纸质档案管理与电子档案管理的融合--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

纸质档案管理与电子档案管理的融合

发表时间：2020/12/24 来源：《基层建设》2020年第24期作者：李向强

[导读] 摘要：现代社会是信息时代。信息技术也已集成到档案管理中。

        昆明市东川区自然资源局
        摘要：现代社会是信息时代。信息技术也已集成到档案管理中。电子档案源于信息技术的应用。电子档案的出现并没有完全取代纸质档案。纸质档案仍然存在并且正在实现。两者的集成管理可以最大程度地促进档案管理的发展和进步。电子档案和纸质档案的相互促进和集成为我国提供了更为科学的档案管理模型。在本文中，我们将简要分析并考虑电子档案和纸质档案的集成。
        关键字：纸质档案，电子档案，集成
        随着信息化水平的不断提高，档案管理中的电子档案是一种新的档案管理模式http:同时弥补了传统纸质档案的不足和不足。档案管理提供了更科学有效的管理模式，并确保了个人档案的安全性，对于长期保存和保护个人档案具有重要的意义和重要性。影响。
        1纸质档案管理与电子档案管理中存在的区别
        由于诸如当前技术和实践经验的各种原因，与纸质档案相比，电子档案的保护技术非常缺乏经验，并且在管理方面存在以下差异。（1）纸质档案和电子档案之间的存储时间差异。通常规定传统纸质档案的存储时间，并在档案创建后的上半年将档案移交给单位的档案管理部门以供检查和使用。处理电子文档后，可以随时将其存档，然后通过网络传输将电子文档从创建它们的部门转移到该部门的记录管理部门，并执行必要的移交程序以创建移交档案。根据发布的原则对档案馆工作人员进行注册并为其指定分类编号，并设置访问限制和级别，以供将来的用户查找和使用。一方面，存档的优势在于一方面可以防止档案泄漏，并确保存档速度和完整性。另一方面，它方便，快捷，并且还遵循电子档案的特性，可以防止档案丢失和病毒损坏。（2）提交纸质档案和电子档案的方法不同。传统的纸质档案馆现在采用“将一卷软纸包装在盒子中”的方法。它是对以前的“厚纸卷”方法的改进，但存在诸如文档分类，多个过程，详细的要求和繁重的工作量等缺点。使用电子编码技术，您可以编辑和修改电子文档而不会留下任何痕迹。无法固定载体，也可以更改某些标识原始文档的关键信息-所有这些都会更改电子文档的原始性和证书的真实性。（3）纸质档案和电子档案的存储方式有所不同。气体和其他技术，去污，去酸化，手工维修，纸浆等，以修复损坏的档案。预防和处理构成档案的材料的自然损坏的因果关系。电子档案介质的老化和过时，信息多媒体和存储介质的生产和开发影响电子档案的长期可读性。（4）如何查看和使用纸质档案和电子档案。归档操作的目的是积累归档信息资源并为实际操作提供利用服务。纸质档案的使用意味着将用户用作服务对象，将档案提供给档案作为一种手段，并使用各种格式和方法来开发和交付要呈现给用户的档案。但是，查看和使用纸质档案具有站点限制和手动服务的缺点。只要满足某些条件，用户就可以在电子档案中心进行注册并注册为成员，并且用户可以通过电子档案中心远程登录以检查其身份，并在获得许可后检查其访问权限。可以查询相关的电子档案信息，并且需要贷款登记和查询费用的支付。
        2电子档案管理与纸质档案管理的融合
        2.1电子档案管理与纸质档案管理的共存
        长期以来，一直需要电子档案和纸质档案一起提供档案管理，这主要是出于以下两个原因共存的原因。
        首先，电子档案是根据纸质档案组织的，电子档案是纸质档案的数字表示，纸质档案根据需要表示为电子档案。电子档案的形成主要有以下两种情况：档案管理部门已经收到电子档案后要求对其进行更改，并且档案中目前存在纸质和电子共存两种形式。由于高质量档案的数字化，两种档案类型共存。
        第二种是先创建一个电子档案，然后将其更改为文本档案。随着当今社会的飞速发展，人们的工作和生活节奏也在加快。由于纸质档案的记录速度较慢，因此电子档案可以快速而准确地记录一些活动和关键任务。但是，当考虑到电子档案时，人们通常会将重要的电子档案重写为纸质档案。这种档案格式有两种主要形式。一种是创建电子档案，然后以信息传递的形式发送电子档案，然后使电子档案基于纸张，并且两种版本的档案共存。存档的电子档案必须根据需要转换为纸质档案，有时两个认证档案共存。
        2.2电子档案管理与纸质档案管理之间的交互
        电子档案管理与纸质档案管理的相互作用是两者并存后形成的，两种形式的档案管理形成了两个管理系统。在每个档案管理系统中，内部开发必须是独立且活动的，但是两个档案管理系统必须运行并相互依赖。两国不仅必须在各自的管理系统中履行职责，而且必须根据各自的特点相互配合以履行共同的职责。电子档案管理和纸质档案管理这两个系统之间的相互影响可以提高两个档案管理系统的自功能性，并大大提高每个系统的效率，这对于档案管理很重要。积极的意义。电子档案管理与纸质档案管理之间的交互性能主要包括以下几个方面：
        首先，电子档案管理对纸质档案管理的影响，前者可以加速后者的改进。纸质档案管理受到电子档案的影响，直接加速了档案管理过程，对档案整合的发展非常重要。还有一种电子档案管理的实体管理模型，可促进纸质档案管理。实体系统和固定关系档案是传统纸质档案管理的基础。如果两者之间建立了良好的关系，则只能搜索存档。电子档案管理具有快速搜索功能。通过使用Internet，读者可以更方便地访问他们所需的信息，电子档案管理可以根据他们的需求建立不同的连接。纸质档案由电子资源实体管理。简化的软搜索将帮助您更快地找到所需的纸质档案。
