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新形势下做好办公室文秘工作的几点思考

发表时间：2020/12/23 来源：《基层建设》2020年第24期作者：邱阳

[导读] 摘要：众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。

        湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司湖南省 410213
        摘要：众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。基于此，本文对新形势下做好办公室文秘工作进行深入研究，以供参考。
        关键词：新形势;办公室;文秘工作;几点思考
        引言
        随着社会经济的发展，企业迎来了较好地发展契机，办公室文秘涉及企业的日常经营活动、业务来往，因此对企业的未来发展方向起有着重要影响。由于办公室文秘工作人员每天接触到的业务数量较多，因此文秘工作人员必须有非常强的动手能力，熟悉业务流程，遇事能随机应变，并且能在第一时间内将各种信息传达到企业各个部门。
        1办公室文秘工作的职责及重要性
        1.1办公室文秘工作的职责
        新形势下，办公室文秘工作的主要职责是：组织会议并记录会议内容、上传下达、负责协调沟通、规范撰写公文与材料，协助领导的工作、负责处理企业的日常活动。办公室文秘工作的职责要求文秘人员具有综合素质，要求其具有成熟优秀的文字表达能力、高效的理解沟通能力、与时俱进的思考能力以及随机应变能力。同时，从企业文秘人员的职责中可以看出，对文秘人员的招聘要求越来越高。因此，文秘文员应结合当下新形势，不断提高自身综合素质，养成良好的职业道德。
        1.2办公室文秘工作对企业的重要性
        企业的办公室文秘工作通常是服务领导，日常工作包括规划领导每日活动、将领导日程等。如果企业领导需要外出办公或出差，文秘工作人员需要提前安排好领导活动流程、办公时间、交通出行等。企业的办公室文秘还是领导的传话筒，当领导传达出某一意图或者指令后，文秘工作人员需要使用合理的传达方式将领导意图传到企业的各个部门中，一般情况下，文秘工作人员通常使用文件将领导意图转化为书面形式。办公室文秘工作是企业上下级传递信息的一个重要枢纽，对企业未来发展有着至关重要的作用。
        2企业办公室文秘工作的现状
        2.1办公室文秘人员没有明确的工作目的
        企业办公室文秘工作人员每天面临的工作数量繁多，倘若工作缺乏条理性、规律性，将非常容易导致工作混乱，效率下降。办公室文秘工作人员要准确抓住领导意图，否则会出现错误传达领导意见的情况。出现这些问题的主要原因有：没有对工作内容进行统筹规划、无法平衡各项工作内容之间的关系、对公司现状理解不够透彻等。
        2.2企业文秘工作人员综合素质较低
        随着企业的不断发展，各个部门的人才需求量呈现上升趋势，工作难度也在不断增加，这样一来导致了两种消极现象的产生。①招收的文秘工作人员专业素质较低，不了解工作流程，无法负担起巨大的工作量，导致文秘工作效率不断下降。②原有的文秘工作人员知识系统较为陈旧，容易误解领导意图，引发失误现象。
        2.3企业办公室文秘工作人员创新能力不足
        当前的办公室文秘工作大多以传统工作方式为主，但随着时代发展，企业所面临的市场环境、产生的文件信息越来越多。在这样背景下，传统的文秘工作方式出现了落后趋势，文秘工作人员在安排、开展工作时经常会面临阻碍。并且企业内部许多员工对文秘工作的认识不足，潜移默化地影响了文秘工作人员心态，制约了工作质量提升。

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        3新形势下做好办公室文秘工作的几点思考
        3.1创新服务方式，当好参谋助手
        如今我国科技水平不断进步，手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷，节省了大量的时间。因此，文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时，为了更好地完成参谋助手的任务，办公室文秘人员要找准自己的定位，不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务，应该把文秘工作的定位上升一个高度，充分认识到文秘在企业中的作用，在办公室领导的大方针下合理安排工作，协助领导完成信息传达和决策执行，提高工作效率和质量。
        3.2超前筹划，做好服务工作
        众所周知，企业对于文秘人员的要求越来越高，文秘人员是连接领导和员工的枢纽，需要时刻关注企业发展，对任何问题要提前思考，尤其是对领导关注的问题要提前介入，充分发挥好参谋助手的作用。同时，文秘工作需要耐心和细心，例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员，为领导准备好会议安排方案，简要概括会议内容、明确会议时间，更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导，下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划，耐心细致才能保证工作不出错，才能做好服务工作，不断提高自身综合能力，成为合格的助手。
        3.3规范撰写公文，有效传达工作任务
        作为文秘人员，要系统学习公文的撰写标准和要求，时刻关注国家下发的文件，及时了解公文撰写的最新要求。同时，文秘人员要熟知不同种类的公文并做到详细区分，在使用时要明确公文类别，不能错用、乱用。文秘人员一定要细致，撰写公文时要认真检核对，全文围绕核心内容，“是什么，为什么，怎么做”来撰写，不能存在逻辑问题，一定要条理清晰，语言通顺，无错别字现象。并且要做到善于思考，与时俱进，具有责任心，充分保证公文的准确性、权威性、政治性。
        3.4健全工作程序，合理安排人员配置
        作为企业，要想不断发展壮大，就要有规范的工作程序，优秀的企业文化氛围，使每一名员工都各司其职。众所周知，办公室工作繁杂琐碎，若没有规范的工作程序会使办公室人员重复工作、毫无头绪。因此，只有将工作程序和流程明确化，让文秘人员按照流程工作，减轻工作任务，更完美地完成工作要求。同时，办公室工作内容多，文秘人员应根据自己擅长的领域和岗位分工合作，行政秘书、文件管理员等要各司其职，团结合作。
        3.5提高思想高度，主动服务
        每一家企业都有自己的企业文化，而良好的文化氛围可以增加员工对企业的依赖感和贡献度。因此，办公室的工作人员要加强思想建设，提高对公司的依赖感，热爱自己的工作，更好地服务领导和员工。同时要增强责任意识，明确文秘人员的工作任务，高要求高质量完成，无论是撰写公文材料还是传达沟通时，都要实事求是、耐心细致。作为文秘人员，要主动为领导和员工服务，充分了解员工的工作情况和最新资讯，当领导询问时，及时客观告知，为领导的下一步决策提供有效的提案，并且撰写文章时要实事求是，不能敷衍了事。总之，办公室文秘人员应该培养责任意识，爱公司、爱岗位，做好领导的助手，让员工了解企业的发展前景，促进企业的不断壮大。
        3.6牢记职责，找准文秘定位
        各司其职，顾名思义，需要在不同岗位上的员工能够清楚地认识到自己的工作任务，并且按时保质地完成工作。办公室文秘人员的工作职责包括文字表达、撰写公文材料以及会议记录，协调沟通、协助领导完
        结束语
        总而言之，企业办公室文秘工作虽然内容复杂，但其工作职能在整个企业中都非常重要。作为连接上下级之间的枢纽，办公室文秘工作质量与工作水平会直接关系到企业的未来发展规划，因此文秘工作人员应当适当优化工作方式，协调好各项内容，提高文秘工作的条理性。
        参考文献
        [1]卢辛怡.办公室文秘工作素质提升策略研究[J].卷宗,2020,10(06):191.
        [2]邢宪博.提高办公室文秘工作质量和水平的措施分析[J].企业文化(中旬刊),2020(01):279
        [3]黄润钦.电力建设企业办公室文秘工作水平的提升途径探讨[J].现代经济信息,2019(10):67-68.