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浅析如何实现单位档案资源的信息共享

发表时间：2020/12/29 来源：《基层建设》2020年第24期作者：张泽群

[导读] 摘要：随着我国信息化社会的高速发展，网络技术的应用越来越普遍，互联网上信息资源共享也应运而生，信息的共享不仅能满足人们对各类信息资源的求知，同时也大大提高了人们追求新事物的效率，因而，信息化的发展越来越受人们的欢迎。

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        摘要：随着我国信息化社会的高速发展，网络技术的应用越来越普遍，互联网上信息资源共享也应运而生，信息的共享不仅能满足人们对各类信息资源的求知，同时也大大提高了人们追求新事物的效率，因而，信息化的发展越来越受人们的欢迎。档案资源作为一种重要的信息资源，也逐渐受到人们的关注，但是，在信息化高速发展的社会背景下，全面实现档案管理的信息化、数字化也存在一定难度。探索如何改善档案管理环境，真正实现档案资源信息共享成为重点工作。
        关键词：档案资源、信息化、共享
        当今信息化社会的发展正势如破竹，也越来越受人们关注，计算机和网络技术的全面应用给人们的生活和工作带来的便利，也提高了人们的工作效率。现阶段，我国在档案管理方面也已具备了实现信息共享的条件，但从总体来看，其发展处于初级阶段，还不够完善。因此，我们应该深入挖掘档案资源，不断更新档案管理理念，创新档案管理模式，从而逐步实现档案资源的信息共享。
        一、实现档案资源共享的重要性
        1.1实现档案资源共享能最大化发挥档案信息的价值。档案资源要想充分发挥其真正的社会价值，离不开档案资源的共享，实现档案资源的信息共享，一方面能满足人们对各种信息的搜集、查阅和利用，为人们的工作及生活提供便利；另一方面也能大大缩短人们提取档案信息的时间，提高工作及生活效率，从而实现档案资源价值的最大化利用。
        1.2实现档案资源共享能保障人们的知情权。信息化时代，各种信息资源铺天盖地，既有有利的乐观的信息，也有低级的有害的信息，档案资源也是如此。只有实现档案资源的信息共享，才能有效保障人们对档案信息的知情权，才能让人们了解更多渠道的信息，从中摄取对自己有利的信息，摒弃对自己不利的信息，减少人们在提取查阅档案信息时面临的未知问题。
        1.3实现档案资源共享有利于档案资源的开放式管理。随着人们对自己各项权利的监督和保护意识的加强，人们对档案管理进行监督等方面的体系也逐步完善，档案资源的开放式管理逐渐发展，开放式的管理理念既保障了人们对信息资源的知情权，也为人们收集、查阅、利用档案资源提供了方便，其已成为一种新型的档案管理理念备受人们欢迎，实现档案资源的信息共享，也为开放式的档案管理提供了基础保障。
        二、我国单位档案资源共享的现状
        2.1缺乏档案资源共享意识。受传统保守管理观念的影响，人们在资源共享方面还缺乏相应的认识，通常情况下，人们愿意相信自己获得的信息，而不愿承认别人信息的准确性，从而不愿意和别人分享自己的信息，同时，即使在分享信息的情况下，也不愿将自己获知的信息完完整整的分享他人，在档案资源的共享发展过程中，也同上述一样存在着私心及利益分布不均的问题，出现人们不愿意共享、及不愿意完全共享的现象，从而桎梏了档案资源共享的发展。
        2.2档案资源共享难度大。

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我国的档案资源信息共享还未形成规模，在资金投入上也相对匮乏，对档案资源的开发、提取数量有限，导致档案信息量不足，达不到信息共享的条件，同时，虽然档案资源管理上实现了初步的信息共享，但是共享信息质量不够高，难以满足人们的需求，费用的缺乏也使信息共享难以正常运行。
        2.3缺乏档案资源共享体系。由于长期以来上级部门对档案资源共享的不重视，也未明确有效的信息共享方面的制度及规定，使信息共享缺乏制度的约束，共享的信息安全性难以保障，共享过程也缺少有效的监督和约束，使档案资源共享工作难以规范化开展。
        三、档案资源实现信息共享的有效途径
        3.1转变档案管理共享理念。受我国档案资源管理长期传统观念的影响，有些单位不重视发展档案资源的信息共享事业，档案管理也只是对档案资源进行简单的收集保存。因此，应该转变档案管理共享理念，利用网络技术对档案资源后期的查询和共享进行管理，不断更新档案资源共享的手段和方法，实现档案资源共享事业的不断发展壮大。
        3.2为档案资源信息共享建章立制。制度体系的健全是保障各项事业顺利开展的基础，对此，上级领导应格外重视信息共享工作，制定相应的制度及考评机制，对档案资源共享全过程进行规范，使档案资源的共享工作有步骤、规范化的有序进行，同时对共享的信息实施安全保护，杜绝恶意赖用档案信息的行为。
        3.3实现档案资源共享的信息化。档案资源的信息化建设离不开电子计算机及网络软件的应用，要加大资金的投入，购进先进的电子设备，利用网络技术对档案资源进行提取、分类及整理，避免有害信息的传播及相同信息的重复，通过网络技术的运用，提高档案资源信息共享准确率，同时，要建立防火墙，保障共享信息的安全。
        3.4建立档案信息数据库。由于档案信息量的不足阻碍了我国档案资源共享的发展，为此，可以通过网络技术手段建立完善的信息数据库，汇总各方面的档案信息，并通过计算机软件对这些信息进行分类处理和整合，从而整合后的信息数据库实现网络共享，提高信息共享的质量和效率，同时满足人们多样化的需求。
        结束语
        档案资源共享是档案管理工作的发展趋势，要充分认识信息共享工作的重要性，加快转变档案资源共享理念，重视信息共享工作，完善档案资源信息共享制度机制，逐渐实现档案资源共享的信息化建设，从而实现档案资源的信息共享。
        参考文献：
        [1]《中共党员中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》.
        [2]张号.《亚洲国家高等教育改革》，载《北京青年教育报》.2004年4月19日.
        [3].范宗斌《档案信息资源共享的几点思考》.《贵州档案》2003年第5期。
        [4]向李文《档案资源整合与共享的实现条件研究》，《情报杂志》2006年第12期。