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新时代人事档案材料收集问题研究

发表时间：2020/12/24 来源：《基层建设》2020年第24期作者：夏伟伟

[导读] 摘要：人事档案不仅关系各个单位人员储备与管理，更关系到国家各项事业的发展。

        盐城市亭湖区人事档案室江苏省盐城市 224002
        摘要：人事档案不仅关系各个单位人员储备与管理，更关系到国家各项事业的发展。新时期，如何做好人事档案材料收集工作，解决收集不全面、收集不及时、收集不规范的问题，提升工作效能，是每一个人事档案管理人员需要重点关注和思考的课题。文章就新时代做好人事档案材料收集工作的现实意义进行分析，阐述当下收集工作中常见的问题，并提出自己的建议，旨在能够全面提升人事档案管理质量，更好地服务于人事工作，促进人事档案管理工作朝着信息化、科学化、规范化的方向发展。
        关键词：人事档案；收集；现实意义；接收告知承诺制；问题研究
        一、新时代做好人事档案材料收集工作的现实意义
        （一）有利于后期人事档案的管理与利用
        人事档案管理人员将收集工作做好，能够避免出现二次加工、二次处理等问题的出现，全面提升管理效能。通过对人事档案材料进行有序编排、准确分类、整齐装订，能够减少后期人事档案管理中的漏洞。除此之外，做好人事档案材料收集工作，能够为后期相关主体查阅、调动人事档案提供更好的服务，发挥人事档案在人事决策、参考凭证领域的作用。
        （二）有利于降低人事档案的管理成本
        当下，随着人事档案材料不断增多，人事档案管理工作的难度以及成本也随之增加。在这种背景下，如果不能确保人事档案管理的规范性，就势必需要人事档案管理人员耗费更多的人力和精力，进而提升了单位整体的管理成本。为此，必须要做好人事档案材料收集工作，充分确保信息完整、手续齐全、材料内容集中、管理手段规范，为社会以及相关主体提供更高效的服务。
        二、新时代人事档案材料收集中常见的问题
        （一）档案接收告知承诺机制不完善
        众所周知，部分人员就业流动性较大，人事档案材料的补充难度、管理难度也较大[1]。然而，部分人事档案管理部门并没有实行档案接收告知承诺制，不仅影响了档案管理的实效，而且导致档案管理与服务成本的增加。除此之外，部分人事档案管理部门在落实该项工作过程中没有配套以相关的责任机制以及绩效考核机制，导致工作落实形式化，容易引起办事群众的反感。典型表现为未一次性告知需要补充的材料。
        （二）人事档案材料收集归档制度不健全
        当下，部分人事档案管理部门并未在结合本单位实际情况的基础上对收集归档制度进行修订和完善，导致档案材料在收集归档过程中容易出现无序化的问题。一是收集归档的内容以及时限不明确，容易影响人事档案的完整性以及准确性。部分人事档案管理部门并未向相关部门催要档案材料，容易出现材料遗失的情况[2]。二是收集归档中忽视审核，没有把好材料审核的关口。部分单位对于材料不过关的，没有要求相关主体进行修改或者作出处理。同时，部分单位没有明确材料审核的标准，不同人事档案管理人员的审核标准不一致，难以全方位保障人事档案材料的质量。
        （三）人事档案整理质量低下
        部分人事档案管理部门人事档案整理质量低下，没有对人事档案材料进行细致加工，降低了人事档案的规范性。之所以出现这类问题，一是既没有严格对人事档案材料进行分类整理，也没有应用不同方法进行加工[3]。二是人事档案管理部门的培训工作滞后，导致人事档案管理人员本身的综合能力仍然有待提升，难以适应新时期人事档案材料收集工作。三是没有应用电子化信息技术对人事档案材料进行数字化处理，后期加工、更新、录入的难度较大。

