彭楼镇人民政府 山东省菏泽市 274617
摘要：随着信息技术的发展，越来越多的技术、设备被应用到档案管理中，提高了档案管理的水平。以往传统的档案管理工作重点是保存档案，并没有把档案当做一种有效资源来利用，而大数据时代的来临，则使档案管理工作发生了明显的变化，在给档案管理带来严峻挑战的同时，也为档案管理提供了新的发展思路。
关键词：数字化档案；大数据技术；信息
引言：现代信息技术不断进步有助于档案管理方法革新与电子化档案系统普及应用。进入21世纪以来，在诸多新兴信息技术中，大数据技术因能将原始数据加工转化为可利用信息而受到社会各界的普遍欢迎，各行各业在处理电子文本档案时都首选使用大数据技术。该技术可以帮助档案管理者收集相比实物档案更多的数据，且仅占用极小空间，数据保存成本较低，信息挖掘效率更高，具备较强可循环利用效果，管理者能够借助大数据技术记录并统计数字化档案库中不同领域数据的内在相关性，高效去除数据库中的无用或冗余数据。工作人员使用较为方便，管理难度不高。基于此，文章分析了大数据技术对现代档案管理方式革新的推动作用，并指出了基于全新信息技术构建的数字化档案管控机制的内在弊端，提出了具有参考意义的解决方案。
1档案管理存在的问题
信息技术的快速发展使人们获取信息的方式更加多样化，但目前档案管理工作还存在诸多问题，难以实现档案的应用价值。
1.1档案管理工作人员不匹配
在大数据时代，信息数据变的繁多而复杂，档案管理工作面临更大的工作量与更加复杂的工作内容，因此对档案管理工作人员提出了更高的要求：需要具备较高的信息素养，具有大数据意识，才能更好地适应信息化时代。然而当前档案管理人员数量不多、流动性大且偏老龄化，他们对于新技术难以很快地接受与适应，在档案管理中只是将档案进行收集与分类，这样的管理方式难以充分发挥出档案的价值。
1.2管理模式陈旧制度不健全
在大数据时代，通过大数据的应用能快速处理工作，更快地收集信息、处理信息。近年来，档案数量在不断增长，纸质档案管理无法有效保存档案，且管理成本剧增，还存在诸多困难，如在长时间的保存中，纸张会出现字迹模糊、老化等现象，而且有时会由于漏水等事故导致档案信息的完整与安全受到威胁。传统模式下的档案管理制度僵化问题一直存在且亟待解决，使得档案工作者自身的工作积极性较差，在进行资料交接和存放时工作随意性较大，使得档案存在遗漏或者破损之后较难追责，逐渐形成恶性发展循环。
2大数据技术对现代档案管理体系革新的推动作用
2.1突破了数据存储的空间条件限制与信息追溯的时间条件限制
传统形式的纸面档案管理无法完整地记录信息录入档案的时间，可追溯性不高；在信息技术产生并应用之前要完成业务数据录入与储存必须消耗大量时间成本；档案存放占用较多空间；在查询档案内部各项信息之前需要办理烦琐复杂的手续，修改处理纸质档案信息的难度大，耗费时间长；档案管理者的工作热情普遍不高。但大数据技术条件下，管理者可在任意时段修改编辑电子档案的数据，帮助有需求的用户在数字化档案库中查找想要的信息，档案管理工作不再有空间条件方面限制，且使用大数据技术处理档案数据的管理系统能够在录入档案资料的同时记录资料录入时间，且无法由管理者进行二次修改。这就保证了档案信息的可追溯性，一旦发生信息编辑错误或存储设备损坏，管理系统可以临时调用云端存储的数据进行全面修复，避免因人为活动造成档案数据遭受不可修复的损坏。
2.2改变了数据存储模式，延长了档案使用寿命
大数据技术为信息数据更换了具备更长使用年限的载体，减轻了档案修复和保存消耗的资金成本，提高了档案中有价值数据的转移效率。
在面临突发自然灾害或人为失误时，基于信息化技术构建的档案系统有更强的抗风险能力与自我修复能力，利用大数据技术构建的数据存储体系不会因某一终端设备损坏受到结构性损伤。相比之下，纸质档案容易因各类突发事故或次生灾害受到不同程度的损坏，或者纸质档案因时间限制发生老化破损，纸张因过度脆化而难以使用常规手段进行查阅，丧失继续使用的价值。大数据技术采用分布式存储机制，能够提高档案储存的安全性、增加档案使用寿命，且数据库日常运转的稳定性高于纸质档案馆，技术层面的升级革新能减少对纸张的大规模使用，减少对林木资源的消耗，老化的纸质档案无法循环利用，而废旧的电子设备可回收利用，更加节能环保。
3大数据时代背景下管理模式优化思路
3.1切实转变档案管理工作职责
构建完善档案管理信息化系统，把纸质档案信息化转变成数字档案信息，达到共享档案信息的目的。在大数据时代中，档案管理工作不再是简单的搜集、整理和归档保存，还要求统一管理文字档案和数字档案，管理人员主动开发和挖掘档案资源，从单纯的管理档案切实转变为服务档案、应用档案、提升档案价值。
3.2提高档案管理工作智能化水平
大数据时代的档案信息管理工作越来越具备高效性，通过合理应用软硬件和储存技术，促使档案管理服务，成功摆脱了以往时间和空间上的限制，并且还可以快速备份档案数据信息，保障数据的完善性。更为关键的一方面是，管理期间应用的系统也越来越具备智能化，可以快速获取诸多信息，并且归纳和整合，以直观的形式呈现给需求人员，帮助需求者获取所需的信息。
3.3以“大档案”指引档案体系建设
基于大数据背景下，档案信息量和利用需求急剧增加，各单位宜将档案信息服务体系建设作为档案工作的重点内容，并制定具体的档案信息服务体系建设的规划，将规划细化落实，督促规划的有效执行，并开展科学合理的评估，为规划目标的实现打下坚实的基础。同时各单位还要加大投入力度，构建完善的硬件环境，并通过开展多种形式的宣传，增强工作人员的档案意识，进一步提高档案信息收集和整理工作的质量和水平。在档案服务开展过程中，为了能够进一步提高档案服务水平，还要强化档案管理人员的整体素质。通过开展有效的培训和教育，针对不同侧重点的业务知识对档案管理人员进行培训，进一步促进档案管理人员的服务意识和专业技能的提升。并要积极引进信息方面的专业人才，提升档案队伍的信息化水平。
3.4建立档案信息服务处理平台
为了能够有效地提高档案信息服务的质量和水平，宜采用各种先进的成熟软件和技术来构建档案信息服务处理平台，在具体构建过程中要重视搜索引擎技术和非结构化数据处理技术的应用，确保打造的数据处理模型标准化、智能化。一般情况下，档案信息服务系统可以借助于大数据管理平台，集档案信息检索与大数据管理于一体，能够为档案信息管理提供便利而快捷的查询应用服务，进一步促进档案信息服务可靠性和实用性的提高。
结语：综上所述，大数据的应用能提高档案管理工作的有效性，同时也为社会发展提供了方便、快捷。而在大数据背景下，档案管理人员要不断提升与优化管理思路，将档案管理模式进行及时地转变，快速地适应现代化的档案管理模式，更加有效地解决档案管理中存在的问题，加快档案管理中各方面制度的建设，使档案的应用价值充分发挥，加快时代的进步与发展步伐。
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