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建设项目档案信息化管理研究

发表时间：2020/12/29 来源：《基层建设》2020年第24期作者：侯晓玲

[导读] 摘要：当前工程建设项目档案管理中普遍采用信息技术，这是受项目信息化管理水平影响的，综合运用档案信息化管理手段，实现档案信息与工程项目管理系统的无缝对接。

        国家能源集团宁夏煤业有限责任公司煤制油化工工程建设指挥部宁夏银川市 750411
        摘要：当前工程建设项目档案管理中普遍采用信息技术，这是受项目信息化管理水平影响的，综合运用档案信息化管理手段，实现档案信息与工程项目管理系统的无缝对接。这样既能对工程施工过程中的所有文件严格管理，又能动态地监控整个工程过程，保证工程档案的准确、完整、系统。工程文件作为各种文件资源中的重要内容和组成部分，占据了不可替代的地位。所以，进行科学、合理的项目管理，意义重大。在当前知识库管理中，根据实际需要，积极推进知识库管理电脑化，有效提高了文件管理水平和质量，促进了项目文件资源的合理利用，提高了项目文件的价值和作用，促进了档案事业的健康发展。
        关键词：建设项目档案；信息化管理
        引言
        在工程档案管理中，最困难的环节是工程档案的收集，因为并不是每个项目档案管理员都有经验，为此，我们采取了很多措施。为了提高了项目文件的收集效率，制定了相关制度，制定了合同，但是，实际效果和预期还有差距。客观原因很多，比如项目多，投资大，建设期长，工程过程复杂，文件种类多。因为项目管理者少，项目进度信息慢，所以也是建设项目档案难以管理的客观原因。如何改变项目文件的收集和管理在现有条件下是一亟待解决的问题，笔者认为要改变工程文件管理的现状，就必须结合“人才意识和管理资源”，从根本上提高工程管理的效率。这项贡献将结合企业信息化建设的实际，如何将“人才意识+管理”整合到文件信息结构中，最终实现文件信息化。
        一、项目档案信息化管理概况
        项目档案是保存在计算机上并通过网络转发，项目档案管理的实施方式改变了传统的档案信息管理模式，使知识库的保存、传递、利用更加有效，项目档案信息管理的实质是：从纸质档案到数字档案。随着社会科技的不断发展，项目档案管理已成为档案产业发展的必然选择，但是项目档案缺乏实际的管理和使用。这些问题可以通过实施项目档案管理信息化来较好地解决。使用计算机可以节省很多时间，减少经营成本，此外，这些数字文件受环境因素影响较小，不易损坏，因此更加安全[1]。所以在项目管理中实施信息化管理是十分必要的，这是新形势下文档管理不可避免的前提。
        二、项目档案信息化管理的有效途径与对策
        1.档案管理观念的转变
        转换管理理念，提高文档管理水平是项目开发的主要任务。要充分认识传统文件管理的不足和新形势下文件管理工作的要求，提高对项目管理计算机化的认识，加大对项目文件信息管理的投入，为更好地实施文件信息管理提供支持。另外，项目管理者还将进一步加强文献信息管理的研究，为实施文献信息管理创造科学、有意义的理论基础和方法，使其发挥更大的作用。
        2.项目档案信息化管理机制的建立
        工程档案信息管理过程中，另一个关键是要建立科学、合理的管理机制，这是工程档案管理工作的根本保证。具体地说，我们应该从以下几个方面入手；，建立工程档案信息管理系统，档案管理部门在实际工作中，应进一步完善原有的档案管理制度，整合信息管理的内容，为实现档案信息管理提供一定的指导和规范，使之更具科学性和合理性。档案馆应结合自身实际，建立科学合理的档案信息化管理方法，并合理运用。对此，应将档案信息安全作为重要内容，以确保安全为前提，更好地利用档案信息。重视档案信息工作，工程档案资料记录在工程项目中，项目管理者在借阅工程档案资料时，应核实借阅者的身份，避免非法利用工程档案资料，提高档案利用率[2]。

