宋治强
东明县计划生育药具管理站
摘 要：如何大力推动信息化建设，是档案管理部门以及档案管理人员必须高度重视的重大问题，但目前一些单位在开展档案管理工作的过程还存在信息化建设不足的问题。本文对此进行了研究和探讨，在简要分析档案管理信息化的重要意义基础上，重点就如何推动档案管理信息化提出了有针对性的优化对策。
关键词：档案管理;信息化;科学发展;创新路径
信息技术、网络技术、大数据技术等现代技术的应用，使档案管理工作呈现出创新发展的态势，特别是一些单位在开展档案管理工作的过程中大力推动信息化体系建设，有力的促进了档案管理模式创新以及档案管理质量的提升。但也要看到，个别单位在开展档案管理工作的过程中，还存在对档案管理信息化认识不到位、落实不到位等方面的问题，制约了档案管理信息化向纵深开展，需要引起高度重视，并采取切实有效措施，大力推动档案管理信息化科学、健康、持续发展，使档案管理工作取得新的更大的突破。
一、档案管理信息化建设的重要性
开展档案管理工作，除了要保存资料之外，也要更加高度重视档案的使用效率。通过大力推动档案管理信息化，有利于提升档案管理效率，比如通过信息化建设可以使档案的保存得到优化，同时也能够使各类档案资料进行数字化处理，进而使档案管理工作效率得到进一步提升;通过大力推动档案管理信息化，还有利于拓展档案工作职能，比如通过构建比较完善的信息化管理平台，可以使档案收集、整理、分析、利用等工作得到加强，进而使档案工作拓展到各个领域和各个方面，为整体工作的开展创造良好的条件;通过大力推动档案管理信息化，还有利于构建更加科学和完善的档案管理体系，比如通过将大数据技术应用于档案管理工作当中，构建“大数据平台”，不仅可以使档案的存储能力得到提升，而且也能够使档案的使用效率更高，进而推动档案管理体系朝着多元化、系统化和效能化的方向发展。从总体上来看，随着信息技术的快速发展，特别是“互联网+”在档案管理工作中的应用，大力推动档案管理信息化已经成为重要的发展趋势，档案管理人员对此应当有清醒的理解和认识，并且切实加强自身的综合素质建设，努力使档案管理工作能够取得更好的成效，最大限度推动档案管理工作朝着良性的方向发展。通过大力推动档案管理信息化，还有利于进一步提高档案管理人员的综合素质，特别是由于信息化涉及到方方面面，档案管理人员只有深入研究才能取得突破，因而在档案管理信息化建设过程中也能够使档案管理人员的整体素质得到提升，特别是信息意识、数据意识等会持续加强。
二、档案管理信息化建设存在的弊端
（一）缺乏信息化投入
从当前档案管理信息化建设的整体情况来看，尽管与过去相比有了一定进步，而且也取得了一定成效，但仍然存在一些不足之处，比较突出的就是在档案管理信息化投入方面还不够到位，这就直接导致档案管理信息化的基础设施建设比较薄弱，规范无法使档案管理工作取得更好的成效。有的高校在开展档案管理工作的过程中，没有构建比较完善的档案管理信息化组织机构，而且在软件、硬件等投入方面也不够到位，制约了档案管理信息化的深入开展。有的高校则不注重进一步优化和完善档案管理信息化的系统性建设，特别是在加强档案管理人员能力建设方面还没有引起重视，教育培训等工作相对比较薄弱，在应用档案管理信息化软件方面还有一定的差距。由于档案管理信息化建设投入不足，也使档案管理信息化建设受到了较大的制约，无法更有效的组织实施，这一点需要高校引起重视，并在加大档案管理信息化投入方面下功夫。
（二）管理机制薄弱
健全和完善的档案管理信息化机制，对于促进档案管理信息化深入开展具有很强的支撑作用，但目前个别高校在这方面还没有进行科学设计和系统安排，档案管理信息化机制建设仍然比较薄弱。比如有的不注重构建具有较强协调性的运行机制，各个机构、各个部门之间还没有对档案管理信息化进行有效的资源整合，档案管理的效能化水平相对比较薄弱。有的高校则不注重将大数据技术、云计算技术等应用于档案管理工作当中，档案管理的“大数据平台”还没有建立起来，档案管理工作在分析、决策、辅助等诸多方面无法发挥积极作用。有的高校档案管理人员则没有树立服务意识，没有正确处理好管理与服务之间的关系，利用信息化手段强化档案管理服务性相对比较薄弱。由于没有建立比较完善的档案管理信息化运行机制，直接导致档案管理信息化的整体水平受到了影响，档案收集、整理、应用等不到位问题突出。
（三）管理模式缺乏创新
对于开展档案管理工作来说，由于信息技术的应用，应当不断创新档案管理信息化模式，但目前一些高校档案管理部门以及档案管理人员在管理模式创新方面比较薄弱。
