地方志会议筹备实务研究——以成都市为例--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

地方志会议筹备实务研究——以成都市为例

发表时间：2020/12/23 来源：《基层建设》2020年第24期作者：伍宇许敏

[导读] 摘要：地方志为一方之全史，具有“存史、资政、育人”重要职能。

        成都市地方志编纂委员会办公室四川成都 610041
        摘要：地方志为一方之全史，具有“存史、资政、育人”重要职能。当前，地方志已从志鉴编纂升级为“志、鉴、库、馆、网、用、会、刊、研、史”十业并举，地方志工作会议是贯彻落实上级最新精神、要求，部署工作、交流经验的一种重要方式。如何谋划好、举办好地方志工作会议，对全系统工作开展至关重要。本文从处室岗位职责出发，结合多次举办工作会议、培训会议的实践经验，从会议前期筹备、会议期间组织协调、会后总结等方面，就如何规范、高质量举办会议进行总结和研究。
        关键词：地方志；会议筹备；会务；培训；现场会
        一、会前：提前谋划充分准备
        会前准备是做好会务工作的基础和前提，“精细、全面、系统”的理念要始终贯穿会议全过程。
        （一）拟定方案
        方案主要包括会议名称、主要内容、时间地点、参会人数、所需经费及列支渠道等。会议前期筹备工作首先要明确时间、地点、主题、参会对象等。会议地点要充分考虑场地大小、费用标准、餐食保障、距离远近、停车便利等因素，如涉及需要住宿的集中培训，还要按照培训费、会议费相关规定，充分考虑就近保障住宿。会议时间一般应选择在上级指导单位召开工作会后，同时尽量避免与“两会”、其他部门工作会议时间重合。另外，因涉及区（市）县相关地方志机构参加，路程较远，因此会议召开时间应比平时上班时间推迟半小时以上，如果条件具备，应尽量空出半天时间用于参会人员报到。会议主题是整场会议精髓所在，内容上，除了传达学习上级会议精神、文件精神外，可结合地方志“存史、资政、育人”的职能职责，围绕党委政府中心工作，开展学习研究或交流探讨。形式上，根据会议主题和参会对象，可采取集体学习会、片区交流会、培训辅导班、项目推进现场会等形式。
        （二）明确分工
        按照方案设计和会议需要，细分会前、会中、会后具体工作事项，明确责任人、完成时间、成效标准、呈现方式、督查反馈以及其他事项。建立“总负责人——小组负责人——会务工作人员”三层次筹备团队。总负责人主要负责会议的计划、统筹、进度，同时兼顾会场、会务等协调联络工作。根据会议筹备工作内容，一般需设置接待、会场筹备、会议宣传、后勤联络等小组。接待组主要负责会前签到、资料发放、问题咨询等；会场筹备组主要负责会场座位图设计及座牌摆放，投影、麦克风、音响、网络等设备调试，以及会议现场秩序引导；会议宣传组主要负责制发会前通知、前期宣传资料，会议全程的摄影、录像、素材收集，会后相关网站和微信公众号宣传信息推送、会后总结等；后勤联络组主要负责会议所需物品、资料的采购、运送等，包括背景板、易拉宝等宣传品，工作牌、参会手册等会议资料，及最新方志成果书籍等。
        会议筹备工作小组建立后，负责人根据筹备进度和筹备组职责，制定时间进度表，定期召开筹备讨论会、筹备碰头会，建立微信工作群，随时反馈最新工作进展，报送遇到的难点和问题，及时处理突发情况，完善调整工作方案，确保高效完成筹备任务。
        （三）日程设置
        1.召开综合性会议
        综合性会议议程一般包括传达学习上级地方志工作会议精神、通报去年工作成果、总结分享工作经验、谋划部署全年具体工作任务等，因此收集、整理、拟写所涉及的会议基础资料是召开会议的核心。领导讲话稿是基础材料中相对较难的一项，时间上建议按照往届会议召开时间推算，至少倒排1个月着手开始准备。文稿内容上，既要传达上级地方志工作会议精神，还要围绕本地中心工作进行谋划和部署，也可结合当前信息化新形势等背景思考和展望地方志工作发展方向。会议学习材料可形成汇编资料，既精准解读上级文件和会议精神，又可刊载先进单位创新经验和做法，还可印制本地最新出台的相关规范性文件等。
        2.召开交流会议
        交流会议可在集体会议结束后开展，也可根据工作需要适时召开。各交流会主要根据参会主体、研讨内容不同进行划分，就已确定的主题、内容进行研究、讨论或是交流，一般包括：片区交流会议、项目进展讨论会、编纂经验交流会等形式。片区交流会议可结合工作实际对集体会议精神进行学习和研讨，可对拟将出台的地方志工作规范性文件进行征求意见，可调研工作中存在的难点和问题等。项目进展讨论会主要针对具体项目进展情况、项目实施中的难点、项目实施建议等。编纂经验交流会以地方志资源项目成果、地情书籍编纂、名镇志、名村志等为例，由主编单位与有相应承编计划单位，就体例设计、版页设计、封面设计、资料收集等编纂和出版经验进行交流分享。
        3.举办培训辅导
        可在集体会议后安排开展培训辅导，结合会议主题，邀请相关学科专家或是行业先进工作者进行授课辅导。授课主题主要包括：解读最新政策精神、宣扬地方文化、编纂业务理论和实务专题辅导，或是信息化、智能化、大数据等背景下地方志发展方向等。
        （四）注意事项
        一是会议通知日期除标注年月日外，建议备注星期几，会议时间以24小时制表示，会议通知里标注行驶路线图和停车地点，便于与会人员精准知悉。会议通知尽量在会前2-3天发出，既避免因时间太早导致与会单位错漏报名时间，又便于统计参会人员回执，联系了解未报名单位具体情况。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

