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浅谈施工企业工程建设项目电子招投标系统投标文件的制作及细节处理

发表时间：2020/12/30 来源：《建筑科技》2020年7月下作者：原雪

[导读] 建设工程项目招投标是比较成熟、且科学合理的工程施工任务的发包方式，过多年的发展，招投标活动已经成为建筑市场上活动施工项目的主要交易方式。

四川成都中国华西企业股份有限公司第十二建筑工程公司原雪 610084

关键词：电子投标文件，招投标，密匙办理，软件及时更新
        引言：建设工程项目招投标是比较成熟、且科学合理的工程施工任务的发包方式，过多年的发展，招投标活动已经成为建筑市场上活动施工项目的主要交易方式。随着时代发展，建设项目的多元化、建设规模的扩大化，项目本身的复杂化，招投标活动的变化、要求也日益增多，施工企业顺应时代变化，通过公开公平的竞争原则获得工程项目。
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        计算机网络技术的飞速发展，改变了各行各业的办公模式和工作方法，伴随网络信息技术在各行各业的应用，也促进了工程建设项目电子招投标的推广和广泛的应用。电子招投标是一种全新的招投标方式，运用网络技术的优势促使招投标工作更加方便、快捷、高效、安全，并对保护国家利益和招标投标活动当事人的合法权益，起到了显著的作用。通过我近几年从事招投标工作的实践，在使用过各类电子投标文件制作工具后，对电子招投标有了一定的认识和了解。下面就成都市和四川省（四川建设网）的电子招投标软件为主线，对各类电子投标文件的制作及注意事项谈一谈感受和体会。
        一、电子招投标与传统招投标的区别
        传统招投标是一种交易模式，传统招投标的工作大部分采用人工、书面文件的操作方式。从招标开始，施工企业派专人到招标方或者代理方去购买纸质招标文件，投标文件的形成都是纸质文件，一个建设项目的投标文件涉及资审资料、清单报价、技术方案，通常清单报价资料非常多，一套成套的投标文件多且厚，从封标到开标，派多人共同完成。评标时，清单文件的厚重成为了评标中耗时较长的一个部分。
        电子招投标则是以网络技术为基础，利用主管部门发布的电子招投标书制作平台把传统招标、投标、评标、合同等业务过程全部实现数字化、网络化，减少了施工企业投标人员封标开标的负担，评标时能通过电子评标软件使评标数据更精准，电子招投标极大地提高了招投标效率，节省了招投标的成本，是一种真正意义上全方位、无纸化的低碳环保型交易方式。
        二、电子投标文件的制作流程
        1、电子招标文件要及时、有效、正确的下载，成功验签并导出电子招标文件的所有附件。
        电子招投标系统会将招标文件和附件上传至网站相应位置。报名后需及时下载招标文件，并做好招标文件处理格式的工作。
        成都市2017系统后缀格式为CDZ的招标文件，若软件中无法成功找到所有附件可以尝试“复制”原CDZ文件，将“粘贴”成功后的“...副本.cdz”文件文件后缀名为“.rar”或“.zip”格式（压缩包格式），解压之后得到所有的文件附件。
        四川省系统的加密签名《XXX.p7s》招标文件，通过四川省公共资源交易网下载的CA验签工具验签得到BID、ZIP格式的文件。软件版文件中包含的PDF(或Word）招标文件和CJZ招标工程量清单，需登录“投标文件编制工具（四川省）”对《XXX.bid》进行查看并导出，这一点经常被忽略，导致无法及时准确的阅读全套招标文件。
        2、编制投标文件电子文档，通过对照检查，修正标书中的错误。
        2.1、封面与目录
        封面编制是投标文件的第一步，应做到与招标文件要求的格式一致，检查项目名称、标段名称、单位名称、开标时间的填写，响应单位名称盖章、法定代表人或其委托代理人签字、盖章的要求，注意目录中的注释对编制页码的要求（是否编制文件页码，如需编制页码，是从起始页码开始编制还是起止页码编制）。
