郑亚萍
青海广播电视大学 青海西宁 810008
摘要:高校，其内部的档案资源有着庞大的信息量，传统的管理模式及方式往往难以达到最佳管理效果，极易有丢失、泄漏等问题产生，难度系数较高，且工作量巨大，需积极探索更具有效性的管理路径或者方式。鉴于此，本文主要围绕着高校内部档案管理的工作现状和实施路径开展深入的研究和探讨，期望可以为后续更多管理专家和学者对此类课题的实践研究提供有价值的指导或者参考。
关键词:高校；档案管理；工作现状；路径
前言：
伴随我国教育事业的持续进步和发展，信息化科学技术专业水准的提升，对高校内部档案管理层面工作提出更高的要求。因而，综合分析高校内部档案管理的工作现状和实施路径，有着一定的现实意义和价值。
1 管理现状阐述
1.1 在意识层面
如今各地区高校均普遍认为档案管理为形式化的工作内容，无实质意义。在相关档案信息收集上，经常会出现信息不完全的情况。对于新补充的信息档案，也不能够及时的进行补充收集。对于高校的档案后期维护上，也忽视殆尽，严重缺乏档案的实效性[1]。此外，甚至有些地区高校，并没有设立独立的档案部门，导致众多的档案资源不断的流失，严重影响着高校整体信息档案的完善与发展。在一定程度上，由于高校在档案资源管理方面存在着意识缺失问题，会给高校今后各项工作造成严重阻碍，不利于高校开展各种教育及教务管理实践工作。
1.2 在方式层面
纵观我国各地区高校的档案资源管理工作实施全局，多数高校所应用的档案管理方式过于陈旧，已经无法适应档案资源利用需求和价值体现。在档案资源收集、整理、传输、保存等环节，都无法利用先进的科学技术与系统软件，来进行科学化的档案管理，导致档案管理工作存在着许多的滞后性，影响档案管理效用的发挥，更不利于高校的进一步发展[1]。
2 优化方法或者路径
2.1 在管理认识层面
高校档案资源管理，无论对于高校各项工作的妥善落实，还是对高校今后的发展，都起着至关重要的作用。因而，高校的档案资源管理工作具有着较强的职能性特征。那么，要想切实的做好档案资源的管理工作，就需要高校的档案资源管理部门，强化对档案资源的管理工作认识，要确保上到高层领导者，下到基层的档案资源管理员，都应当提高对档案资源的管理工作认识，要将其最为重要的工作环节，实现更为规范化的档案资源管理，逐渐提升档案资源管理的科学性与实效性，充分的迎合高校教育及教务工作的发展需求，为高校各项工作妥善落实提供强大的信息数据支持。
2.2 在管理原则层面
其一，遵循制度规范原则，进行灵活性的操作。要求高校相关档案管理者根据相关的制度规范，结合高校实际运行情况，进行规范性的档案数据信息采集、整理与归档。不仅要确保规范性的操作管理，还要切实的进行灵活性的操作；二是，遵循权益与职责兼顾的基本原则。要求档案的管理者，要做好自己分内的工作，了解自己的职责与权益所在；切实维护相关档案管理工作人员的切身利益，明确落实相关的责任与权益，加强对管理者之间的沟通交流；三是，遵循真实性与完整性基本原则。随着高校的快速发展，信息数据也逐渐增多，面对着众多的数据信息档案，档案的管理者在进行数据信息档案的采集与整理过程中，应当确保数据信息档案的真实性与完整性，要及时的跟进高校工作进程，将一些新的数据信息档案及时的采集与整理出来，从而提高档案管理的高效性，为高校今后发展提供真实性、完整性的数据信息档案。
2.3 在管理方式层面
