程丽丽
济宁市不动产登记中心 山东 济宁 272000
摘要：房产档案真实记录着城市房屋的权属信息，可以帮助城市房地产行政主管部门开展房屋权属登记、交易、整理、转移、变更等工作。如今，可借助房产档案数字化管理积极应对房地产行业不断激增的房产交易信息，这样可以保管好有价值的文字、图片、图标、音像等形式的房产信息资料，能够为推动城市建设和房地产行业的健康发展发挥积极作用。
关键词：房地产；档案管理；数字化技术；应用分析
中图分类号：F457文献标识码：A
引言
采用数字化模式开展房地产档案管理工作时，档案管理部门要运用各种各样的管理方式整合大量的数据信息，之后将整理好的信息数据存储到计算机系统中。通过网络技术，有效传递应用信息，建立完整的档案信息数据库，有效提高各项档案资料的应用效率，共享信息资源。近年来，我国信息化技术的发展速度越来越快，各个行业都在应用新技术，房地产档案管理工作也不例外，充分运用数字化信息技术可以有效提高管理水平和工作效率，为我国房地产行业的健康发展提供保障。
1数字化建设在档案管理工作中的重要作用
1.1在档案管理数字化建设中提升档案管理质量
在传统的档案管理模式中，档案管理工作的主体是人，所有的档案分类、档案整理以及档案的调取工作都需要人来完成；而且在档案管理过程中还涉及到各类纸质档案的装箱、运输以及存取等繁杂工序，不但耗费大量的时间，而且也不利于提升整体档案管理工作的效率。在档案管理工作中实施数字化建设，主要是将已有的纸质档案通过扫描仪和计算机图形识别技术进行档案资料的数字化和信息化，档案管理人员只需要在相关管理软件中进行操作即可完成档案管理的主要工作，并且可以实现档案资料的修正等工作。
1.2在档案管理数字化建设中提升档案管理效率
档案管理数字化可以对传统的纸质档案管理进行有效的替代，不但可以在档案管理工作量上进行必要的优化，而且还可以最大程度地避免由于档案管理过程中工作人员自身因素所导致的效率低下等问题，并且可以有效缓解当前一部分档案管理的滞后性问题，极大地提升档案管理的效率。
1.3在档案管理数字化建设中提升档案管理数量
数字化档案管理模式不再以实体纸质档案为主体，所有的档案管理内容和档案资料修改过程都是通过计算机平台和辅助软件来实现，不但突破了原有纸质档案管理模式的载体束缚，而且能够使档案管理工作更为灵活，工作人员可以根据档案管理的要求进行实时的修改、备份以及补充等工作，从而充分实现档案管理量级和效率的提升。
2房地产档案管理中数字化技术的应用要点
2.1设置系统权限
在现阶段，各类计算机应用软件都设定了层级权限，因此，房地产档案管理软件也应设定层级权限，根据管理人员的岗位、职位、级别等差异设定不同的层级账户和密码，这样能够将房地产的众多档案进行有效整合和利用。现阶段，房地产档案管理部门必须制定科学的权限系统，对各级别、各部门、各职务人员的查阅权限进行分级、分类，比如，房地产档案管理部门在连接户籍管理系统时需要设置权限；在房地产档案管理系统中应合理应用数字化技术，以提高管理安全性。
2.2做好档案索引与查找工作
部分业主在办理各项业务时，需要用到多项资料复印件，如果采用以往的方法查找档案，提取资料，很难找到档案。而且很多业主并没有登记房屋的权属，没有留下任何档案，或者登记的档案记录不准确等，导致档案查找工作不精准、不及时。
目前，档案管理部门利用数字化技术，建立了电子档案，通过输入相应的关键字，能够快速找到需要的档案，降低错误率。采用数字化方式，查找档案信息，能够节约档案查找时间，提高工作效率，简化查找流程。
2.3建立数据库
在房地产企业档案管理部门中，客户的资料多且复杂，如果进行分类存储需要投入较多的人力、物力。基于此，房地产档案管理部门需要构建科学的档案数据库，确保档案数据的安全性与保密性，也为相关工作人员查找和调用各类数据信息提供了便捷条件。
2.4房产档案服务的数字化管理措施
在房产档案的数字化管理中，房产档案网络化服务可以为其他房地产工作提供及时、准确的房产档案信息。房产档案利用者可以通过互联网来确定自己的档案访问权限，然后登陆城市房产档案信息化管理系统，进而有效查询交易房产的占用、使用、受益、处分等房产档案信息，真正明确房地产权利归属关系，提高房产档案的动态化服务质量，真正体现出房产档案的服务价值。
在房产档案的服务工作中，可以从两个方面来开展工作，一是城市房地产行政管理部门可以在官方网站上设计相应的查询功能，可提供房屋登记信息、房屋权属关系记录信息、房屋原始凭证等房地产权利归属信息，让有查阅需求的各级用户可以按照自己的用户级别来查询相应的房地产权属档案信息。二是城市房地产行政管理部门要积极推行房产档案网络化服务，全面开展房地产权属档案的数字化、图像化工作。针对房产交易双方比较关心的问题，可以在官方网站上设计相应的房产文书咨询版块，并向具有查询权限的房产交易双方提供房地产买卖合同书、房产继承书、房产交易协议书、房产转移的上级批件以及有关房产的仲裁书、判决文书、公证文书等材料，进而打造出一种全方位、多元化的房地产权属档案服务模式。
2.5重视档案记录工作与配套设施的数字化
档案记录工作是档案管理工作的第一内容，所有档案工作内容的来源都是档案的录入和记录工作，因此要想实现档案管理数字化就必须对档案记录工作进行充分的数字化管理。档案记录工作数字化程度的高低，将直接关系到后续档案管理工作数字化水平的高低。传统的档案录入工作主要依靠文书人员对各个机构以及相关档案文件材料进行整理或者书写，这其中包含的工作量十分巨大、工作周期十分冗长、工作效率十分低下，而现阶段数字化的档案录入工作可以将一切冗杂繁琐的信息录入工作通过计算机终端或移动互联网终端来实现，并且可以根据档案录入的类别与时间等相关参数进行自动分类，极大地提升了档案管理的质量和效率。只有硬件设施和配套软件满足了数字化档案管理的要求，才能从根本上保障档案数字化管理水平。硬件基础设施的建设主要包括：文档扫描、音频信息收集设备、视频信息收集设备、计算机终端、服务器以及交换机等，同时相关的数字化软件配套也应当进行必要的完善，以便更好地实施档案管理数字化建设。
2.6云平台及信息处理平台的应用
云计算与数字化技术在当前社会事业建设期间具有重要的应用，档案管理工作开展期间，要利用云计算针对用户操作的特点，通过网络进行海量数据的收集，通过信息处理平台对数据信息进行分析、汇总、筛选、分类、共享等相关的服务，利用数据信息平台实时对信息进行更新及传递，从而使信息数据的最大使用价值得以更好地展现。
结束语
在房地产档案数字化工程的建设过程中，要引用先进的设备和技术，并结合房产档案的实际情况和管理规律来设计相应的管理系统，为接下来的查询使用打下基础。我国房产档案必须深入推行信息化、网络化和数字化建设，并借助房产档案数字化管理系统来优化档案管理内容，反映出城市房产行业的真实情况，从而推动房产档案管理向着有序化、科学化、专业化的方向发展。
参考文献
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