        2.2、投标函及投标函附录
        注意格式等内容与招标文件相关规定要相符，报价唯一，即单价或总价，不论其大写金额或小写金额均只能有一个，大小写一致，报价单位一致。投标函附录的须注意合同条款号、工期、项目经理、质量标准等内容的正确填写，所填内容需相应招标文件要求。
        2.3、法定代表人身份证明
        投标文件中的“二、法定代表人身份证明”适用于法定代表人亲自投标而不委托代理人投标的情形，若为委托代理人开标，该法定代表人身份证明则做为授权委托书的附件出现在投标文件中。投标人名称、单位性质、地址（住所）、成立时间、经营期限、法定代表人姓名等信息严格按照企业营业执照上的信息进行填写。
        2.4、授权委托书
        授权委托书中注意正文第一行填写法定代表人姓名时，是否需要“（签字）”，否则才采用打印的方式填写。附件为法定代表人身份证明原件、法定代表人身份证正反面扫描件、委托代理人身份证正反面扫描件、养老保险扫描件（复印件）。注意单位名称处盖章的要求，法定代表人签字和盖章的要求，授权委托书签字的要求。如为联合体投标，注意招标文件给出的授权委托书格式的选择，选择适合的格式。给定格式中的委托期限与投标人须知前附表中的不一致时，应在规定时间内要求招标人澄清。
        2.5、联合体协议书
        联合体协议书仅适用于采用组成联合体形式进行投标的情形，需要写明各成员单位的公司名称并列明职责分工，各成员单位分别签字盖章。协议书份数为成员单位各1份，招标人单位1份，每份都应完整填写并签字盖章，确保具有相同的效力。
        2.6、投标保证金
        投标保证金页需要填写的内容较少，应注意要求提供的附件：（1）银行给投标人的转账回单复印件（扫描件）、（2）人民银行颁发的基本存款账户开户许可证复印件（扫描件）、（3）保函或保险合同（保险单）复印件（扫描件）。采用转账方式递交投标保证金的，应从企业基本户转账至招标文件要求账号，提供前两项附件；采用保函或保险递交投标保证金的，银行保函需在截止开标时间前一日提交至成都市公共资源交易服务中心，保险递交投标保证金的仅需提供保险或保险的复印件（扫描件），并在开标现场递交保函或保险的原件。
        2.7、已标价工程量清单（投标报价）
        检查投标清单编制说明、投标清单项目名称、项目特征描述、工程量数量等是否与招标清单一致。投标报价编制人、审核人、投标人都需按规定签字或（且）盖章，注意招标文件内要求签字盖章的造价人员有无专业要求、是否需要注册造价工程师盖章等要求。
        2.8、施工组织设计（方案）、项目管理机构主要人员的配置
        编写施工组织设计（方案）时应保留格式中的说明页，保证该说明页内容与招标文件一致。注意施工组织机构框图与拟派投标项目的项目管理机构人员是否一致，配备的施工队伍是否与施工组织设计文字及“总平面图”叙述一致。施工组织设计要求附表一至附表四格式内容是否与招标文件一致（拟投入本标段的主要施工设备表、拟配备本标段的试验和检测仪器设备表、劳动力安排计划表、计划开竣工日期和进度表）。主要技术及管理负责人简历、经历、年限是否满足招标文件要求，主要负责人证件是否齐全并且在有效期内，主要人员管理（参与）的类似工程业绩资料是否齐全。主要管理人员的简历是否与证书上信息相符（年龄、职称、身份证号、毕业院校等），项目组织机构表中各岗位专业人员数量、专业、技术职称等是否且符合招标文件要求。

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        2.9、资格审查资料（企业有关资质、社会信誉）
