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加强档案材料的收集整理

发表时间：2020/12/24 来源：《基层建设》2020年第24期作者：张丽

[导读] 摘要：加强档案材料收集整理是提升学院档案管理质量的关键，以此实现档案管理工作的有序进行。

        绥化市北林区建设局黑龙江绥化 152000
        摘要：加强档案材料收集整理是提升学院档案管理质量的关键，以此实现档案管理工作的有序进行。要在档案材料收集整理的过程中明确其特点，结合档案管理工作的实际情况制定科学的收集管理范围，保证档案材料的准确性与完整性，使之促进学院档案管理工作的顺利运行。基于此，以下对加强档案材料的收集整理进行了探讨，以供参考。
        关键词：档案材料；收集整理；分析
        引言
        企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着详实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。目前，企业档案管理工作仍旧存在着许多问题，需要进一步规范化档案管理流程，以确保企业未来稳态发展。
        1档案收集整理工作的重要意义
        档案的收集整理，是档案管理的基础环节，也是关键环节，是所有收集工作的起点，为接下来的工作提供可利用的内容，也是整个档案管理工作中承上启下的一环。在收集的过程中，了解和检查档案的质量，以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。要想实现档案的科学管理，就需要有环环相扣的内容，根据实际情况有序地组织工作，也能够更加方便档案的查找与利用，更有助于实现档案安全保管。档案的整理工作应在使用工作之前，档案整理好之后，分类、组卷的功能才能建立，在这个过程中对档案的收集与整理可以分担检索的一部分内容。
        2档案收集整理工作存在的问题
        2.1档案管理制度不健全
        在实际档案管理的过程当中，很多企业没有针对档案管理制度和档案管理流程进行完善，没有对档案管理进行一个标准的统一，导致实际的过程中会存在着很多问题，大大降低了档案的信息的准确性、有效性。导致企业需要运用这些档案的时候，没有办法很快地提取出有效的信息，无法满足档案管理的标准化和规范化，影响了档案信息管理的质量。
        2.2档案管理人员不够重视
        很多事业单位的档案管理工作人员，其工作质量相对较差，原因之一就是事业单位的管理者以及相关负责人员对档案管理人员并不够重视，同时也不认为档案管理会对事业单位的发展带来积极的影响。但是无论是对于事业单位还是市场中的企业，档案管理工作都尤为重要，它记录了一个企业的发展方向以及发展进程。对负责档案收集与整理的人员而言，其工作的主动性、积极性、创造性直接影响了档案管理工作的整体质量。许多档案管理人员对自身的工作性质认知不够，并且不愿意主动工作，在实际工作中得过且过，甚至是随意糊弄工作，缺乏上级领导对档案管理人员的关注和支持，导致档案管理人员认为自身的工作质量、工作效率不会与自己的薪酬挂钩。部分单位的档案管理人员年纪较大，档案管理人员是由其他部门所下调的闲散人员，对档案管理工作完全不了解，没有专业的素养。
        2.3信息化程度较低
        目前，仍旧有着不少企业使用通过人工的形式进行档案管理工作，在信息化进程不断加深的过程中，一些落后的档案管理工作也随着显现出来，在实际工作中引发了不少问题。首先，信息化程度较低。在企业的日常档案收集的过程中，缺乏信息化意识，仍旧保存大量纸质文件，严重降低了档案的查询、翻阅、调取等工作，同时还有大量的重复文件，极大地浪费了空间和管理人员的时间。信息化程度低也让档案工作和档案管理体系，都与企业变革不同步，存在一定的脱节、难适应现象。我国的市场经济体制自改革开放以来都在不断完善，如笔者所在的各个企业也积极探索自身变革，从而发展自身的核心竞争力。企业对自身的体制、机制、企业架构等都在不断完善，以应对市场环境中风云变幻的条件因素。在这个过程中，人们更注重短期、直观、看得见的收益，更看重生产经营部门或产品营销人员的工作，但却没有意识到档案管理对企业长期发展的重要意义，对档案文件的收集、整合利用、归档放置等工作事项，仍没有足够的重视，也没有应用较为先进的信息技术予以改进。

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        3加强档案材料的收集整理有效对策
        3.1制定档案材料收集整理制度
        提升档案材料的收集管理水平需要制定完善的管理制度，要坚持一切从实际出发、实事求是的基本原则，学院各科室要积极发挥自身的优势，在档案材料收集整理的过程中严格按照档案材料收集整理标准中的相关规定，在此环节中充分结合学院整体运行的实际情况，以此保证档案收集管理工作的有序性。例如，以高校硕士研究生登记表为例，由于学校之间存在一定的差异，部分学校未充分认识到加强该项材料的收集整理，不利于实现档案材料的完整性。为此，针对该现象要及时制定档案材料收集管理制度，严格按照管理制度的标准对硕士研究生登记表材料进行归档。由于当前档案来源呈现多样化的特点，这就要求相关的科室要增强责任意识，在对档案材料收集与管理过程中，要制定严格的归档标准，了解需要归档的材料，并对其进行归档。同时，要规定档案材料收集整理的检查要求、收集整理要求以及移交时间等，在对材料进行归档的过程中需要严格按照档案归档标准实施，在此环节中需要各科室的积极参与，相关工作人员要积极提供材料信息，从整体上反映学院运行的真实情况。
        3.2降低管理成本
        企业开展档案管理工作改革，必须投入一定的经济成本，会给企业造成一定的经济负担，也是企业不愿意配合档案管理工作改革工作的重要原因。企业在开展档案管理工作建设时，一方面企业要正视档案管理投入所带来的长远效益，另一方面要找准市场定位，降低企业档案管理工作管理成本。具体方法如下：（1）明确阶段化档案管理工作改革内容，确保投入管理成本与企业实际承受能力相符；（2）明确档案管理工作服务理念，投入更多的精力核实档案库数据，弥补信息技术投入不足做造成的工作问题。
        3.3科学改进企业文书档案收集与归档的方式
        第一，确保问题反馈的及时性。企业在开展文书档案收集与归档工作时，都会最大程度避免其中可能会出现的问题，以此提高这一工作的效率与质量，不过，问题肯定会存在，关键在于是否能够及时有效地处理。因此，企业需要根据文书档案管理的每个环节设立专门的管理岗位，由专业的管理人员负责收集、归档、保存等各个阶段的监督管理工作，对于文书档案的收集与归档工作要进行实时监控，一旦发现其中存在问题，要及时上报并作出有效处理，确保工作的有效性。第二，要保证工作的主动性。管理人员在企业文书档案的收集管理工作中，要学会化被动为主动，积极主动地与其他部门进行有效的沟通联系，并对整个工作的进程进行统筹安排，同时还要做好定期的检查工作，保证文书档案资料的真实性以及完整性，并且兼顾到每一个工作细节，使得各个部门以及整个企业对文书档案的需求得到有效的满足。第三，提高硬件设备的完善性。企业要引进信息化的管理设备以及先进的管理理念，加强文书档案管理工作的信息化建设，提升文书档案收集与归档的高效性。
        结束语
        加强档案材料的收集与管理的方式具有多样性，在此环节中，要注重丰富档案材料的收集管理范围，要将常规收集法、过程控制法、超前导入法等有效的应用其中，兼职档案人员要提升对档案收集整理的重要性的认识，完善收集整理方式，以此从整体上提升档案管理质量。
        参考文献
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        [4]王香玲.做好档案工作提高服务水平[J].青海教育,2017(Z1):92-93.
        [5]吴晓南.浅谈企业档案收集归档工作[J].兰台世界,2017(S3):109.