周琼
广州南方建筑设计研究院上海分院 中国上海 200000
摘要：伴随着我国逐渐迈入信息化的时代，信息技术在社会中的不少领域发挥着突出的作用。伴随着信息技术的进一步发展，实现档案信息化管理已经逐渐地发展成为档案管理的发展趋势及方向。档案实现信息化管理可以有效地提升档案管理效率以及档案的利用率。在这篇文章之中，提出新时期档案信息化建设中存在的问题，主要为企业对于档案管理的信息化管理工作缺乏重视、档案信息化管理的安全意识较差、档案管理人员缺乏信息化建设的素质、档案信息化建设投入不足，提出新时期下加强档案信息化管理的策略，为积极更新观念，提高信息认识、保障信息管理的安全性、加强档案信息化管理人才队伍建设、加强档案信息化管理的技术及资金投入力度。
关键词：新时期；档案；信息化管理
1 引言
这几年以来，将信息技术应用于档案管理之中已经进入了一个重要的变革时期，信息技术在整个档案的改革中发挥了重要作用。在新时期之下，为了让档案管理适应时代发展，充分发挥档案在社会中的作用，科学有效地管理信息资源是档案信息发展不可或缺的重要环节。档案信息化管理的核心是档案保存方法的转变，即用数字信息化存储方式取代传统实物存储，这种存储方式的转变有助于档案资源的整合及共享，从而进一步发挥档案资料的服务价值。同时，数字信息化的存储方法方便了档案数据的寻找和检索，不受存储空间和存储时间的限制，从而有助于全面提高档案管理的质量和效率。
2 档案信息化管理概述
所谓档案信息化管理，就是以信息化管理模式进行档案资料的管理，促进档案管理质量和效率的提高。随着社会的不断发展和进步，传统档案资料管理已不能适应时代的发展需要，与此同时，伴随着信息化进程的不断推进，传统纸质档案渐渐地转变为数字化信息形式。档案存储形式的变化给档案管理工作带来了根本性的改变，而这种档案信息化管理模式与以往相比，在档案收集与档案资料的查找与利用方面具有明显的应用优势。这说明档案信息管理化具有较高的应用价值和较大的发展空间，这是现代档案管理的重要发展方向。
3 档案管理信息化的意义
3.1 有助于资源共享的实现
传统的档案管理工作以纸质档案资料为主要对象，服务对象实际上是有限的，这也降低了档案管理工作的内在价值。档案管理实现信息化管理，可以在广大档案使用者之间使得信息闭塞的壁垒得以消除，让人们通过互联网网络查阅档案信息，实现对档案资料的开发、利用以及保存，可以实现档案资料更高层次的共享。例如：将档案信息资源分类录入，并设置相应的目录数据库，以便档案用户可以快速检索相对应的档案信息；通过在网站上发布一些可公开档案信息资源，来实现对一些档案信息资源的共享，从而切实提升档案的实际使用效率。对于那些无法直接查阅档案信息的人员，添加一个档案信息查阅网络渠道，可以通过这个渠道进行申请，档案管理人员将审核申请人的信息，然后提供档案信息服务，它可以有效地改善传统档案管理服务时间和空间限制。
3.2 实现档案管理新发展
传统的档案管理相对效率低下，难以满足当今社会快速发展的需要，档案管理人员需要意识到档案信息化管理是多么重要的，从而摒弃传统意义上的档案管理思想，深挖各种影响档案信息化的问题，需要制定一个符合档案信息化的工作结构，这也有助于档案管理与整个社会的发展更加紧密地融合在一起。
3.3 满足改革发展的新要求
过去，对于档案的一系列管理主要依靠人力完成，档案管理在一定程度上容易出错，以及员工的整体效率可以说是相当低下的，而一些重要的档案数据则容易出现残缺、丢失等问题。在各种自然灾害的影响下，许多有价值的档案往往被大量破坏。档案管理的信息化很好地解决了这些问题，档案管理信息化实现了档案资料收集、整理的高效化、保存的海量化，并通过异地备份有效地防止了档案资料丢失等一系列的情况的出现。
4 新时期档案信息化建设中存在的问题
4.1 企业对于档案管理的信息化管理工作缺乏重视
就目前形势看来，仍然有许多企业管理员不完全了解传统档案管理所存在的问题，或者对于档案管理在其自身发展中的重要作用缺乏深入地了解，而且自然而然无法理解信息化技术在业务应用之中的好处，这也限制了企业的档案信息化建设效果。
4.2 档案信息化管理的安全意识较差
档案信息管理不同于其他信息管理任务，档案信息管理中有很多重要文件，特别是，一部分的存档信息不可以泄露出去，需要采取保护措施，然而，在工作过程之中，容易被工作人员所忽视，从而在一定程度上为档案信息化管理造成一定的安全隐患。伴随着互联网技术的不断发展，档案信息在互联网网络上出现安全保密问题或者工作人员对档案信息保护工作缺乏应有的重视程度，犯罪分子会采取一系列的措施窃取档案信息，有的甚至传播到网络之上，导致档案信息的严重泄露，从而给企业自身造成一定的经济损失。
4.3 档案管理人员缺乏信息化建设的素质
在过去的档案管理模式下，档案管理人员没有对情况的各个方面提出过多的要求，并且许多企业档案管理人员不会使用计算机，或者是不精通使用计算机来进行一系列地操作，他们没有信息技术方面的专业知识。在档案信息化建设和档案管理之中，不能有效地利用信息手段将纸质档案转换为电子档案，并且所使用的档案的管理方法存在严重的滞后性，这对档案管理的效率以及效果产生了负面影响，从而对于档案自身管理工作的有效发展具有消极影响。