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        3.建筑项目档案信息管理机构
        工程档案信息管理框架主要包括工程档案管理系统、资料接收（包括目录资料和电子文件资料）、资料存档和组卷、资料查询和借阅、资料统计、资料数据挖掘等，项目部需要的资料和资料可通过界面查询，工程项目管理系统的某些功能同样需要工程档案管理系统的确认和支持。举例来说，在项目评估中，从项目档案管理系统来看，评估项目档案中的数据应该更加真实、可信和令人信服。
        4.在建设项目档案管理系统中纳入存档计划
        在建设项目档案管理系统时，每个人都对计划管理的重要性有深刻的理解。有计划的管理活动，是指在活动执行之前，对于活动实施中可能发生的偏差，进行科学预测、充分分析、系统计划，采取适当措施确保活动结果的预测可能性和验证性。按照要求，将工程档案管理纳入工程管理程序，与工程建设同步进行，具体管理职责和管理措施，明确工程档案的归档计划和范围等要求，所以存档计划的重要性是显而易见的[3]。工程档案是工程实施过程的产物，因此工程档案的归档计划必须与工程实施计划相结合，才能真正起到作用。因此，在可行性报告被批准后，在项目管理系统中制定项目实施计划，并使用项目归档计划来评价归档计划的功能和有效性。笔者认为，由于项目实施的特殊性，在项目实施过程中会发生很多变化，业务申报计划的公布更具操作性。
        5.建立公共档案项目管理体系
        要推进建筑工程档案规范化管理，就必须加强工程档案工作。当前，虽然国家、集团各级文件及单位自身在管理方法或管理标准上都提出了项目档案管理与工程项目管理“四同步”的要求，实施情况也在不断改善，但仍有很大的提升空间，档案意识还有待从项目经理到项目经理再到项目总监。管理方法和标准的制定要在实际管理工作中不断实践，不能只停留在纸上。为此，应加强对管理办法、标准和要求的宣传和贯彻，培养工程档案相关管理人员的工程档案意识，提高工程档案知识储备，使其进入良性循环。工程档案宣传和实施培训的方式多为召开现场培训班或现场指导，全面了解工程实施过程，也可以抓住关键点，对工程实施进行宣传和培训。公布备案计划，同时公布备案范围、备案要求及备案方式的公布和实施；在项目实施过程中，根据每个项目的特点，提出具体的备案内容和方法要求；在项目验收时，对形成的有关文件和资料进行审查，并提出整改意见。此外，还为项目管理者提供了宣传培训等方面的需求和意见。
        6.通过建设项目管理系统收集电子项目档案目录和电子文件
        在项目管理系统中使用这些数据也是文件作业者应该考虑的问题。首先对项目数据和系统进行全面管理，然后将项目数据和系统传送给系统，确定是否必须将项目管理和系统全面管理，但不允许有任何形式的电子目录和数据传送。投资银行还应根据当前项目管理要求，库结构应与字段名称一致，应该为项目管理系统命名，为公司文件的制作打下了坚实的基础。要实现建筑工程档案信息化管理，需要建筑工程档案管理者主动、深入、全面地思考，并制定相应的规范和标准，以推动管理理念和方法的落实。
        三、结束语
        信息化管理已经成为现代工程档案管理中一项必要的任务和要求，也是推动工程档案管理工作更好地开展的必要手段。为更好地实现工程档案信息管理的目标，工程档案管理者应重视工程档案信息的管理，采取有效的措施和手段，实现工程档案信息的管理，以适应工程档案管理的需要，使之得到更好的发展。
        参考文献：
        [1]关明杰.浅谈档案信息化建设与工程档案管理[J].黑龙江史志，2015，000（004）：49-49.
        [2]李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智，2015，000（005）：365-365.
        [3]陈萍.交通建设工程监理档案管理信息化建设的思考[J].建材技术与应用，2016，000（005）：39-41.