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工程建设项目档案管理中的问题、难点与对策研究

发表时间：2020/12/29 来源：《基层建设》2020年第24期作者：王菲

[导读] 摘要：工程档案是工程建设项目科学、合理论证的基础，是施工单位施工活动的真实原始记录，为工程建设项目的生产经营、竣工验收、安全生产、设备处理、技术改造等提供可靠的原始资料。

        国家能源集团宁夏煤业公司烯烃二分公司宁夏银川市 750411
        摘要：工程档案是工程建设项目科学、合理论证的基础，是施工单位施工活动的真实原始记录，为工程建设项目的生产经营、竣工验收、安全生产、设备处理、技术改造等提供可靠的原始资料。因此，在工程建设项目档案管理工作中，应充分认识到存在的问题和困难，并积极寻求对策，以促进工程建设项目档案管理的规范化。
        关键词：建设工程；档案管理；问题；对策
        引言
        工程建设项目涉及的建设单位众多，投资大，工期长，质量标准和技术要求高，在施工过程中产生了大量的技术资料。文件内容复杂，来源分散，记录形式多种多样，是企业档案工作的重点和难点。近年来，兰州铀浓缩有限责任公司承担了多项国家重点项目，在工程档案的收集、整理过程中，也存在不少问题。针对存在的问题，及时采取有效措施进行整改，确保工程建设项目顺利通过国家有关部门的专项验收和竣工验收，结合工作实践，探讨了工程建设项目档案管理中存在的问题及对策，以供参考。
        一、施工项目档案管理现状分析
        在基地建设方面，重点建设项目与一般基建项目有以下不同之处：一是建设周期长，从开工到竣工，以及后续的生产调试和技术改造措施，都需要20多年的时间，投资额大，国有企业占多数。例如，基地建设最初是由中国政府与日本海外合作基金会签署的贷款协议，并得到（国家和省级政府）其他形式投资的补充。本机采用先进的进口设备和工艺，配套设备国产化，参与单位众多，如此大规模的黄磷、硫酸钙和重钙厂是很少见的。因此，工程档案的形成过程长，数量大，载体多，种类多，保存价值高。例如从设计方案到基础施工，共编制了一万多份文件，包括基础施工，科研，设备，地质勘探等，还有大量的文件，核算，音像档案，反映施工过程[1]。
        二、施工项目档案管理存在的问题与难点
        1.工程建设项目档案管理缺乏透明度
        施工的准备阶段，施工单位要做好图纸会审、工程开工报告等资料，随着工程建设项目的发展，文件和资料的数量也在增加。另外，有的工程施工周期较长，施工过程中应及时整理工程档案。但是，很多工程建设项目施工单位对项目档案的管理却知之甚少，认为工程建设项目档案管理简便易行，能够方便地收集、保存有关工程建设项目的资料，这极大地影响了档案部门对工程建设项目的研究与管理。
        2.缺少工程建设项目档案移交制度
        归档整理是工程建设项目档案管理的一项重要工作，项目文件分类归档并不难，但移交过程中容易造成混乱。例如，由于项目部只保留合同复印件，不能提供原件，因此在整理移交工程建设项目档案时，没有注明合同原件，这就给工程建设项目档案的管理和利用带来了困难。
        3.工程建设项目档案管理的后续更新不足
        煤炭企业工程建设项目档案管理工作，一开始是很认真的，能及时将工程建设进度和设备档案分类、整理、更新。但随着工程建设项目的不断深入，特别是为了赶进度，各部门都非常忙碌，工程建设档案的后续更新工作显得有些薄弱。
        4.建筑工程项目档案管理员短缺
        对于许多煤炭企业来说，每年都要进行更多的建设工程或其他大型商业项目。随着企业人事工作的不断发展，各环节的人员优化，精简，如果工程建设项目档案管理人员不足，工程建设管理、经济资料、联系单等与经济利益有关的资料不能在规定的时间内整理好，超过索赔期限，将会使本应属于建设方的利益失去保障[2]。
        5.建筑工程档案资料管理缺乏信息化
        当前，随着科技的不断发展，现代档案管理技术，尤其是计算机技术，已成为建设项目档案工作者必须具备的管理技能。工程档案管理人员能否跟上时代的步伐，推动工程档案管理现代化水平的提高，关键在于软件的使用和管理技巧。但是，在目前的工程档案管理实践中，一些工程档案管理员不能适应信息化给工程档案管理带来的新挑战，不能熟练掌握和使用工程档案资料，不能根据工程及单位的实际情况，管理和维护工程档案管理软件。

