云南工商学院 云南 650217
摘要：随着信息技术的不断发展，数字信息化时代的到来，企业的生产经营活动越来越多的在系统上完成闭环，过程中形成了大量的电子信息和数据。作为企业生产经营活动最直接的结果反映，企业会计档案不仅记录了企业的各项经营数据，也蕴藏了更大的管理价值。越来越多的管理人员开始意识到，在信息化时代下会计档案管理对企业的影响可能会超过预期，良好高效的会计档案管理正变得越来越重要。基于此，本文就信息化时代会计档案管理进行详细探究。
关键词：信息化时代；会计档案；档案管理
1 引言
网络信息技术的不断发展，为会计档案管理提供了技术基础，并推动了会计档案管理工作现代化建设。通过对传统纸质档案的数字化转型，不仅节省了档案管理的中间环节，提升了档案管理工作人员的工作效率，还实现了档案信息资源的有效整合，为档案信息资源共享创造了有利条件。因此，有必要针对信息化时代会计档案管理进行探讨，构建会计档案信息化建设与资源共享现实路径。
2 会计档案特性
（1）来源广泛。凡具有独立会计核算的单位，都会产生会计档案。这些单位包括国家机关、社会团体、企企业、学校、部队以及各级各类财会主管部门。各个单位在日常的经济活动中产生了大量的会计凭证、会计账簿和会计报表，因此，会计档案是一种普遍存在的专门档案，其来源十分广泛。（2）内容连续。会计核算活动是对各个单位经济活动进行完整、连续、系统地记录和计算，这种会计核算活动从填制审核凭证、登记账簿到归类计算、编制会计报表，前后衔接，一环扣一环，其过程具有很强的连续性。在此过程中形成的会计档案，在内容上也表现为紧密的连续性。对一项经济活动或一项财务开支，从其业务发生到结束，连续地进行记录，对大量的数字进行计算，综合汇总，在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、会计报表的内容密切相连，互为基础，全面地反映了各单位的经济活动过程和情况。（3）表达方式特殊。各种各样的会计档案都是以数字和指标体系为表述主体，对经济活动和财务收支情况进行量的记录和描述，文字说明材料在会计档案中只占很小比重。这种表达方式的特殊性，使会计档案有别于其他种类的档案。
3 研究意义
会计工作是企业管理的关键构成方面，在贯彻执行各项财务管理制度，落实会计各项工作标准等方面发挥着不可替代的关键作用。信息化技术快速发展，为企业会计信息化档案管理提供了更为丰富的技术手段，为会计人员更好地提升档案管理总体水平提供了更广阔的选择，使得传统模式下难以完成的档案管理任务具备了更大的可行性。长期以来，相关部门高度重视企业会计信息化建设，在制度建设、体制优化、措施保障、方向目标等方面制定并实施了一系列重大方针政策，并在信息化档案管理领域取得了令人瞩目的现实成就，积累了丰富而宝贵的实践经验，为新时期企业会计工作水平的提升与质量的优化注入了强大动力与活力，为企业更好地承担相应社会管理与服务职能奠定了坚实基础。在信息化背景下，企业会计档案管理工作呈现出诸多新特点与新趋势，它使会计档案信息更加精确，为企业管理层与决策层更好地开展科学决策提供了基础依据，一定程度上实现了对会计档案的分类统计与管理，提高了档案管理工作整体效率，符合企业社会职能转变的客观趋势与现实要求[1]。
4 信息化时代会计档案管理策略
4.1 建设会计档案系统
会计档案信息化是要建立在信息技术背景下会计档案管理系统与财务管理系统的高度集成，财务管理系统与企业内外部业务系统高度集成基础之上的。但是在现阶段企业的内外部系统间都广泛存在着信息孤岛问题，对于会计档案的信息化造成了巨大困难。
通过建设统一的企业级中台系统，既能快速响应前台系统的业务需求变化，又能满足后台系统，例如会计信息系统相对稳定的管理要求，实现对经营业务中原始数据的统一采集，成为各专业子系统交换信息、共享数据的平台和纽带。
4.2 会计档案管理数字化
会计档案管理信息化建设离不开数据管理以及网络技术的支持，为了进一步提高会计档案管理的工作效率和质量，保障档案的完整性以及信息的准确性，需要提升档案收集和整理的规范性和精准性。一方面，需要加快建设和完善会计档案数据库，在会计档案管理的过程中，相关工作人员需要将档案信息进行数字化处理，并将其录入到数据库当中，在录入数据信息时，需要确保数据的准确性，并且通过规范录入格式等，保障档案信息能够被识别和查询。另一方面，还应当不断更新和维护企业会计档案管理网站，确保网站在信息共享中发挥作用，进一步提升企业网站内和其他企业传送信息的效率。因此，企业开发会计档案数据库和系统管理，充分整合各部门的会计档案，发挥各部门的管理职能，以此建立流畅会计档案信息收集渠道，进一步提升会计档案管理能力以及服务水平。
4.3 提高人员综合素质
会计档案管理并非像想象的那样简单，也不只是表面工作，因为它不仅需要档案管理人员能够收集、整理、保管会计档案，更要具备创新能力和创新思维。“互联网+”的到来，对会计档案管理人员的素质提出更高的标准和要求。因此，大力引进具有计算机知识和档案学科知识的“双学科”管理人才是摆在我们面前艰巨的任务。同时，要定期组织会计档案人员参加培训，或者通过邀请档案学专家莅临企业讲解先进的档案管理经验等。企业可以根据自身情况制定奖惩考评激励机制，调动档案工作者的积极性，比如，将档案工作的管理好坏与年终奖挂钩，对于工作业绩突出的档案人员奖励，给予工作不积极的扣除一定的绩效奖励，从而形成良好的你超我赶的分为，充分调动档案工作者的积极性。综上，要从多方面去提升会计档案管理者的综合素质，只有这样，才能提升企业会计档案管理者的业务素质，推动企业档案管理工作再上新台阶。
4.4 提升会计档案使用率
通过建立会计档案信息化平台，能够将会计档案管理的收集、整理、归档、存储以及查询等结合到一起，极大地简化了管理人员的工作，有效提高了档案管理效率和使用效果。一方面，由于企业会计档案数量多、使用频率较高等特点，管理人员工作压力较大，导致了相关服务提供不到位，降低了档案使用效率。在信息化背景下，通过使用新型载体，通过信息化方式，突破档案信息调取方面的局限性，而且根据用户需求，简化审批程序，规范权限范围，降低拍照、复印等方式对原件产生的影响，不仅有效提升了档案使用效率，而且还有效保护了档案原件。另一方面，构建电子信息档案管理平台。实现核算、报销、票据等各个系统的数据传输和共享。通过会计档案信息管理平台，能够将报销等系统中的票据等相关数据信息整理并传输到会计档案管理系统当中[2]。通过各个模块的有效衔接，简化工作人员档案管理流程，并且还能够保证电子票据和原始凭证真实和完整。
5 结束语
会计档案管理意义重大，而信息化会计档案管理是会计档案管理的新趋势，其发展完善需要一个渐进的管理过程。重视信息化会计档案信息化建设，确保信息化会计档案管理的安全性、完整性、真实性，认真做好信息化会计档案管理，将有效提升档案管理工作的能力、提升企业财务管理工作的效率、提升企业的竞争力，助力企业的长远发展。
参考文献：
[1] 许燕梅.事业单位档案信息化建设工作探讨 [J].档案与建设，2019（12）：56-58.
[2] 吴皖娟.数字化时代档案管理信息化的建设路径 [J].山西档案，2019（02）：81-82.