李艳芳
烟台市光明电力服务有限责任公司蓬莱分公司 山东烟台265600
摘要：实物档案是企业在业务工作中所形成的以及个人在其工作、生活中形成的以实体为载体的物品档案，它直接承载着企业的荣誉与历史，不仅对国家、社会和企业具有极高的保存价值，而且对企业未来的发展也具有很高的参考价值。随着经济社会的飞速发展，企业拥有的实物档案越来越多，对于空间占用比较大的实物档案，在收集和管理方面，存在着很多的问题，也存在很多的困难，这就要求我们在日常工作和生活中妥善处理好实物档案的收集和管理。
关键词：电力企业;实物档案;创新;
引言
国家电网有限公司（以下简称“国网公司”）高度重视实物档案管理工作，印发了《国家电网有限公司实物档案数字化技术规范》，指导所属各单位开展实物档案数字化工作。
1企业实物档案的概念内涵
对实物存档的研究始于1980年代，当时由于文件管理中需要实物保留，专业人员建议将物品作为记录保存。但是，“物理归档”的概念在整个学术界都有争议，研究者们正在讨论物理归档概念的合法性以及物理归档与文件属性的匹配等基本问题。到1990年代，物理档案研究得到了深化，并阐述了其定义。正如陈海燕认为的那样，它是一个反映团结历史真实形态的身体，是一个特定的物体；这是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接创造的实物形式的直接历史，其主要价值以价值研究为基础。该定义强调物理文件与文件特性匹配，即物理文件是物理形状的原始记录。公司的物理文件有三个特征:第一，直观的创作。物理文档和纸面文档最大的区别在于它们以物理形式存在，以改进企业产品或设施的历史表示。二、多样性。公司的物理文件来自于公司任何时候进行的生产管理活动，包括荣誉、产品和设施，种类繁多。第三，价值丰富性。企业实物档案因记录了企业历史发展、产品更新和设备演变等信息，具有企业历史凭证、产品研发参考、企业形象宣传和文化传承等众多作用和功能，价值表现十分丰富。
2档案的收集与管理工作中存在的问题
2.1实物档案归档意识不足，保管工作不到位
很多企业对文书档案建立了一套规范完整的管理体系，而对实物档案却不够重视，归档意识薄弱，究其原因主要有三：1.对实物档案认识不足，意识不到实物档案对企业的价值与意义。2.没有建立相应的监管及奖惩机制，造成实物档案在保管上的疏忽。3.沟通不及时，造成实物档案归档不及时，甚至造成实物档案的破损或丢失等。
2.2实物档案的保管条件较差
与纸质档案和电子档案相比，实物档案在存放上往往对空间范围要求较高。很多企业为了节省空间，在进行实物档案存储和保管时，所提供的空间范围与妥善保管实物档案必需的合理空间严重不符，容易造成实物档案的过度堆积。这对于实物档案的保管工作很不利，过度堆积的结果会导致实物档案的意外破损，不仅会破坏实物档案的完整性，而且也会导致实物档案的价值大大降低。
2.3电力企业实物档案管理的理论研究和业务指导与时代脱轨
随着电力企业的不断发展，其发展过程中实物档案资料也随之增加。但是，现在电力企业在实物档案管理方面的理论研究及其业务指导思想没有随之发展，与新时期、新时代脱轨。而实物档案管理工作又日益变得重要，加强这方面的理论研究和业务指导已成为电力企业亟需解决的问题。
3电力企业实物档案展示具体实践
3.1广泛收集实物档案
为了提高有关文件的发行质量，国家电信运营商制定了一项详细的招聘方案，专门为有关机构以及社会团体和个人制定，包括邮票、奖章、证书、照片、论文和重要的周年纪念物品，形式包括赠款、药品、复制品、借用和转让。
为期两个月的调查为庆祝国际公共信息日提供了坚实的资源基础，收集了300多份实物档案。
3.2智能存储库物理档案的建设
为了更好地保留物理存档，应将相应的设备集成到存储空间中，以创建智能存档空间。使用智能Swipe旋转机柜自动调整搁板并精确定位物理文件。采用湿度自动检测装置自动检测温度并自动接通精密空调；使用视频监控和智能门控设备通知仓库人员发生故障和异常；通过整合仓库和建筑安全控制系统自动发出火灾预警；RFID标签和通道端口在物理文件签入和签出时动态监视和异常警报。
3.3提高实物档案管理意识，建立健全的档案管理制度
提高和加深对物理文件收集和管理的认识，最直接的方法是通过教育运动。企业可以在其员工中共享物理文件的价值和作用，以改进物理文件收集和管理培训活动。这些活动不仅使一般员工充分认识到物理文件的重要性和历史用途，而且提高了对物理文件价值的认识；对于物理文件管理器，可以系统地规范和限制收集和管理行为，以便将实际文档工作人员的注意力集中到他们自己的工作上，改进物理文件的管理，改进物理文件的管理。除了继续教育之外，企业还应制定物理文件收集和管理的法规和秩序，以及在特定领域或人员意外丢失或损坏数据时可能对物理文件价值承担责任的奖项获得者。此外，物理文件的捕获和管理可以集成到员工的考绩制度中，经验法则得到奖励，而且物理文件管理人员通过健全的管理系统积极提升自我学习和自我优化能力，以提高他们的工作和管理技能。在物理文件的收集和归档过程中，各部门应积极合作，改善通信和协调，确保物理文件的完整性和归档的及时性，并确保物理文件的无缝捕获和管理。
3.4支持企业数据属性的合规性格式
实物档案的争议来源主要是其本身的形式，而清晰明确的文字资料缺乏唯一性，导致某些实物形式的荣誉、产品或设备被纳入文献，而不是纳入文献。由于信息至关重要是文件属性之一，在不确定信息的情况下归档物理数据可能会引起概念上的争议，并影响公司或公司的再利用。案例研究帮助许多公司找到了一个有效的物理文件管理解决方案:将事实与记录关联起来，共享物理属性和文件属性要求，从而在一定程度上避免了“文件完整性”的负面影响。
3.5加快实物档案管理信息化建设，提高档案的利用率
现在，计算机和信息技术已被人们广泛应用到社会工作的各个领域。在这种大环境背景下，对电力企业实物档案管理工作也产生了巨大的影响。沿用以前的方法对实物档案进行管理，已经不适合现在电力企业的发展要求。因此，电力企业必须加快实物档案管理信息化建设。要做到这一点，电力企业要借助现代信息技术，同时还要引进先进的管理理念，对实物档案管理进行改革。电力企业可以根据本企业的需要，充分利用现代数字化设备，开展档案管理信息化建设工作。同时，电力企业还要提高实物档案的利用率，使其真正发挥对企业发展的意义和价值。
结束语
实物档案不仅记载了企业在不同发展阶段所取得的成绩，也体现着企业文化的沉淀与积累。为了加强实物档案的收集与管理工作，各企业不仅应当建立健全完善的实物档案收集与管理制度，还必须采取行之有效的措施以确保这些规章制度落到实处。企业在不断地总结自身实物档案管理中所取得经验的同时，也可以吸收和借鉴其他单位在实物档案管理方面的一些好的做法，适当加大在实物档案收集与管理方面人、财、物等投入力度。也只有这样，才能稳步推进本企业档案管理工作的规范化和标准化进程，以更好地发挥实物档案的独特作用。
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