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        6.建筑工程档案管理的总体水平不适应新形势
        当前工程档案管理工作的总体水平参差不齐，影响了工程档案管理工作的全面开展。工程档案管理工作存在三个主要问题：一是部分档案管理员不能及时收集、整理、归档建设项目档案，对工程档案管理不熟练；二是部分档案管理员对建设项目档案管理工作认识不足，不能主动与有关部门联系，积极沟通，及时上报审核，造成不必要的重复劳动；三是部分档案管理员对工程档案管理工作不够规范，甚至漏报某些重要资料，如隐蔽工程质量检测记录等相关信息。档案工作水平还不能适应新时期档案事业发展的要求，特别是进入21世纪以后，出现了专业技术人才短缺，知识更新滞后等问题。
        7.施工项目档案资料管理人员素质不高
        有的单位配备非专职的档案管理人员，质量差，无法真正满足档案管理工作各方面的需要。很多专职档案工作人员没有主动做好本职工作，工作思路单一，另外，由于管理人员的流动性大，会出现档案管理具体工作和责任落实不到位的问题。
        三、建筑工程档案管理的对策研究
        1.对建设项目档案管理工作重要性的进一步认识
        项目开始前，由主管领导负责，建立相应的档案管理机构，同时提出了将工程档案纳入工程管理的相关要求。从项目策划到项目完成，每一阶段的文件资料都按规定整理归档，只有这样才能保证工程档案的质量。
        2.工程建设项目档案的规范化管理
        施工项目档案是对施工文件、材料进行转化而成的，规范施工项目档案管理，要不断明确涉及施工企业的领导、项目部经理和档案管理员的职责。建设项目档案管理工作要逐个分析，责任到人，形成一套完善的档案管理制度，使档案管理工作不断更新。以专职工程档案管理人员为主要骨干，以施工企业主管领导为负责人，确保各环节有专人负责，并明确考核办法，有资格的人得到奖励，有错误的人受到惩罚。
        3.严格执行工程建设项目档案移交手续
        建筑工程档案移交程序严格，责任重大，一不小心，就会导致档案丢失，因此，必须严格按照程序行事。一是全面清理工程建设项目档案，确保帐目相符；二是借阅工程建设项目档案，并及时督促归还；三是对部分零散资料进行分类整理、保管。若缺货，需要对贵重物品应及时整理、收集，并认真安排订购，只有这样才能保证档案的移交[3]。
        4.加强工程建设项目档案管理队伍建设
        煤炭企业要不断加强工程建设项目档案管理队伍建设，定期培训档案管理员，明确工程建设项目档案管理办法。如有隐蔽工程记录，对隐蔽部位、尺寸、隐蔽方法等进行详细说明，以便日后查找和施工后处理。对于绝密文件，要分开存放，避免绝密和普通文件的混用，确保工程建设项目档案信息的安全。
        5.充分发挥建设单位在工程档案管理中的监督指导作用
        按照《建设工程监理规范》的规定，监理单位应对工程文件，尤其是竣工图和竣工文件，进行监督、指导、检查、审核和签署工程实际情况，制定施工项目档案管理办法，从形成与积累、质量要求与保证、交工备案、责任部门分类编目、严格执行等方面，提出统一要求，确保工程档案的完整、准确。
        四、结束语
        从总体上看，施工项目档案管理水平反映了企业安全质量管理的整体水平。因此，要认真分析问题，严格过程控制，切实推进建设项目档案管理水平的提高，为科学、规范、现代化的管理做出应有的贡献。
        参考文献：
        [1]李玲.建筑工程项目档案管理收集难点问题及对策研究[J].城建档案，2020，No.245（02）：75-76.
        [2]宁惠玲.建筑施工企业工程项目档案收集中的难点与对策[J].城建档案，2016，000（010）：28-29.
        [3]李岩.石油企业基本建设项目档案管理中的存在问题及对策研究[J].数码世界，2019，000（001）：91.