钟诗蓉
广东省珠海市城市建设档案馆 519000
摘要：城建档案无纸化管理是时代发展的需要，具有重要的意义。城建档案管理系统可以提高电子数据信息获取的质量，优化纸质档案的信息化转化效率，降低城建档案管理与运行成本。还可根据移动互联网技术、大数据、云存储技术条件构建更加完善的城建档案管理系统，出台城建档案无纸化改革新方案，提高无纸化城建档案的整体利用效率，加快提升城建档案管理无纸化可行性。
关键词：城建档案；无纸化；管理方式；优化措施
城建档案是指在住房和城乡规划、建设和管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、电子文件等各种形式和载体的历史记录。它是城市规划、建设及其管理的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。
一、我国城建档案管理工作存在的问题
城建档案的数据信息量较大，截至“十三五”末，我国城市建设档案中部分仍仅以纸质档案的形式存在，纸质城建档案具有资料占用空间大，存储成本较高，档案利用不方便，不便于传输、备份和应用的弱点。另外大部分城建档案是通过城建档案管理系统，将纸质档案扫描录入计算机，在一定程度上便利和提高了城建档案的利用，但以纸质档案形成电子图片格式，实质上仍未脱离纸质档案管理的旧路，存在电子图片格式的电子文件数据无法自动提取、有用的档案数据信息也未能进行标准化处理等问题，费工费时高成本的城建档案数据化并没有确实提高城建档案的应用价值，数据来源控制与数据整合能力不足，城建档案馆当前的档案无纸化工作压力较大，现有的技术手段不满足城建档案无纸化需要。
二、实现城建档案无纸化管理的新方案
1.构建互联网+运转机制
城建档案管理系统可以提高电子数据信息获取的质量，优化纸质档案的信息化转化效率，降低城建档案管理与运行成本。同时，城建档案无纸化管理还要依托于互联网，强调在以往全数据化档案管理的基础上发挥互联网的积极作用。首先，加强城建档案管理的数据化身份认证，保证所有工作中档案资料的生成、处理、存储与利用均符合无纸化档案管理方案的需要。重点在新方案中增加开辟在线监督档案无纸化的工作任务。其次，融入区块链技术，对城建档案的运转信息进行全方位的记录，防止城建档案无纸化过程中存在的漏洞，为进一步档案纠错提供充分的保障。开发进行档案自动分析的软件，进一步保证档案数据的质量。第三，应用好大数据技术，充分的进行无纸化城建档案的信息挖掘，同时减轻档案传输的负担，构建各方面协作机制，做到城建档案管控由单点管控向全程监控转型，把工作重点转向提高档案管理质量上，充分提高档案利用价值。
2.城市档案无纸化管理技术分析
现代城建档案无纸化管理具有移动互联网的特征，数字认证技术保障了城建档案无纸化管理可以在统一的信息化平台完成档案运转相关的所有工作，做到了对无纸化城建信息的全过程处理。目前，建设工程项目的全数据化、全过程的线上协同档案处置，运用结构化、智能软件进行档案数据信息处理，做到了城建档案的直接存储，数据可以在网上实现实时传输和多方的协同处理。电子认证、大数据提供了城建档案数据挖掘条件。各方面利用城市建设档案的条件更完善，相关技术保障更加充分，按照业务分工和各部门的使用需要可以实现无纸档案充分流转。
三、城建档案无纸化管理的可行性分析
1.政府加快推动相关工作步伐
城建档案无纸化管理的速度日益加快，城建档案信息化的趋势也日益明朗，经中央政府相关部门的主持，我国出台了《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，要求城建档案管理加快向信息化工作管理方式的转型，基于新型的数据信息传递方式构建更加科学的城建档案管理工作体系。随着云平台、大数据、云服务在我国各地方的广泛普及，住户和城乡建设领域逐步的由传统的纸质信息报送向电子认证平台信息管理转型，企业在云上办理相关业务成为常态，为城建无纸化档案建设积累大量经验并推动城建档案无纸化管理的建设。
2.相关法律法规依据日益完善
城市建设的快速发展推动了城建档案管理体系的变革，为了推动我国各类档案馆向信息化方向快速发展，国家加快了信息化档案管理法律法规的建设步伐。随着《中华人民共和国电子签名法》、《电子文件与电子档案管理规范》等技术法规、行业标准的出台，城市档案数字化管理的标准也日益完善。《建设工程文件归档规范》(GB／T50328．2019)等一批具有行业指导意义的文件也加快速了城建档案的无纸化。基于大数据、云存储技术要求的城建档案接收、存储和管理工作有了新要求。城市建设档案管理法规逐步的指向前端授权，将城建档案无纸化管理延伸到工程资料管理的全过程，这有助于优化城建档案管理工作模式，提高城建档案管理无纸化普及效率。
3.城建档案无纸化技术可行性
当前，信息技术得到了快速发展，城建档案软件日益成熟，以移动互联网为代表的档案传输体系正在完善，未来5G技术的普及更是为城建档案无纸化的效率提高给予了很大的助力。大数据、物联网与云存储技术的广泛普更将提高城建档案无纸化的质量。如今，各大中型城市公共云、政务云平台普遍建成，同里也为城建档案无纸化运转提供了良好的平台，不仅保证城建档案网络传播的安全性，而且将解决复杂城建档案无纸化运转的技术瓶颈。随着城建项目大量的涌现，城市档案馆线上管理平台与工程资料同步跟踪技术的推广应用，在线填报城建档案，在线进行城建档案运营，在线智能化城建档案数据挖掘已经开始逐步普及，城建档案无纸化必将成为未来趋势。
4.具体的实施方法仍需逐步进阶
城建档案无纸化管理不仅要有宏观的工作计划，还要从微观角度优化实施细则，解决好城建档案无纸化管理建设中的具体问题。首先，基于云平台建立多元线上协作的机制，保证建筑工程项目施工方、质监部门、安监部门、城建主管单位、城建档案管理部门多方参与建立档案协作共享机制，应用新模式提高数据信息动态化供给质量，采用以点带面的档案服务方式，分布实施、逐步推广，优化城建档案的流转机制，提高城建档案无纸化工作效率，从而保证城市建设档案数据信息准确，为城建档案无纸化运转奠定良好基础。
城建档案馆负责收集、管理和提供城建档案利用，同时负责城建档案的信息转换与数据审核。以我馆为例，通过《珠海市城建档案综合管理系统》、《珠海市建设工程电子文件归档与管理系统》一内一外两个管理系统，一方面给建筑企业提供免费的城市档案编制接口与终端辅助作业软件，保证城建档案无纸化标准统一。另一方面，我馆还积极开发在线管理系统，采用前端介入方法，随时对城建档案信息进行实时分析监控，并且对基层单位提出改进与指导建议，最终确保工程档案适时进入我馆数据库，同时对相关数据进行结构化存储，并建立数据挖掘机制，进行城建档案的开发利用。除此以外，我馆还将建立数据信息自动检索机制，利用新技术在线上预检，提高城建档案电子文件的质量，从而减轻城建档案管理人员的负担。
综上所述，虽然目前大多数城建档案管理采用的是电子档案与纸质档案并存的“双轨制”管理模式，但随着工程建设信息化建设的逐步健全与完善，城建档案无纸化已成为工程档案信息化发展的必然趋势。在大数据与云存储技术快速发展的当下，城建档案管理工作还要加快无纸化步伐，基于互联网基础设施与云平台，促进城建档案智能化共享，做到城建档案的全数据化处理，形成动态化的城建档案管理监控体系，为进一步降低城建档案管理风险，提高城建档案管理时效性，实现城建档案共享提供基础保障。
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