一是，设立独立的档案资源管理室与资料室。基于档案资源管理工作，属于高校各项管理工作的重心环节，需要加大对档案资源管理的资金投入，让其能够在独立的空间内更好的管理档案资源，从而为高校的档案资源管理真实性与完整性，提供基础设施保障；二是，应当有效的将高校相关档案资源的管理与利用进行分离，将岗位职责进行细致的划分，把岗位责任落实到人头上，做到细致化的档案资源管理工作。应用最为先进的档案资源管理系统软件，给予档案资源的管理者最高权限。对一些重要的文件、数据等进行有效备份，避免软件发生故障时会出现相关信息数据的丢失；三是，对于纸质版的档案，应当妥善保存。虽然，当前高校的档案资源管理，已经趋于现代化，但纸质版档案仍然需妥善保管，可作为最为原始的档案资料，具有着一定的现实意义。因而，妥善保存这些纸质版的档案，能够起到双保险的作用；四是，应当制定长效的档案资源管理流程与管理体系。由于档案资源管理，本就是一项复杂且需要长期维持的工作。因而，制定起长效的工作流程与管理体系，是尤为必要的。不仅能够让档案资源的管理者，能够在实际的工作中进行规范化的档案管理，不免会因为一些不规范的操作会产生一定的工作疏忽，导致档案资源的真实性与完整性缺失；通过严格的管理体系，对档案资源管理的工作者起到一定的约束作用，让档案资源的管理者，都能够按照相应的工作流程与制度，进行实际的档案资源管理工作。
2.4 在设施建设层面
高校实施档案管理整体信息化的建设工作期间，如果想要更好地发挥大数据科学技术优势，就务必加强硬软件基础设施方面的建设力度，一是，高校内部档案管理者务必全面考量高校总体情况与实际需求，将所需的设备资金具体数额确定下来，将硬软件基础设施需求表格编制出来，以此为基础落实计算机相关硬件设备进购与软件系统制作、进购等工作，为硬软件基础设施初步建设完成提供保证；二是，日常借助大数据开展档案管理各项工作期间，高校内部各个部门需要安排好专业人员，定期检查、更新、维修档案管理所需使用硬软件的设备，为硬软件基础设施有效使用提供保证。如果高校自身情况可允许，还可安排专业团队，大力研发档案管理的软件系平台，结合高校自身对于档案管理实际需求情况，设计制作出最符合自身特点与需求档案管理的系统软件与平台，方便对于档案资料实施采集、存储、分类归纳、处理、提取、检索等各项操作。比如，可以以信息化网络科学技术为依托，建立完善的电子档案自动化管理系统，确保高校内部档案管理实践工作当中，可实现即时上传、采集、接收与整理相关工作内容，防止文件资料出现缺失或者混乱等问题状况；构建起网络化服务系统平台。以信息化网络科学技术为依托，高校内部档案管理负责部门，可借助各种系统程序的有效运营，建设完善化电子档案管理系统服务平台，高校学生们的档案资料在平台内部能够实现优质共享化，防止重要的资料数据在空间范围内难以实现有效合并及运用，实现档案资料利用价值的有效提升。
2.5 在安全管理层面
依据档案资源不同的利用程度及密级区别，实施密切关注，针对高度机密的档案资源，务必设定好双重密码识别，如人脸识别或者是指纹识别搭配密码输入，避免非法侵入者盗取或者篡改信息数据，防止其会对档案资源的安全传输及利用产生不利影响；同时，需定期维护、及时更新档案资源的管理系统，充分发挥windows补丁漏洞这一系统功能，实现对系统漏洞的及时修复处理，为档案资源管理系统的安全提供保障。
3 结语
从总体上来说，高校为更好地落实档案管理实践工作，就需要实时分析自身不足或者缺陷问题，从各个层面入手，确保档案管理实践工作得以高效化、标准化落实，确保档案管理实践工作实施效果及质量得到有效提升，为高校更好地开展教育及教务工作提供资料保障。
参考文献
[1]王珊. 从高校档案管理现状出发谈如何制定《高校档案工作规范》[J]. 卷宗, 2018,16(005)：323-324.
[2]周宁馨, 马梦丹. 信息化背景下高校档案管理工作的现状与对策探究[J]. 城建档案, 2018,20(008):567-568.
[3]杨阳, 关英慧. 如何改进高校档案管理工作[J]. 传播力研究, 2018, 42(035):216-217.