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工程档案在工程项目管理中的应用研究

发表时间：2020/12/23 来源：《基层建设》2020年第24期作者：谢艳

[导读] 摘要：本文从分析工程档案管理的现状入手，深入剖祈了工程档案对工程项目管理支持缺失的原因，最后结合实际情况，给出了工程档案在工程项目管理中的应用途径。

        中石油贵州销售分公司贵州贵阳 550009
        摘要：本文从分析工程档案管理的现状入手，深入剖祈了工程档案对工程项目管理支持缺失的原因，最后结合实际情况，给出了工程档案在工程项目管理中的应用途径
        关键词：工程档案；工程项目管理；应用
        在工程建设立项审批、设计施工招投标、施工监理建造、竣工验收等活动工程中形成的具有保存价值的文档、图纸、图片、音像资料等是构成工程档案的主要组成部分工程档案对工程项目的科学运营与维护将起到至关重要的作用，同时也是工程项目日后改建、扩建的重要技术参考依据，一套完整的工程档案将对工程项目建设起到不可替代的作用。但是笔者通过走访调研发现业主单位、设计施工监理企业、政府工程质监部门等相关企事业单位对工程档案的利用大多仅停留于存档备案，工程档案在工程项目管理中的应用少之又少工程档案的价值被极大地埋没。
        一、工程档案管理的现状
        1.1工程档案归档困难，不符合科学成套要求。
        工程档案的内容涉及的部门、人员众多并且时间跨度较长文件、图纸、音像资料等归档材料收集难度较大工程建设项目从前期的可行性研究报告到竣工验收结项报告，中间要经历项目审批、工程招投标、建造施工、质检验收等环节一般要经历一两年甚至更长的时间。工程档案的记录人员涉及建设单位、设计施工监理企业、政府相关部门等这些人员的业务素质参差不齐档案记录内容或简或繁，记录要求也并非能够完全达到规范标准，有些环节的人员变动频繁如施工建造阶段而工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象，这些就会造成工程档案的归档困难，内容不成体系成套性差的现状
        1.2工程档案部分内容流于形式，不符合客观准确的要求。
        施工建造阶段的建筑材料强度的测定、施工工艺方法与步骤、施工图纸变更、施工进度调整等诸多涉及工程质量控制的关键环节会产生许多归档之用的文档、图纸等收集整理归档的任务相当繁重而许多档案管理人员对工作疲于应付档案内容记录过于简单，语言不详，很多关键问题没有交代清楚。比如混凝土强度测定时实验条件及方法往往只简单的表述为“符合规范要求”但规范中对实验方法要求的规定较宽泛具体的操作将对实验结果产生较大影响。因此应当在档案中详细描述实验的温度、湿度、加荷速度等细节从而最大限度地保证工程档案的准确性，笔者走访发现还有少部分施工企业由于管理混乱导致工程档案内容缺失、为了竣工验收和交付使用竟在工程末期突击整理档案档案的记录内容与实际情况有较大出入，这种做法不但违背了档案的客观准确的基本原则而且还涉嫌违规犯法。
        1.3工程档案传统的管理模式，极大制约了档案价值地有效发挥。
        传统的工程档案管理模式是以手工操作为主将大量的以纸质为主要载体的档案有序地存放在档案室，以备日后查阅使用，这种传统的档案管理模式已经远远不能适应当今信息社会的要求了，工程档案价值的挖掘必须依靠先进的信息交互工具。利用档案信息管理系统进行工程档案的电子化、信息化管理方便客户端的检索查询传递使用，从而达到以工程档案为重要参考依据实现对工程项目的动态管理和全过程监控
        二、工程档案对工程项目管理支持缺失的原因分析
        工程项目管理的三大关键要素分别是进度、质量、成本。而现阶段工程档案对这三要素的支持还不明显分析其原因大致可归纳为以下几点:
        2.1领导管理层对工程档案价值认识不足，没有将其纳入项目管理的应用范畴。
        不少施工企业的中高层领导认为工程档案的价值在于工程交付使用后的存档便于工程日后运营、维修和施工阶段的项目管理没有关系。