        根据招标文件中的相应备注跟放资料和附件，一般包括：营业执照及其年检证明、资质证书、安全生产许可证、规费证、信用评价证明、信用等级AAA证书、三体系证书、信用双表、企业组织机构框架图、企业业绩、诉讼情况、财务报表等相关证明文件。电子标中使用彩色扫描件为最佳，满足评分要求的资料应清晰可辨、资料齐全，数字准确，获奖的工程证书与类似业绩名称相符。
        2.10、其他材料
        该部分的资料主要是提供投标人认为有必要提供的其他材料，如承诺书、声明、公司荣誉、响应性资料、招标文件要求的其他资料等。
        3、整合资料，编制电子投标文件，完成最终上传工作。
        成都2017系统编制投标文件时，商务标部分上传投标文件封面、目录、投标函及投标函附录、法定代表人身份证明、授权委托书、联合体协议书、投标保证金、已标价工程量清单。技术标部分上传施工组织设计、项目管理机构、资格审查资料、其他材料。上传完毕后优先对必须签章的资料和证明材料进行电子签章。注意若电子签章后的文件发生改动，需重新进行所有签章。签章后生成加密的电子投标文件，上传至成都市公共资源交易服务中心网站，打印上传成功回执单，开标时带上企业加密锁完成现场解密即可。
        四川省系统使用时需先导入验签后的BID格式招标文件，软件会自动生成投标文件格式，制作时按要求正确填写即可。制作完成后对文件加盖电子签章。最后输出加密文件《XXX.p7s》，上传至“四川省公共资源交易网”中相应的存放投标文件位置，并进行网上授权解密，打印上传回执单，到此就完成了制作四川省系统电子投标文件的全部步骤。
        三、电子投标文件的注意事项
        1、首先注意软件版本的及时更新，对顺利递交电子投标文件起着关键性作用。
        成都市电子招投标系统在编制投标文件时，首先应完成“成都市电子投标文件编制工具（简称成都2017系统）和“签章密匙盘驱动”的安装；其次完成企业章、法人章、造价人员签章电子密匙的线下办理和审核（地点：成都市公共资源交易服务中心办理），并定时进入“成都市公共资源交易信息网”进行版本更新。四川省电子标书制作系统（简称四川省系统）每次登录后自动会更新升级至最新版本，较成都2017系统更为方便。软件版本的滞后将直接导致开标无法正确导入投标文件而废标。签章密匙的维护工作也尤为重要，注意密匙的有效期、密匙中签章的有效期及密匙和签章是否需要分别续期等问题，切忌出现密匙办了续期而忽略密匙中签章续期的情况。
        2、利用纸版投标文件对电子文档进行复核性检查
        2.1、投标文件的格式、内容是否与招标文件要求的格式一致。
        2.2、投标文件是否有缺页、重页、装倒、涂改等错误。
        2.3、投标文件改动或抽换页后，其内容是否连续无误。
        2.4、投标文件内前后引用的内容，其序号、标题是否相符,招标文件要求承诺的内容是否承诺。
        2.5、如若需要单独提交纸质投标文件，纸质投标文件的底稿是否齐备、完整，所有投标文件是否都已建立电子文件。
        2.6、电子标中的纸版投标文件主要用于盖章扫描页和核对检查，若需要递交纸版投标文件，按要求密封包装、盖章递交即可。
        2.7、切忌直接搬用企业施工组织设计模块，应根据招标文件具体要求进行调整。
        四、制作投标文件的感受和体会
        电子投标文件的制作是电子投标系统工程中一项非常重要和关键的工作，对电子投标文件制作人的素质和专业技术水平都提出了比较高的要求。结合之前参与投标的电子科技大学清水河校区四号科研实验楼项目、城投湖畔四季城（一期）建设项目中坝1#地块EPC总承包招标、丛树新型社区 1、4、5 号地块农民集中居住区房屋建设工程项目-1 号地块项目，对制作电子投标文件的细节以及注意事项归纳如下：
        1、电子科技大学清水河校区四号科研实验楼项目是四川省招投标系统，该项目作为四川省刚开始实行电子招投标不久的项目，大家还处于学习的阶段。首先系统默认总的文件大小要在100兆以内，而这项要求只有在制作过程中，超过100兆并保存的时候会被警告提示。电子投标文件存在大量的图片和扫描件，为了保证清晰度，一般投标文件大小都会在500兆左右。面对初次使用四川省电子招投标系统，经过反复尝试，我总结出如下需注意的地方：