        其次，纸质档案管理的影响可以使电子档案管理更加完善。两者可以相互学习，共同发展，形成一个综合的管理体系。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        3电子档案管理与传统档案管理的共性
        我国随着经济的快速发展，信息技术水平也在不断提高。信息技术的应用逐渐引起社会各界的关注，信息技术与管理方法的有机结合可以大大提高管理效率。传统文件管理的效率通常较低。电子文件管理具有提高工作效率的优点，但存在一定的安全隐患，两者之间也有优缺点。当前，传统的文件管理方法已经不能满足社会发展的需要，通过利用互联网电子技术来管理文件，可以有效地改善现有文件管理的不足。
        首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是相同的，电子档案是传统档案开发的产物。电子档案管理可优化和集成现有档案管理，并充分利用信息技术。与传统档案相比，电子档案管理在管理方法，管理质量和技术水平上要好得多。但是，这并不否认这两个基本原则的共同点。其次，电子档案不能单独存在，也不能与现有档案分开。传统档案馆中管理的信息高度可靠，属于社会实践数据。各种档案信息可以存储为电子档案，也可以同时共享资源。由于存在基于计算机技术的电子档案，因此检索必要的信息非常方便。您还可以使用电子档案中的记录，以便在需要查看物理传统档案并直接获取所需的数据和信息时轻松检索它们。
        4两种档案管理的不同点
        纸质材料是传统档案管理和存储的主要内容，以文本和图表等多种形式存在，具有一定的保存价值。硬盘和计算机CD是用于电子档案管理的主要存储介质。电子海图，电子信件和电子文件是电子档案馆的主要代表。与传统的纸质档案不同，不仅档案的存储，而且数据的传输和处理都使用计算机和网络技术来实现。当前，信息化和多元化已经成为时代发展的主题，人们对档案管理的质量和效率提出了更高的要求。总而言之，传统的文件管理无法满足这些需求。但是，不可否认的是，传统档案的特点决定了它们的不可替代性。同时，电子文件管理的便捷性和高效率与现代人的生活息息相关，电子文件管理将成为文件管理的发展趋势。
        4.1两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别
        在传统的归档管理中，归档归档的资料时，通常首先组织所有归档的资料，然后归档管理器根据归档的归档规范执行集成归档。电子档案管理档案的特点是档案材料易于复制和访问，并且可以不时进行档案分类，只有档案管理员才需要接受档案所需的档案注册并设置分类编号和访问权限。
        4.2两种档案管理方法的存储方式不同。
        传统的归档管理方法在存储数据时更加关注归档数据的完整性，组织性和顺序。收到完整的归档过程后，归档管理器根据特定的整理顺序归档并存储归档。电子档案管理方法使用电子编码技术来归档档案，通过其他档案，电子编码处理可以非常方便地进行归档。
        4.3两种档案管理方法具有不同的保护措施。
        大多数传统档案材料都以纸质形式存在，因此需要相对较高的存储环境。在储存过程中，必须严格防止昆虫和湿气的发生。纸质档案容易丢失和损坏。因此，确保档案的完整性是一项重要的任务。另外，纸质档案不容易修改，并且电子档案是使用电子编码器存储的，因此电子访问不会丢失或损坏，但是存在电子档案与电子编码器一起存在的缺点。数据修改，泄漏和编辑容易，并且由于容易改变档案数据的独创性，因此有必要为电子档案数据的安全性设置分类编号和访问权限。同样，如果您根据需要修改电子档案，则修改过程比传统的纸质档案要方便得多。
        4.4两种档案管理方法以及存储档案数据的区别
        传统档案材料通常保存在档案室中，档案室和档案租赁程序由档案负责人管理，电子档案通常存储在需要检查档案室的计算机硬盘，磁带，CD等上，此类介质必须通过计算机和其他设备进行披露。
        5结论
        综上所述，与传统的文件管理相比，电子文件管理模型已通过多种方式进行了改进。最直观的性能是文件管理效率的提高。电子文件管理方法的出现有助于环境保护的发展。传统档案管理具有不可替代的优势。电子档案管理和传统档案管理有许多共同点。在当前阶段和将来，电子档案管理无法完全取代传统的档案管理。有关人员应对此进行工作。传统的文件管理结合了电子文件管理的优势，以提高文件管理的质量。
        参考文献：
        [1]刘宏伟.电子档案与纸质档案的整合管理[J].中外企业家，2019（22）：131.
        [2]施炯.电子档案与纸质档案的融合发展现况[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：60-65.
        [3]狄强军.浅析纸质和电子档案并存背景下的档案工作策略[J].办公室业务，2018（14）：87-88.
        [4]胡爱真.电子档案与纸质档案管理的问题及发展方向[J].兰台世界，2014（S2）：86-87.
        [5]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）.
        [6]苏悦，杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2015（10）.