建设的顺利进行。与此同时，档案管理部门要充分发挥手头有大量资源的优势，对于潜在的档案信息进行充分挖掘，以满足反腐倡廉工作的各项需求。需要注意的是，现代化信息手段应用在纪检监察档案管理部门的日常工作中，不仅可以为档案管理工作注入全新的生机与活力，而且可以在很大程度上改善档案管理的水平，为纪检监察档案管理工作的信息化建设提供有力保证。
        2.5 组建综合性的档案管理队伍
        作为实现档案管理信息化成功的根本之处，基层纪检监察档案管理人员的综合素质决定着整个信息化建设的质量与发展速度。要想增强档案管理人员的信息化意识，相关部门必须要加大对档案管理人员的培训力度，要求档案管理人员不仅仅要对电子档案的全程整理进行熟知，而且必须要掌握相关的计算机网络安全防护知识，为档案信息的安全性与稳定性提供技术保证。除此以外，档案管理人员还应当立足本职工作，逐步增强自身的综合素质，主动参加信息化教育培训，提升自身的信息化技能水平，为基层纪检监察档案管理模式的转变做出应有的贡献。与此同时，档案管理部门应当定期组织管理人员去其他单位进行学习与交流，并将先进的经验融入到日常工作中，不断改善他们的工作技能水平。
        结语
        基层纪检监察机关的档案管理工作，不仅会影响基层纪检监察工作的开展和我国档案管理工作的质量，还会影响我国反腐工作的开展。目前我国的反腐工作进入白热化阶段，对于纪检监察机关的档案管理工作提出了更高的要求。因此，为了进一步提升档案管理工作的工作效率，需要部门各工作环节的共同努力。
        参考文献：
        [1]赵祉翔.解析如何加强基层纪检监察档案管理工作[J].现代国企研究，2018（06）：223.
        [2]杨珞.浅议基层纪检监察档案管理工作[J].办公室业务，2017（21）：62-63.
        [3]刘永春.浅谈如何加强基层纪检监察档案管理工作[J/OL].中国培训，2017-07-12.
        [4]李锦月.浅议基层纪检监察档案管理工作[J].新西部，2017（16）：39+58.