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        三、新时代做好人事档案材料收集工作的有效对策
        （一）完善档案接收告知承诺机制，减少档案管理与服务成本
        为了更好地贯彻落实国务院关于“放管服”“档案服务以人为本”的相关要求，减少档案接收方与传输方的管理与服务成本，必须要实行档案接收告知承诺制，简化优化档案服务流程。一是要坚持因地制宜的基本原则，根据不同的情况，采取不同的处理方式。一方面，如果是缺失非关键材料，则可以采取采取先存后补方式予以接收。即由人事档案管理部门接收其档案资料后，一次性列出相应的补充清单，要求相关主体及时补送。另一方面，如果是缺失关键材料，则不仅需要一次性告知相关主体需要补充的材料清单，而且需要相关主体签署承诺及时补送或将档案退回补充材料。二是要落实档案接收告知承诺机制的责任，明确绩效考核指标，加强材料审核，提升档案管理部门的服务意识，确保规则公平、标准公开、各负其责，避免因制度落实不到位而导致群众来回跑、多头跑、办事慢、办事难等问题的出现。
        （二）健全人事档案材料收集归档制度，夯实工作基础
        人事档案涉及面较广，事关人民群众的切身利益。为此，人事档案管理部门必须要健全人事档案材料收集归档制度。一是要细化收集归档的内容以及时限。一方面，要在确保人事档案完整性的基础上明确收集归档的内容，确保人事档案的参考凭证价值。另一方面，必须要理清收集归档的时限，明确收集归档过程中的责任。人事档案材料形成之后一个月内，必须要及时移交至人事档案部门。同时，人事档案管理部门的工作人员也要主动与相关主体沟通交流，及时催促相关主体移交归档。二是要执行严格的人事档案审核流程，坚持做到“审核一份、归档一份”的要求。首先，对于明显存在错误的人事档案材料（尤其是涉及人事基本信息）应履行相关登记手续，并要求相关主体加以说明和处理。其次，对于存在涂改的人事档案材料，则必须要明确予以记录，注明涂改的确切位置，便于后期备查。最后，人事档案管理人员要重点审核材料中的章印手续是否清楚正确、材料是否完整齐全等等。
        （三）建立科学的人事档案整理机制，提升管理效能
        一是要严格分类整理。人事档案管理人员对于不同的人事档案材料，必须要考虑人事档案材料形成的时间、原因以及归入背景，谨慎分类、认真分析，将相关档案材料归入最合适的类别中。同时，也要对人事档案材料进行细致加工。例如，对于材料幅面较小的，可以应用设备进行托裱；对于装订边过窄的，可以进行加边处理。二是要做好人事档案管理人员培训工作，提升人事档案管理人员实操能力，强化人事档案管理人员的责任意识，提升工作效能。三是要应用电子化信息技术对人事档案进行数字化扫描，将数字档案录入到相应的人事档案管理系统中，为后期建立人事档案数据库创造良好的条件。
        四、结束语
        人事档案作为人事管理中的重要资源，是个人资历、学历、身份、经历等方面的重要凭证，与个人组织关系、社会劳动保障、个人工资待遇等紧密挂钩，具有法律效力。做好人事档案材料收集工作，从事前角度提升人事档案管理质量，使档案材料达到全面、真实、规范、及时的要求，有利于人事管理工作。为此，一是要完善档案接收告知承诺机制，减少档案管理与服务成本；二是要健全人事档案材料收集归档制度，夯实工作基础；三是要建立科学的人事档案整理机制，提升管理效能。相信在人事档案管理人员努力下，人事档案材料收集工作会呈现出崭新的面貌。
        参考文献：
        [1]王鹏，马晓霞.对如何建立人事档案材料收集归档工作机制的新思考[J].劳动保障世界，2019（11）：66-67.
        [2]张宇琨.人事档案材料收集审核归档研究[J].兰台世界，2018（S1）：111.
        [3]尚文锦.当前新形势下人事档案管理工作的优化讨论[J].办公室业务，2020（20）：164+177.