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信息时代企业档案管理工作创新蒋雨

发表时间：2020/12/28 来源：《基层建设》2020年第24期作者：蒋雨

[导读] 摘要：改革开放以来，交通行业发展迅速，交通档案管理任务更加艰巨。

        临沂市房地产测绘院山东省 276000
        身份证号码：37130219850426xxxx
        摘要：改革开放以来，交通行业发展迅速，交通档案管理任务更加艰巨。信息时代，必须改革档案管理模式，创新档案管理工作，提高交通档案管理的质量和效率。在此基础上，探讨了交通档案管理存在的问题及创新途径，为推进信息时代的交通档案管理提供了一些思路。
        关键词：信息时代；交通运输；档案管理；创新
        引言
        近年来，随着社会经济的发展，我国交通运输业发展迅速，相应的交通档案管理任务也随之增加。面对复杂的交通档案管理任务，改变传统落后的档案管理方式，推进交通档案管理信息化，是时代的必然方向，也是提高交通管理质量和效率的必由之路。
        1交通档案管理信息化创新的必要性
        交通档案管理是指文字、图像、图表、音频、视频等资料。，这是交通部门的历史数据。对于促进交通部门的决策管理和交通执法记录的保存具有重要价值。加强交通档案管理十分重要。信息时代，传统的档案管理模式已经不能满足日益繁重的档案管理需求。因此，必须创新工作方法，推进档案管理信息化。（1）当今时代，随着交通运输的快速发展，档案管理的数量增加，管理的专业要求更高，档案的利用价值更深。推进档案管理信息化建设，采用先进的计算机系统和计算机管理软件，可以大大提高档案信息的收集、分析、传输、存储、管理和利用，大大提高档案管理效率。②传统的档案管理多为手工纸质管理，费时费力。使用信息管理可以大大提高管理效率，解放人力，减少重复劳动，节约成本。③随着交通行业的发展，交通档案的形式发生了很大的变化，不再局限于纸质档案，更多的是电子档案。视频、音频等数据形式越来越受到重视，成为交通调度、交通执法、道路安全监管等方面的重要证据。推进档案信息化管理是新时期交通发展的需要，也是未来交通档案管理和交通建设的必然趋势。④交通档案是交通行业和部门的历史资料，是事实、知识和经验的记录，具有广泛的参考价值。传统的交通档案管理基本上侧重于档案信息的获取、归档、整理和保存。但是，在信息时代，通过交通档案的信息化建设，信息的整理、分析、归档、传输、共享和调用更加方便，交通档案比以往任何时候都更能发挥自己的作用。
        2信息时代交通档案管理的问题
        在新形势、新任务下，交通运输行业发展迅速，管理任务更加繁重。推进交通档案管理信息化建设迫在眉睫。然而，与西方发达国家相比，我国交通档案管理信息化建设起步较晚，仍处于蓬勃发展阶段，总体上仍不成熟。虽然国家高度重视并不断推动其发展，但我国交通档案管理质量的提高仍存在许多问题，值得重视。
        2.1缺乏健全的工作制度
        交通档案管理是一项非常复杂细致的工作，对交通部门的工作管理具有重要意义。然而，目前许多交通部门没有意识到交通档案管理的重要性，在制度建设、资金投入、人员培训和基础设施建设方面投入不足，导致交通档案管理水平跟不上交通发展的需要，影响档案价值的发挥。
        2.2缺乏专业人员
        交通档案管理人才尤其是专业档案管理人才缺口较大。交通档案管理人才应具备专业的档案管理知识、计算机基础知识和一定的交通行业知识和技能，能够熟练收集和汇总相关信息，分析和处理相关信息，供相关部门使用。但目前很多地方交通部门，尤其是基层交通部门，还没有设立专门的档案管理部门或档案室，使用的管理人员既是行政人员，又是办公室秘书，部门之间缺乏沟通，根本无法满足繁重的需求。
        2.3落后的软硬件设施
        交通档案管理信息化建设必须依靠一定的电子信息设备、技术、系统和工具。然而，在许多地方交通部门，档案管理停留在纸质封存或人工录入的落后阶段，效率低下，制约了档案管理质量的提高。