4.4 档案信息化建设的技术投入以及资金投入不足
档案信息化建设需要一定的资金投入，一方面，需要与之想配套的硬件设备，比如说扫描仪、计算机以及打印机，采用以上设备可以方便实现纸质档案的电子化；另外一方面，需要投入与之想配套的一系列的软件设备，如果使用这些软件设备的话可以方便档案存储以及管理。总体而言，档案管理实现信息化管理不但需要在技术方面加大投入力度，并且需要在资金方面加大投入力度，然而，就目前形势看来，企业对档案信息化管理缺乏应有的重视程度，无论在技术投入还是资金投入方面还是比较少的，影响了档案信息管理工作的发展进程。
5 新时期下加强档案信息化管理的策略
5.1 积极更新观念，提高信息认识
在新时期，对于企业领导者而言，需要以一种积极的心态牢牢树立“电子档案”观念，做到跟上时代前进的步伐，使得以往档案的简单收集，整理以及借阅模式做出了一系列地变化，然后需要结合当今社会的实际情形。此外，企业领导和管理者还需要摒弃传统的手工操作管理的观念，从意识形态上牢固树立档案管理信息化的观念，进一步促进企业档案的自动化管理，对档案信息的巨大价值有较为深入地认识，为这之后的档案管理实现档案信息的动态化以及便捷化提供方便，从而促进档案价值的最大化的目标的实现。
5.2 保障信息管理的安全性
可以说，档案信息具有较强的政治属性，因此，具备机密性的存在，这也对档案管理自身安全性提出了严格性的要求。尽管当前的互联网时代已经非常发达，并且信息化传播速度正在不断加快，它为人们的生活带来了便利，但是很可能会出现诸如信息泄漏和信息安全威胁之类的问题。应积极改善和优化网络环境，并认真实施防火墙技术，从而确保内部网络与外部网络的安全性、有效性，牢牢地建立对档案信息做好访问权限设置工作，建立一个较为严密的安全保障体系，从而确保档案相关数据的安全可靠。
例如，大多数企业单位当前都安装了网络防火墙，以确保档案信息的电子信息安全，但这不是唯一的方法。面对档案信息系统安全性的所引发的一系列的问题，对于企业而言，理应至始至终保持警惕心理并且通过综合运用定期防护计算机系统、加密防护数字化档案等一系列的手段从而有效提升信息安全体系的安全性。
5.3 加强档案信息化管理人才队伍建设
对于档案管理工作人员而言，其业务素质直接关乎到档案信息化建设的进程。因此，一方面，一系列的相关部门要扎实做好对档案人员的业务培训工作，在档案业务的相关培训课程巧妙地融入信息化网络技术等一系列的相关知识；另外一方面，档案管理部门在对相关人员做出招聘时，要大力引进复合型人才，从而为档案事业的健康发展提供有力的保障。
5.4 加强档案信息化管理的技术及资金投入力度
技术和资金是基于信息化的档案管理的基础，档案管理部门必须确保只有在足够的技术和资金支持下才能实施信息化管理。一些企业管理部门仅看到信息化建设的好处，还没有清楚地分析档案管理要求，在缺乏技术和资金支持的情况之下，档案管理工作的开展仍然存在一些缺陷。因此，企业在进行信息化建设时，有必要健全技术和资金保障管理，对资金管理工作投入较大的关注程度，从而为进一步推动档案管理信息化建设提供强大的技术支持，以防突发事故影响档案管理的有效性。企业需要将建设资金纳入在其财务预算中，分析档案信息化建设所需的资金，并制定实际计划。档案管理部门需要确保员工学习新的技能和管理方法，投入更多的设备和更为强大的技术，更新管理软件系统，并确保将档案管理信息化应用于各个方面。在建设档案管理系统时，企业需要考虑企业的发展状况和发展趋势，对分配到档案管理部门的资金进行预算编制，并提供强有力的支持以防止在实际工作中产生难以避免的问题。当投入相关的管理技术时，需要通过开发软件技术，阐明国家技术标准并提出对技术人员的特定要求，来增加对建立档案信息的投入，并提高档案管理的安全性和稳定性。
6 结论
就现如今形势看来，我国逐渐迈入高速发展的信息时代，传统模式之下的档案管理工作存在着一定的滞后性，无法再满足现代人的需求。为了更好地适应社会发展，档案管理必须不可避免地朝着信息化和现代化的方向发展，但是这个过程非常漫长，需要许多档案管理人员不断努力。
参考文献
[1]洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊，2018(06)：177-178.
[2]吴雅鸣.新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].内江科技，2019(06)：11-12.
[3]张红霞.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2019(10)：79-80.
[4]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014(23)：150-151.