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信息时代企业档案管理工作创新

发表时间：2020/12/23 来源：《基层建设》2020年第24期作者：侯景风

[导读] 摘要：档案管理工作在企业管理中占重要地位，已经成为企业经营管理的重要手段。

        和龙市园林管理处吉林和龙 133500
        摘要：档案管理工作在企业管理中占重要地位，已经成为企业经营管理的重要手段。档案是企业利益的凭证，可以全面反映出企业生产情况、经营效益与技术水平等。在信息技术快速发展过程中，为企业档案管理工作提供了新的发展契机。因此企业需要转变传统的档案管理模式，积极引进新的管理理念，不断优化档案管理思路和内容，凸显出档案服务的价值，以此实现企业的长久稳定发展目标。
        关键词：信息时代；档案管理；创新措施
        1企业档案管理中信息技术的应用现状
        1.1档案管理理念落后
        在当前社会，众多的企业管理者已经开始意识到现代化信息技术对于企业档案管理来讲至关重要，并开始将现代信息技术广泛应用于企业管理各个环节中。尽管现代信息技术在企业档案管理中的应用效果已经有了初步成效，提升了企业档案管理的运行效率，但是部分企业管理者并未及时更新档案管理理念，片面认为档案管理就是简单地将企业信息进行归纳总结，根本无需花费太多的人力、物力进行信息技术整理，利用传统的信息技术系统对其当前的企业档案进行管理，体现的管理方式极为落后。此外，部分企业管理者盲目跟风，仅仅应用最为基础的信息技术，后期并未对信息系统进行合理的维护，导致企业信息系统在应用过程中存在诸多问题，使得档案管理工作常常不能按时完成，最终出现档案信息混乱、档案丢失等问题。企业档案管理理念落后，对档案管理整个工作都会造成不利影响。
        1.2信息化系统管理力度较弱
        究其原因，信息化系统管理力度薄弱是造成企业档案管理工作效率低下的重要原因。一方面，企业在进行档案管理中，管理人员都是遵循企业的规章制度进行合理的信息化系统管理，但是如果信息化系统管理力度较弱，管理人员无法充分掌握，就会造成相关的管理人员工作效率低，人员之间配合不协调等诸多原因，最终导致企业档案管理无法有序进行；另一方面，企业在信息化系统管理中，会面临电脑维护等问题，企业管理部门未对信息系统电脑设备进行定期维护和修理，造成企业档案管理工作滞后，积压大量的档案管理工作，最终导致企业档案管理无法与企业发展同步进行。
        1.3管理人才相对匮乏
        企业档案管理人员是企业特殊部门的工作人员，不仅要具备良好的管理理念，同时需要具有严谨的工作态度和扎实的档案管理知识。但是，当前来看，企业管理人员都是一些无所事事的状态，大部分档案管理人员的学历是本科，很少有研究生，在基础知识方面稍显薄弱。同时，企业档案管理人员在工作时需要应用电脑设备，但是很多人员无法熟练掌握电脑，连一些基本的表格制作都成问题，导致在开展档案管理工作时无从下手，档案管理工作效率低下，严重影响企业的整体发展。此外，部分企业的档案管理人员是一些领导的亲戚，普遍认为档案管理不需要技术含量。因此，档案管理人员的知识和理念落后是必然的，加上企业对其档案管理人员未有定期的技能培训，难免对企业整体发展造成不利影响。
        2信息时代企业档案管理工作创新措施分析
        2.1提升档案管理信息化建设的重视程度
        为了实现档案管理信息化建设，应当不断提升领导者和管理人员的思想认识，使其认识到档案管理工作的重要性。从企业领导层和管理层入手，提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此，企业必须注重宣传和强调档案信息化管理，通过专业培训与教育活动，确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识，并且将档案管理信息化建设作为企业生产经营的主要内容，纳入企业发展规划中。同时，注重人力、物力和财力的投入，以此确保管理信息化建设的实效性。另外，在大数据时代背景下，企业领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度，全面提升档案信息的有效利用率。采用大数据处理技术，分析和研究企业人事结构、项目业绩、生产经营状况，为企业决策经营提供重要依据，全面提升企业的经济效益。

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        2.2建立和完善档案信息化管理制度
        在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标，必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，企业应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。
        2.3建设档案信息管理系统
        企业应当促进纸质版档案数字化改造，采用统计学方法进行分类整理。企业开发满足自身发展的档案信息管理系统，采用先进技术手段，使信息管理系统可以融入企业业务系统中，有效管理和控制档案收集工作，以此提升档案数据收集的及时性与完整性。全面应用云计算技术，分类处理档案数据。在档案管理过程中，采用动态管理和横纵分析法。沿着时间轴线，对档案数据进行纵向对比，联合其他部门进行比对，整理和归纳数据信息，全面提升档案数据的准确性。在建设信息管理系统时，应当注意以下几点：第一，在录入档案信息时，应当确保信息的详尽性和完整性。第二，派遣专业的档案管理人员实时更新数据，检修和维护档案信息管理系统，全面确保数据信息的真实性。第三，应用大数据技术，快速删除和整理数据信息，以此确保信息数据的实效性。
        2.4注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理
        在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。
        2.5注重档案信息化人才建设
        现阶段，在档案信息建设过程中，人力资源会对建设效果造成直接影响。企业应当立足于信息化建设角度，注重引进信息化人才。采用优越条件吸引专业的档案管理人员。企业还可以与高校建立合作关系，按照信息化管理建设需求，制定相应的人才培养策略，全面提升档案管理信息化水平，给予相应的人力资源支持。企业还应当建立信息化人才管理平台，注重引导信息化人才，发挥出自身价值作用，为企业档案信息管理贡献应有的价值。
        3结论
        综上所述，企业在进行档案管理时，实现现代化信息技术是极为重要的，企业发展不仅要从自身着手，同时还需随着时代发展趋势不断创新，实现档案管理信息化发展，加大档案管理人员的培养力度，研发新设备，提高企业档案管理的整体水平。
        参考文献：
        [1]张桥生.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].现代经济信息，2018，000（012）：164.
        [2]姚仲宇.信息时代下档案管理工作的创新[J].管理观察，2018，000（007）：78-79.
        [3]刘微.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].中国科技投资，2019，000（018）：141.
        [4]张丰丽.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].卷宗，2019，009（018）：135.