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探讨提高企业档案管理信息化建设

发表时间：2020/12/28 来源：《基层建设》2020年第24期作者：李姗姗

[导读] 摘要：随着企业的发展越来越好，档案管理在企业发展中起到重要的作用。

        临沂市房地产测绘院山东省 276000
        身份证号码：37130219890608xxxx
        摘要：随着企业的发展越来越好，档案管理在企业发展中起到重要的作用。信息化建设能够有效地提高档案管理的水平。另外，还对企业的可持续发展产生有利影响。然而，我国企业档案管理信息化建设水平较低，在企业档案信息化建设的进程中，管理者对于企业档案管理信息化的建设缺少相应的重视。
        关键词：企业档案管理；信息化建设
        引言
        企业为了不断加强自身竞争实力，必须深入改革企业管理模式，特别表现在档案信息管理方面。企业注重优化档案管理工作，开展档案管理信息化建设，可以不断提升档案管理效率和质量。
        1档案管理信息化建设的意义
        1.1节约信息收集成本，提高管理效率
        传统的档案搜集工作程序，从提交申请开始，经各部门的审批签发到正式建档需要经由多个环节，若某一环节因其他工作事由不能及时到场审批，就无法进入下一环节，从而导致周期较长。利用互联网信息技术收集和填报档案信息，通过无纸化办公方式，资料提交人员依照规范格式向档案信息系统登记上传信息，资料管理人员向各部门报送审阅和签发信息，各部门可以不受时间和地点的约束，随时登录进行审批签发，极大程度地缩减收集信息的经济成本和时间成本，简化工作流程，提高企业管理效率。
        1.2资料管理更为便利
        纸质资料由于长期积压，容易出现档案堆放错乱，分类排列不缜密的问题。同时，若个别档案资料借阅后不及时归还或借阅程序不规范，会对管理人员清查档案资料带来极大的不便。因而，将档案资料数字化后建成信息数据库，将档案信息进行整理、分类、整序和排列，通过搜索关键词等信息，管理人员可以在信息化管理系统迅速查询所需档案信息，及时掌握档案资料借阅和归还状态，极大地提高资料管理效率。
        1.3有利于企业的可持续发展
        在市场运作加快、市场竞争日益激烈的大背景之下，企业档案管理信息化建设早已成为不可逆转的趋势。企业要想在市场竞争之中立于不败之地，就必须要顺应这一趋势，加快企业档案管理的信息化建设。我国为激励企业加快档案管理信息化建设的步伐，为企业从传统的档案管理模式向信息化建设提供了资金和法律保障。在这种状况之下，企业能够依托现代信息技术，通过国家政策的支持和保护，实现资源的共享，提高企业的档案利用率，促进我国企业的可持续发展。
        2企业档案管理信息化建设过程中存在的问题
        2.1发展速度较慢
        自改革开放以来，我国企业档案管理的信息化建设取得了较大进步，但总体来说发展速度还较为缓慢。对于中小企业来说，档案管理的信息化建设与大公司相比存在很大差距，民营企业也是如此。这种状况的产生与决策者的理念紧密相关。某些中小企业和民营企业的老板对于企业档案管理的信息化建设不够重视，这在很大程度上对企业档案管理的信息化建设产生了阻碍。另外，我国很多企业都未摆脱传统档案管理模式的弊端，制约了我国企业档案管理信息化建设的进程。
        2.2信息化水平较低
        档案信息化管理的过程中需要科学准则的指导，这样才能保障企业档案管理各项工作的有序进行，然而，在传统的企业档案管理过程中，一人一机一室的模式难以满足企业档案的查找和应用。很多重要的文档只是被混乱地存放在电脑之中，并未经过科学的分类和管理。这导致企业在搜索信息的过程中花费的时间较多，查找效率低下。信息化水平的低下会直接导致企业资源的浪费，造成不必要的损失。信息化水平较低也与企业管理制度的不完善紧密相关。相关人员应做好计算机与网络和软件的融合工作，吸收过去的档案管理经验，制定科学合理的信息化管理准则，提升企业档案管理的信息化水平。

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        3企业档案管理信息化建设对策
        3.1提升档案管理信息化建设的重视程度
        为了实现档案管理信息化建设，应当不断提升领导者和管理人员的思想认识，使其认识到档案管理工作的重要性。从企业领导层和管理层入手，提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此，企业必须注重宣传和强调档案信息化管理，通过专业培训与教育活动，确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识，并且将档案管理信息化建设作为企业生产经营的主要内容，纳入企业发展规划中。同时，注重人力、物力和财力的投入，以此确保管理信息化建设的实效性。另外，在大数据时代背景下，企业领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度，全面提升档案信息的有效利用率。采用大数据处理技术，分析和研究企业人事结构、项目业绩、生产经营状况，为企业决策经营提供重要依据，全面提升企业的经济效益。
        3.2建立健全档案信息化标准规范体系
        建立健全档案信息化标准规范体系，首先，在顺应时代发展的背景下根据企业自身对档案信息化建设的要求制定规范化的工作流程、工作制度和管理标准，达到内部统一规范。建立长效的运行机制和专门的运营维护部门，定期根据企业的实际经营情况进行补充、修订、完善。其次，建立严格的档案信息安全管理制度，要有对突发事件、非法访问、非法操作、病毒入侵的防范措施，防止泄密事件发生。最后，企业的发展也是经济发展的一部分，政府有责任有义务制定相关的制度规范，统一不同区域之间的标准，帮助企业共建共享工作的开展。
        3.3建立和完善档案信息化管理制度
        在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标，必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，企业应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。
        3.4加强档案管理人员培训和人员引进
        档案管理人员是档案管理信息化建设的重要执行者，决定着档案管理信息化建设的质量和效率，是信息化建设顺利进行的根本保障。而传统的工作形势下，部分企业档案管理部门工作人员的计算机技术专业能力不足，缺乏对新兴技术知识及时更新的敏锐性，因此，导致档案信息化建设难以有效推进。企业必须重视档案管理人员业务素质的提高，合理组建档案管理人员队伍，积极引进档案管理专业、计算机专业、通信工程专业等相关人员。定期开展档案管理信息化建设相关的培训工作，让管理人员明确重视档案信息化建设对企业发展的重要性，不断提高自身计算机专业知识，了解信息化技术的发展现状和趋势，强化信息安全防范意识，保障企业档案管理信息化建设工作的有效推进。
        结语
        企业档案管理信息化融合了信息技术与档案管理两个领域的特点，是知识经济和网络环境发展下的必然产物，是新时期企业稳定发展的重要保障。它通过全面收集企业信息资源、系统整合，提高企业项目的实施效益，影响企业的未来发展格局。推进档案管理信息化建设，就要提升档案信息化建设意识、建立健全档案信息化标准规范体系、强化档案信息化建设技术、注重档案管理人员团队建设，与时俱进，才能将企业档案管理信息化建设与企业经济效益协调发展。
        参考文献：
        [1]靳秀华.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2020（S1）：72-73.
        [2]任大伟.论企业档案信息化建设[J].兰台世界，2019（S2）：65.