二是如会议对着装有要求，要在通知里进行说明，并在会议前一天，温馨提示与会领导。三是邀请领导及专家出席、沟通会场及住宿、用车服务保障等联络对接工作均由专人全程负责，做到实时掌握最新、最全情况。
        二、会中：细化服务保证质量
        会中服务工作繁杂琐碎，突发情况时有发生，会中工作无小事，“周到、细致”是做好会中服务工作的基本要求。
        （一）会场布置
        1.座位席
        根据已设计和印制的座位图（按领导级别和参会单位排名）布置座位、摆放座牌，如涉及专家讲座，要提前准备专家座牌。座位席整齐摆放会议资料、茶杯、中性笔、笔记本等物品，如遇疫情、高温等情况，还可准备消毒酒精、口罩、湿巾等，以备参会人员使用。同时，要调试话筒、音箱、投影仪、笔记本电脑等设备，确保使用正常。同时，如条件允许，一定要有一套备用设备，以备不时之需；调试照明、空调等设备，确保会场采光良好、温度适宜。
        2.签到席
        一般在会场外，综合考虑场地大小、入口位置、参会人数等因素，设计摆放签到席，签到席可设计为“L形”“一字型”等。同时，按部门、区（市）县、国企、高校等单位属性分类设置签到台，确保签到高效快捷，避免造成签到拥堵。如因场地原因，签到席距离会场较远时，要摆放醒目的温馨提示牌，确保与会人员签到后顺利到达会场。提前准备签到所需的签到表、座位图、参会人员通讯录、签到笔等资料。
        3.展示区
        结合地方志“育人”职能，每年地方志机构都会编纂出版年鉴、地情读物、融媒体读物等，因此，可在会场内安排设置“地情书籍阅览区”，集中展示全市地方志系统上一年度最新编纂成果，书籍摆放可精心设计造型，增添设计感。在信息化新媒体时代，地方志结合微信小程序、抖音小程序等新媒体建设作了系列工作，可剪辑或拍摄成短片视频在会场滚动播放，集中展示最新新媒体建设成果。
        4.侯会区
        侯会区主要用于领导、专家会前待会，除茶水、纸巾外，也可摆放会议议程、讲话稿，或是方志成果宣传手册等，供领导、专家学者翻阅。
        （二）会场服务保障
        1.会议开始前
        一是签到保障服务。临近签到时间结束前5—10分钟，根据签到表统计未到场参会人员情况，致电询问详情，预判到会时间，并反馈至会场相关人员。二是书籍展示区保障服务。安排1-2名工作人员对展示区书籍进行介绍，对相关问题进行解答，随时整理负责区域内书籍摆放，及时补充赠阅书籍，并在会前2分钟及时引导参观人员入座。三是侯会区服务，温馨提示领导和专家会议即将开始，请整理着装做好入座准备，引领领导和专家入场。
        2.会议过程中
        一是设备调控。安排专人留守机控室，实时跟踪会议进程，调控主席台、发言席话筒音量，监控灯光、空调等设备，保障会议规范、高效。二是照片采集。安排专业摄像人员拍摄，基于不易拍摄到领导讲话正面照的实际，建议抓住领导讲第一句话的时间节点，提前调整焦距，采取连拍模式，一旦领导抬头，即时抓拍，确保图片质量。三是茶水服务。茶水续水时间间隔一般以25分钟—30分钟为宜，夏天可稍微缩短、冬天可稍延长。四是时刻注重会场秩序，如遇与会人员需要咨询或有其他突发情况时，及时处理和报告。
        3.会议结束后
        一是整理会场。整理、收集座位牌、会议材料、展示区书籍、摄影摄像器材等。二是持续做好领导、专家服务工作，在其和与会人员交流时，安排专人陪同，及时完成交办事项。三是采编信息。会议宣传注重新闻的准确性和时效性，因此，应在会议召开当日发布信息。同时，随着新媒体宣传媒介的发展，宣传形式除新闻报道外，可增加微信图文、H5等宣传形式。
        三、会后：及时总结落到实处
        会后总结是会务工作的重要组成部分，是进一步优化会务工作机制，提升会议质效的保证。
        （一）材料归档。会后由总负责人牵头，及时将会议方案、通知、信息、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全，按规定整理归档，以备查考。根据需要，编制和印发会议专刊，供地方志系统贯彻学习。
        （二）会后总结。召开会务总结会议，各筹备小组根据各自分工领域、操办事项系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足，并由总负责人系统整理形成总结报告，以供借鉴参考。
        参考文献：
        [1]会议筹备问题的优化模型[J].李坤，耿磊.河南机电高等专科学校学报.2010（05）
        [2]会议筹备的方案与规划[J].杨苏南，胡贵香，冷改萍，覃爽，葛志利.南通职业大学学报.2010（03）
        [3]大中型会议筹备问题的与会人数预测模型构建及分析[J].高华.教育教学论坛.2013（10）