不动产登记档案的信息化管理--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

不动产登记档案的信息化管理

发表时间：2020/12/30 来源：《建筑科技》2020年7月上作者：李素云

[导读] 随着我国网络经济和市场经济的快速发展以及竞争日趋激烈化，高要求和新挑战成为不动产登记部门在档案管理中亟需面临的主要问题。

山东菏泽市东明县自然资源和规划局李素云 274500

摘要：随着我国网络经济和市场经济的快速发展以及竞争日趋激烈化，高要求和新挑战成为不动产登记部门在档案管理中亟需面临的主要问题。数据和信息的重要性成为了各领域普遍关注的问题之一，而这在不动产登记档案管理工作中显得尤为突出。不动产登记档案管理工作离不开大数据的支持。传统的不动产登记档案管理都是简单的关于信息数据的整合、分类保管以及合理归档的工作，但在新的大数据时代下，由于大量的不动产登记信息需要处理，传统的不动产登记档案管理已经不能满足新时代的需求，必须尽快找到新的不动产登记档案管理工作模式，顺应大数据时代的发展。
关键词：不动产；档案；信息化
        引言:深入分析不动产登记档案的信息化管理，可使档案管理效果更加显著，实现不动产登记档案利用价值最大化。因此，需要在加强不动产登记档案管理的过程中,充分考虑信息化时代背景下的形势变化及发展要求，实施好切实有效的管理工作计划，促使不动产登记档案管理更具科学性，促使其完整性不受影响。在此基础上，有利于丰富不动产登记档案管理方面的实践经验，保持其良好的应用状况。
        1.不动产登记档案信息化管理的意义
        1.1便于物权确认，提升档案服务水平。不动产登记档案主要是对物权进行登记记录的信息资料，能够全面、准确、真实地反映物权信息以及相关的权益证明。此外,不动产登记档案在诉讼、个人信用、税务以及其他领域都具有重大的凭证价值、参考价值。一方面，推动不动产登记档案信息化管理，可以实现“一档多用”的目标，满足不同群体的档案查阅和利用需求，提升单位整体服务水平。另一方面，推动不动产登记档案信息化管理，能够保障物权确认工作的开展，避免工作中产生不必要纠纷。
        1.2减少档案管理成本，实现长期保存。传统纸质档案管理环境下，许多单位不仅需要在档案管理领域投入了较多的人、财、物，而且需要耗费精力对档案室的环境予以监测和维护。与此相比，不动产登记档案信息化管理则能够突破传统档案管理的局限性，实现“一次输入。多次使用”的目标，减少档案管理成本。一方面，不动产登记机关的工作人员将相关的档案信息录入档案管理系统或者数据库中，可以为后期档案内外共享、档案内外传输提供基础，避免重复操作、重复劳动，节省后期管护成本。另一方面，不动产登记档案以数字化的形式呈现，可以更好地保存在计算机、硬盘以及云终端，保存期限更长。
        2.不动产登记档案信息化管理中存在的不足
        2.1信息存在安全隐患。不动产登记档案文件的保存需要防潮的设备以及存储空间、专门的档案室和专业的管理人才，但目前由于不动产登记部门设备比较陈旧、老化,专业的不动产登记档案管理人员较缺乏，导致不动产登记档案信息的保存存在许多安全隐患。同时，由于档案管理信息系统的更新升级步伐较慢，使其自身也存在非常大的信息安全隐患，因此在新建立的系统中有必要防范自身存在的信息安全风险。
        2.2档案数据库建设滞后。随之不动产登记档案数量日益增多，建设档案数据库，实现资源整合利用势在必行。然而，现阶段仍有部分单位档案数据库建设滞后.一是单位内部办公系统、业务系统与不动产登记档案管理系统之间存在数据传输壁垒，相关的信息数据无法在内部进行实时共享和同步。在这种情况，如果全部要求档案管理人员手工录入，则容易出现人力资源不足的状况。二是历史存留的纸质档案资源尚未进行数字化处理，无法在档案管理系统终端进行分类、编号以及著录，影响档案数据库建设工作。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        3.不动产登记档案信息化管理的有效对策