        （1）附件优先选择PDF文档或者JPG图片格式上传，附件多为扫描件，使用压缩的方式，将扫描件压缩，控制大小。
        （2）施工组织设计中，施工进度网络图和现场总平面布置图等大幅图纸分两个步骤与文字部分拼合。通过降低分辨率的方式输出PDF格式文件。
        （3）因财务报表为图文形式的扫描件，一般招标文件都会要求提供三年的财务报表，所以页数都很多，因此财务报表会在整个投标文件中占据很大的一个空间。首先应该压缩图片，但压缩的前提是要保证清晰度，所以对于财务报表中表格内容密集的部分保留原图，对于文字较稀疏的部门采用压缩的方式，最后把压缩好的扫描件转为PDF格式，尽量将文件控制在20兆以内，为上传其它内容留出空间。
        （4）附件都上传完毕且保存成功之后，注意检查附件的可辨性和正确性。检查时，可把所有上传附件的内容另存，看是否能无误的查看，再检查每个扫描件是否清晰可辨，如有不清晰的某一页，可直接其替换为原图。
        （5）签章完毕的投标文件无法进行编辑，如需编辑须清除签章。签章之前务必另存一份做好的投标文件备用。曾出现过签章完毕的投标文件无法清除签章的情况，如出现此情况，只能重新制作投标文件，这样耗时就比较长。
        2、城投湖畔四季城（一期）建设项目中坝1#地块EPC总承包招标，此项目
        是采用云南省电子招投标系统，该地区电子标格式与成都市电子标书略有不同，相同的是同样面临大量的扫描件需要上传至软件中，也需要经过压缩处理才能顺利上传。与成都市电子标书相同的是，签章时，若选择批量签章，签章完毕后是无法移动电子章的位置，所以签章时要看好页码，了解好连续签章的内容是否都不需要在指定位置签章，以免遭成签错章后批量撤销，最后上传完资料的投标文件兆数普遍偏大，反复撤销容易报错，所以签章时，一定注意好哪些页数是必须在指定位置签章，哪些是可以批量完成的。
        3、丛树新型社区 1、4、5 号地块农民集中居住区房屋建设工程项目-1 号地块项目，该项目采用成都2017电子招投标系统，该系统结合了金润科技、鹏业软件、宏业软件等多家公司的优点，但在制作时也存在着不兼容等情况。首先要注意软件打开后确认是否是最新版本，成都市的电子标书制作软件在打开时不会自动升级，只会提示需确认是否为最新版本，提供了获取最新版本的链接，注意这是唯一一次提醒。当打开低版本软件制作或编辑过的电子投标文件时，系统将不再进行更新提示，且更新到新版本后也无法打开低版本软件制作出的电子投标文件。所以应对未进行更新的软件上进行尝试性练习而制作出的电子投标文件进行妥善处理，避免在正式制作标书时造成混淆，导致使用不符合要求的文件造成废标的情形。这次制作投标文件的过程中，还出现了许多清单上面的卡顿，该项目招标文件要求单独提供清单报价文件中的单位工程分析表，该项目分析表几千页，导致上传至软件一直无法签章无法加载，经常反复尝试，总结出（1）清单如若需要分析表，应从宏业或者鹏业软件中先转换为Excel表格再从Excel表格转换为PDF上传，这样就比直接从宏业或者鹏业软件中转换成PDF格式要小很多。（2）如若招标文件没有明确要求分析表需要分页处理的话，在转换时也可以选择不分页，这样在页数上也能减少很多，方便上传。（3）如果遇到资料较多的项目，也可以选择在制作时自行删除招标文件中的招标清单，也能使整个文件变小，从而更好的完成标书的制作。
        五、结束语
        近年来，由于国家政策的变化，对建筑行业的招投标环境进行了规范，招标文件带有倾向性、排他性的条件设置也趋于减少，随着电子招标的实行，此前大量存在的因为标点符号、增减文字、符号错误等细微偏差而随意废标的行为得到有效的遏制。尤其是国家四库一平台的建立，在对企业诚信提出更高要求的同时，对企业投标文件编制各项细节的处理和编制人员的专业水平也提出了更高的要求。