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这种片面认识将使工程档案的价值极大埋没。
        2.2工程档案管理人员流动性大很难将档案同项目管理有机融合
        现阶段许多建筑企业为了节约人力资源工程档案的管理人员往往都是临时聘用的并且人员的流动性较大，这些人员的档案管理能力参差不齐对正在开展的工程项目情况了解不深更谈不上管理，这种临时聘用模式下的档案管理更多的工作内容是收集、整理、保管工程文档，图纸不可能参与工程项目的管理，只有将工程档案管理人员定编定岗同技术、管理人员一样，不断提高其业务素养积极参与工程项目的管理工作，使工程档案在项目管理中发挥积极促进作用
        2.3对工程档案的经费投入不足导致其在工程项目管理中受到极大制约
        如果仍采用以手工为主的传统管理模式工程档案很难在项目管理中充分发挥其潜在价值，采用信息化管理手段尽管可以极大促使档案在工程项目中的应用，但其经费投入也是相当巨大的在某些国家和地方重大工程中经费尚可解决但对于绝大多数中小型的工程项目，一次性投入几十万甚至更多的资金解决档案信息化难题对许多建筑企业是难以承担的。
        三、工程档案在工程项目管理中的应用途径
        随着工程的进行，不断产生的文档，图纸等工程档案是工程项目的“驱动器”和“记录仪”伴随工程文档的形成、签收图纸内容的逐步实现工程档案不断驱动着工程项目的有序开展同时工程档案也时刻记录着项目进展中的点点滴滴，如果能够有效地对工程文档及图纸进行及时跟踪监管那么就可以使工程档案有效参与工程项目的管理依靠工程档案资料控制工程进度、压缩建造成本、保证工程质量凸显工程档案在动态管理中的实用价值，在工程项目施工建造期间运用工程项目管理的理念和方法将工程档案管理模式同工程项目的程序和业务活动有机融合在一起灵活运用现代管理方法和技巧使工程档案管理同项目管理相互促进，工程档案在工程项目管理中的应用主要体现在以下三方面:
        3.1工程项目开展过程中体现工程档案管理的职责
        在工程项目开展各项业务活动的前期档案管理人员应提前介入该活动，档案人员的积极参与，不但可以及时地收集、整理完整的工程档案资料，而且还可以使工程项目各项业务活动开展得规范、扎实、在项目开展过程中及时接受工程文档和图纸，可以保证项目建设按序进行，从而达到保证工程质量的目的。
        3.2通过工程档案管理可以促使工程项目有序规范开展。
        由于工程档案动态管理的属性可以通过档案驱动控制工程项目开展的流程。同时工程档案的涉及范围较广记录内容较多，通过档案这一特性可以极大促使工程项目的规范开展，比如在施工期间常会遇到图纸内容变更的情况，由于工程档案对工程项目的动态跟踪式管理，就要求所有相关手续齐全后才能继续施工，这样可以保证工程项目有序规范的开展避免盲目施工保证工程质量的同时还可以避免不必要的浪费。
        3.3工程档案可以为项目管理积累经验储备技术手段
        工程项目管理的最终成果有两个：一个是工程实体，另一个是项目进行中产生的文档、图纸等工程档案资料。工程档案如实记录着项目进行过程中技术管理人员为项目的推进采取的管理方法、技术手段及取得的实际成效等。通过项目建设积累了大量的工程经验、储备了许多技术手而这些都需要工程档案这个有效载体，通过工程档案管理可以将这些经验和技术手段运用于下一个工程项目达到不断改进项目管理理念和方法的目的。尽管现阶段工程档案在工程项目管理成功运用的案例还不多，但这种动态全过程跟踪式的档案管理模式必将有力地促进工程项目管理的顺利开展，在加快工程进度、控制工程成本及保证工程质量上起到积极的促进作用从而促使工程项目管理更上一层楼。
        参考文献:
        [1]艾昌瑜.基于项目管理的工程档案管理模式[D].昆明：云南大学2010.