有的不注重运用信息技术提升档案信息的利用效率，在构建各类平台、载体等方面不够到位，特别是不注重推动档案管理工作的“开放性”“融合性”和“互动性”，还没有将档案管理工作与教育工作、教学工作、管理工作等进行有效融合，共建、共享、共用管理平台尚未形成。档案管理信息化模式缺乏创新，也表现为个别高校不注重运用信息化手段提升档案管理工作的综合功能，比如在信息收集方面缺乏合力，再比如在档案载体建设方面缺乏数字化处理等等，同样会制约高校档案管理工作的有效开展，需要引起重视并认真加以改进。由于档案管理信息化模式比较传统，因而档案管理工作效能化水平不高，特别是档案的利用效率较低，应当下大力气认真加以解决。
三、创新化管理对策
（一）加强信息化投入
推动档案管理信息化，首先必须大力加强档案管理信息化投入工作，为档案管理信息化建设奠定坚实的基础。在具体的实施过程中，应当从档案管理信息化的整体发展情况入手，对其进行科学规划和系统设计，逐步加大相关方面的投入力度，特别是要在硬件投入和软件建设方面进行优化与完善，努力提升档案管理信息化整体水平。要加强档案管理信息化投入力度，除了要在硬件和软件方面进行大力度投入之外，也要在培养档案管理人员信息化管理能力方面狠下功夫，切实加大对档案管理人员的教育和培训，提升他们的综合素质，使他们能够在推动档案管理信息化建设方面进行深入的学习和研究，既要在应用档案管理软件方面发挥积极作用，同时也要在推动档案管理信息化创新方面实现新突破。在加强档案管理信息化投入的过程中，高校也要对档案管理信息化进行科學的设计和安排，除了要在人、财、物方面投入之外，也要在平台建设方面进行持续创新，并且要将大数据技术应用于档案管理工作当中，进一步强化档案管理工作的数据化水平。
（二）进一步完善管理机制
由于档案管理信息化具有开放性、互动性和渗透性的特点，因而要构建具有科学化、规范化、效能化的运行机制，努力提升档案管理信息化的整体效能。重中之重的就是要着眼于提升档案管理信息化整体水平，在强化档案管理信息化体系方面下功夫，特别是要在运用大数据技术等诸多方面狠下功夫，比如可以建立相应的档案管理“大数据平台”，进一步提升档案分析机制，强化档案管理工作的拓展性，使档案管理工作能够提供强有力的服务。档案管理人员应当切实加强与高校各个机构、各个部门以及其他相关方方面面的沟通与协调，共同开展档案管理工作，比如在收集档案信息的过程中应当强化主动性，并在数字化处理方面加大工作力度，只有这样，才能使档案管理信息化取得更好的成效。在完善档案管理信息化机制的过程中，不仅要建立相应的协调机制，也要使各个方面的力量集聚到档案管理工作当中，比如可以通过建立有效的沟通、互动平台，使各方面的信息能够迅速集聚到档案管理部门;再比如还要进一步强化档案管理工作与教育教学工作的尝试与系统结合，进一步提升档案管理部门与其他部門之间的合作，进而才能使档案管理工作更好的服务教育教学。
（三）创新是进步的灵魂
要想使档案管理信息化建设取得更大的成效，一定要在创新档案管理信息化模式方面实现新的更大的突破，进而使档案管理工作具有可持续发展能力，同时也要发挥档案管理工作的多元化功能，做到“精简”、“高效”及“从实际出发”，“精简”即为创新的核心，“高效”是创新的关键，而“从实际出发”即为创新的实质。重视档案管理信息化改革和创新，特别是要着眼于进一步提升档案信息利用率，进一步优化和完善档案管理平台，同时还要在档案管理平台“开放性”建设方面狠下功夫，对于能够公开的档案信息可以进行公开。要建立档案管理共建、共享、共用平台，大力推动“互联网+档案管理”模式，强化档案管理工作的拓展性，推动档案信息综合利用。创新档案管理信息化模式，还要更加高度重视网络化、信息化、智能化建设，特别是要在档案信息收集、分析等诸多方面进行优化和完善，强化方方面面的支持力度，并且能够使档案信息具有很强的融合性，提升档案管理信息化的价值功能。创新档案管理信息化模式，也要求档案管理人员牢固树立信息意识、数据思维和融合意识，正确处理好档案管理与服务之间的关系，着眼于为高校可持续发展提供强有力的档案服务，努力探索出一条有效的服务路径。
综上所述，要立足于提升档案管理水平，从推动高校档案管理工作更个有针对性、系统性、全面性和融合性入手，进一步优化和完善档案管理信息化工作模式，将档案管理信息化纳入到档案管理工作战略发展当中，运用系统思维和创新理念，大力加强档案信息化投入力度，积极探索更具有创新性的档案管理信息化路径，同时还要在构建多元化管理机制方面形成科学体系，并且要切实加强管理人员的能力和素质建设，只有这样，才能推动档案管理信息化取得重大突破。
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