        3.1坚持标准化建设。坚持标准化建设能有效促使不动产登记档案信息化管理工作更好地在生产实践中发挥作用和价值。一是统一技术标准和业务规范,对每一项不动产登记档案信息化管理业务都要对有所涉及的事宜做好明确详细的记载，并用统一规范的格式进行记录。二是关注信息化管理措施实施的统一性，充分利用计算机网络和信息技术的优势完成不动产信息管理基础平台的搭建，在整体建设规划中加入这一环节，同时借助有关政策和指导性文件的支持力量监督档案信息化建设工作的有序推进。与此同时，有效利用云计算平台或大数据处理技术实现海量资源的整合，也能全面提升不动产登记档案信息化管理水平。三是科学合理实施集约化管理措施，以提高不动产登记档案信息化管理建设的规范性，确保建设质量，要全面充分考虑有关的集约化管理措施，这样才能让管理系统与归档标准的统一化形成合力，全面促进不动产登记档案信息化管理技术水平的提升。
        3.2提升不动产登记档案资源的安全。我国档案管理一直以来采用的是纸质文件，这种管理方式存在诸多不足，并且比较容易受到损坏，保存周期较短。同时,纸质文件使得管理人员在处理信息和数据时会存在很大的风险因此，我们要不断开发新技术、新方法、新设备，以此来保存重要文件资源。同时，研发部门要研发一套高安全、保险性能高的管理系统，降低档案管理的风险，从而为档案资源安全管理提供保障。其次，不动产登记档案信息安全建设应放在部门工作的重要位置，扩大不动产登记档案管理服务应与国家机密信息计划紧密结合。同时，不动产登记档案信息安全管理应当严格遵循国家信息安全指导方针和政策，积极响应国家安全部门对不动产登记档案信息安全管理的指导，实现服务同步。此外，要建立健全我国在档案安全管理方面的法律法规，推动各部门管理工作和行为的规范化、法制化，从而促进档案信息资源的安全。
        3.3坚持创新服务方式。一方面要合理充分地利用“互联网+”服务技术和方式将国家有关惠民政策落实到位，以提高人民群众对办理不动产登记工作的满意度，实现相关数据的及时查询。具体来说，“互联网+”服务方式就是档案查阅当事人借助网络平台递交相关资料提出申请，工作人员在核实申请资料和信息后为其开具不动产登记查询证明，将该证明通过物流技术直接寄给申请人.另一方面可建立自助查询服务系统，在一些人流相对集中的地方，比如行政服务中心或图书馆放置自助查询机器，让广大人民群众通过终端机器进行自主查询，在降低不动产档案管理部门工作量提升工作效率的同时提升产权登记及查询服务的水平。
        3.4着力打造档案数据库。不动产登记机关要进一步更新思维，充分将云储存技术、大数据技术应用至档案数据库建设的领域.一是要从技术层面打通单位内部办公系统、业务系统与不动产登记档案管理系统之间的数据壁垒，加快信息数据的更新与同步，减轻档案管理人员的压力和工作量。二是要进一步在解决增量的同时，对历史存留的纸质档案资源进行数字化，为全面数字化、信息化奠定基础。单位可以探索通过服务外包的方式将该项业务外包给专业的企业，解决内部人力资源不足现状。
        结语
        综上，通过对信息化背景下管理深入探讨，有利于提高不动产登记档案管理工作效率及质量，满足其科学管理要求，避免引发这类档案应用问题。因此，未来在提升不动产登记档案管理水平、优化其管理方式的过程中，应加深对信息化背景下相应管理工作计划高效实施的重视程度，找出适用性良好的管理措施并进行科学使用，促使不动产登记档案管理能够达到预期效果，完成好相应的管理工作。
参考文献
[1]王向增.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].工程建设与设计,2019(10):212-213.
[2]姜丽芬.不动产登记档案管理的探索与实践[J].百科论坛电子杂志,2019(8):714.
[3]李睿.不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策探究[J].建材与装饰,2019(34)：160-161.
[4]杨慧斌.试论不动产登记档案管理存在的问题及应对策略[J].商讯，2020（03）:170-171.