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        2.4文件信息安全问题需要改进
        在信息时代，数据的获取和传播非常方便，给人们的工作和生活带来了巨大的优势。然而，相应的信息安全问题更加严峻。交通档案管理不可避免地涉及大量重要信息。加强对这些信息的维护和管理，确保信息安全，防止信息泄露和被不法分子窃取进行违法犯罪活动，是信息时代交通档案管理的一项重要任务。然而，目前许多交通档案管理机构和组织在这项工作中仍然存在一些薄弱环节，需要加强。
        3信息时代交通档案管理的创新
        信息时代，传统的档案管理模式已经不能满足当代档案管理的需要，必须积极创新，与时俱进，推进档案信息化，提高管理水平。
        3.1加强意识建设
        在信息时代，交通档案信息的管理不应该仅仅是档案管理者的事情，而是应该引起相关交通部门的重视。加强相关教育培训，通过知识讲座、报刊杂志、门户网站、电子信息平台等方式进行宣传教育，普及档案的重要性和基础知识。让交通各部门和工作人员认识到交通档案的价值和重要性，认识到归档的相关知识和程序，积极保管好相关凭证、文件和资料，积极与档案联系，提高档案管理人员收集和整理信息的能力，节约时间和精力。交通部门有关领导要更加重视档案管理，为单位档案管理制定相应的制度，提供必要的资金、人才和技术，为单位档案管理提供良好的保障。
        3.2创新工作体系
        信息时代，电子信息技术深刻影响了社会变革，渗透到社会改革领域，改变了社会生产生活方式和人们的思维，交通运输业也不例外。立足于交通行业的交通档案管理，要与时俱进，把握时代脉搏，根据档案管理的变化和创新，制定工作制度。比如创新档案管理处的日常工作制度，对档案的收集、整理、立卷、保管、传递、调用等各个环节制定严格的工作规范，保证档案管理的专业性和规范性；创新档案管理方式。摒弃传统落后的档案管理模式，采用先进的计算机系统和软件进行信息管理，提高工作质量和效率；加强档案利用，完善档案移交和借阅制度，在一定范围内合理利用档案，充分发挥档案的价值。
        3.3创新型人才培养模式
        信息时代，当前交通档案管理工作缺乏专业性强、经验丰富的技术人才，人才的信息技术操作能力较低，尤其是偏远地区的农村基层。因此，创新人才培养模式，提高档案管理人才的综合素质十分重要。首先要引进专业的交通档案管理人才，引进具有专业档案管理技能、计算机操作能力和交通基础知识的专业人才；其次，对现有档案管理人员进行定期和不定期的职业技能和职业道德培训，特别是加强档案管理的计算机软硬件和电子操作技能的培训，开展一些工作经验交流会，通过内部交流小组、行业微信官方账号、论坛、网络平台交流工作经验和技能，促进档案管理人员共同进步；最后，要建立明确的激励制度和监督制度，完善对档案管理人员工作条件的监督，实行责任制，明确责任和权利，奖励表现好、取得较好工作成绩的员工，并对犯严重错误和带来不良后果的人员进行相应的处罚，形成竞争机制，提升档案管理人员的综合能力，促进档案信息化管理。
        4结束语
        近年来，随着交通建设的快速发展，交通档案管理的相应任务和难度也大幅度增加。为了适应档案管理的新形势，交通档案管理必须采用先进的信息技术。业内相关人员应积极转变思维，加强交通档案管理制度和人才管理创新，加大资金投入，完善基础设施建设，加强安全管理，促进现代交通档案管理质量和效率的提高。
        参考文献：
        ［1］闫文静.浅谈交通运输行业档案信息化建设［J］.档案天地，2017（10）：53-54.
        ［2］夏利宏.浅谈信息化对交通管理档案工作影响和对策［J］.电子世界，2016（6）：89-90.
        ［3］李名洋.浅谈交通档案管理的信息化构建思路［J］.管理观察，2015（14）：34-35.
        ［4］刘英.浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设［J］.赤子，（23）：238.