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探析事业单位人事档案管理存在的问题及对策

发表时间：2020/12/28 来源：《基层建设》2020年第24期作者：吴金风

[导读] 摘要：新时代人事档案管理工作的重要性日渐凸显，人事档案管理对于事业单位进一步发展有着重要的作用。

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        摘要：新时代人事档案管理工作的重要性日渐凸显，人事档案管理对于事业单位进一步发展有着重要的作用。在全球数字化浪潮下，随着人事制度改革的深入，事业单位人事档案管理工作面临严峻的挑战。我们应深入分析人事档案管理工作中存在的问题及根源，探寻并采取有效的解决对策，尽快加以解决，加快推动事业单位人事档案管理创新，更好地为事业单位人力资源管理工作服务。
        关键词：事业单位；人事档案管理；存在问题；对策
        1当前事业单位人事档案管理存在的主要问题
        1.1对人事档案工作认识不到位
        人事档案工作是一项平凡琐碎、默默无闻的工作，工作成绩不易显现出来。一些事业单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，相当一部分人员认为人事档案工作就是收收发发、取取放放、抄抄写写、装装订订的一项事务性工作，不直接产生工作效益，只要不丢失、不损坏、不泄密，能应付外调、查找利用就行，不是单位的重要工作，无需投入过多的精力、财力。因此，事业单位人事档案管理工作不被重视，不能摆在应有位置上，人、财、物等方面得不到足够的保障，处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能，影响了人事档案管理水平的提高。
        1.2人事档案材料管理不规范
        1.2.1收集工作被动、不及时、不全面，致使许多应该归入档案的材料没有及时归档，或者没有归档，不能真实、完整地反映一个人的历史全貌，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。
        1.2.2档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，给整理和立卷工作带来不便，难以装订。
        1.2.3归档材料鉴定不严谨，导致很多档案存在出生年月、工作时间不准确，尤其工龄填写前后不一致情况较为突出，连续计算工龄、非连续计算工龄穿插其中，严重影响档案的质量，不利于档案的有效利用。
        1.3人事档案管理信息化进展迟缓
        与技术进步和科技发展相对的是，一些事业单位信息化技术还没有在人事档案管理中广泛应用，大多数事业单位在档案管理工作中依然受传统管理方式的束缚，以纸质档案的建立和保存为管理重心。个别事业单位因经济、人员管理等方面的原因，单位领导和档案专门管理人员都对人事档案信息化普遍运用的安全性和全面性存在质疑，还处在纯手工管理模式，对于新技术的运用很少；有的事业单位虽把个人信息、档案目录输入计算机，调阅人事档案时还是采用原始的手工操作方式；多数事业单位使用专用档案管理软件进行档案管理，但只是录了工作人员“三龄一历”，职称、职务、籍贯等基本信息和人事档案目录，没有真正实现档案数字化。
        1.4人事档案管理人员配备不足
        人事档案管理工作保密性高、服务性强，具有一定的政策性和业务性，应选择政治思想过关、有责任心、品行端正的人来从事档案管理工作。而当前许多事业单位把人事档案管理工作简单化，不愿在这方面投入人力，专职人事档案管理人员较少，绝大多数档案管理人员是“半路出家”，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等专业知识缺乏了解，学习和补充人事档案专业知识精力有限，工作中难免出现纰漏。部分单位人事档案管理人员不稳定，经常更换、流动，造成人事档案管理工作混乱，甚至对防火、防潮、防盗等保护手段都未进行处理或停留在低管理水平上。档案管理人员整体素质良莠不齐，管理能力参差不齐，对档案管理工作产生了负面影响，给档案利用带来了诸多不便，不能适应人事档案工作发展的需要。

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        2事业单位加强档案创新管理的有效策略
        2.1坚持档案管理的基本原则和要求
        事业单位的档案管理部门是档案资料管理的职能部门，其工作是其他方面工作的重要基础和条件，应在工作中坚持档案管理的基本原则和要求，确保档案管理工作落到实处。
        2.1.1档案管理工作应当规范且灵活。事业单位的档案管理工作应当在保证规范的同时，具有灵活性。在档案管理工作中针对其事业单位的特点展开灵活的档案管理，保证其管理的有效性。
        2.1.2将工作中的职责与权益相结合。工作中需要一些权益去刺激工作人员的工作积极性，而其中工作人员需要承担的责任也需要追究到人。
        2.1.3开拓创新。时代在发展，若一直以陈旧的工作理念来工作最终会被时代所淘汰。在新时代，档案管理工作需要坚持与时俱进，全面提升档案管理工作的科学性及现代化水平。
        2.2创新和改进档案管理制度及工作
        2.2.1确保档案管理工作人员对工作的全面认知。档案管理人员将自己的工作内容认知清楚是工作有效展开的基础，在此基础上确定其管理机制，则能为档案信息化以及技术创新创造条件。
        2.2.2将创新理念融入档案管理工作中，加强对工作人员的行为规范及约束。如查阅资料，事业单位的工作人员应当出示自己的工作证件，进行资料查阅实名制登记。与此同时，电子资料的查阅还需要工作人员登录账号，输入密码进入系统中进行资料查阅。
        2.2.3强化制度落实。制度的执行要严格。科学合理的规章制度需要严格执行才能发挥出最大的作用。应该严格落实有关档案收集归档、保存管理、提供利用、安全保密等制度，维护事业单位档案工作秩序。
        2.2.4建立相应的奖惩机制。有效的奖惩机制能够让工作人员更积极地参与到工作中，提升工作效率。应将奖惩机制与工作人员的工资挂钩，刺激工作人员的工作积极性。应奖惩分明，对优秀的员工给予奖励；对出现错误或者工作严重不力的员工给予惩罚。
        2.3采用信息化技术手段
        2.3.1配备必要的信息化设施设备。信息化设施设备的配置，将直接影响信息化技术手段的采用，促进档案管理工作的有效开展。与此同时，在计算机网络技术的支持下，电子档案与纸质档案的管理能够真正做到双向促进，提高档案信息资源的收集、保管和利用效率，充分发挥档案的作用。
        2.3.2利用信息化手段提升档案管理效率。进一步健全、完善档案管理的机制、体系，利用信息化技术手段快速获取资料信息；利用计算机直接查找的功能，在海量资源库中快速获取相应的档案资料，提高档案管理工作的效率及质量。
        2.3.3优化档案管理流程。在信息化技术的支持下，可进一步细化档案管理部门的工作，对各项业务工作进行充分的分析挖掘，建立起完善的体系，保证档案管理工作的高效开展。在信息化技术的支持下，对档案管理工作中的流程进行优化并根据事业单位的运行需要进行技术创新，提高工作效率。我们应当与时俱进，努力实现档案管理模式及技术手段的创新，特别是运用信息技术手段开展档案管理工作，提高工作水平和质量，促进事业单位的发展。
        3结语
        随着社会发展的日新月异，事业单位的档案管理工作也需要随之进行改进和创新，建立并完善适应新形势的管理模式，管好用好档案，更好地为事业单位的发展服务。但目前我国事业单位的档案管理工作存在一些问题，直接影响了事业单位的发展。为了促进事业单位档案管理工作的提升，我们应当认真研究这些问题，采取创新发展的有效对策，尽快加以解决。
        参考文献：
        [1]李铭.事业单位档案管理信息化面临的问题及对策[J].兰台内外，2019（13）：13.
        [2]赵静.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].现代经济信息，2019（08）：122.
        [3]郑太敏.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊，2019，27（11）：232.