和龙市园林管理处 吉林和龙 133500
摘要：企业档案管理信息化是提高企业经济效益，促进企业可持续发展的关键环节，企业要科学有效地加快档案管理的信息化建设，从而使企业在激烈复杂的市场环境中具有更大优势。
关键词：档案管理；信息化建设；措施分析
1档案管理信息化建设的意义
1.1节约信息收集成本，提高管理效率
传统的档案搜集工作程序，从提交申请开始，经各部门的审批签发到正式建档需要经由多个环节，若某一环节因其他工作事由不能及时到场审批，就无法进入下一环节，从而导致周期较长。利用互联网信息技术收集和填报档案信息，通过无纸化办公方式，资料提交人员依照规范格式向档案信息系统登记上传信息，资料管理人员向各部门报送审阅和签发信息，各部门可以不受时间和地点的约束，随时登录进行审批签发，极大程度地缩减收集信息的经济成本和时间成本，简化工作流程，提高企业管理效率。
1.2资料管理更为便利
纸质资料由于长期积压，容易出现档案堆放错乱，分类排列不缜密的问题。同时，若个别档案资料借阅后不及时归还或借阅程序不规范，会对管理人员清查档案资料带来极大的不便。因而，将档案资料数字化后建成信息数据库，将档案信息进行整理、分类、整序和排列，通过搜索关键词等信息，管理人员可以在信息化管理系统迅速查询所需档案信息，及时掌握档案资料借阅和归还状态，极大地提高资料管理效率。
1.3信息内容的长效保存
随着资料信息的不断更新和补充，受限于纸质资料存储对场地空间的容纳率的客观要求，资料存储用地逐渐增加，对年久的资料进行定期销毁。同时，由于纸质资料不能受潮、近火等特点，极易老化、破损和丢失，对保存环境条件也提出较高的要求。不同于纸质资料的保管，数字化资料更加集成化，可以通过云存储等现代技术，利用少量的设备和很小的空间存储更多的信息内容，实现高密度收集，同时保障信息内容的永久保存，不易丢失和破损。
2档案管理信息化建设的主要问题
2.1信息资源收集途径不一，增加信息整理的难度
档案信息的收集途径主要来自个人和各部门，对信息类别理解不一致以及数据统计口径不一，导致收集的信息数据出现不闭合、不完整，甚至是矛盾的情况，从而只得进行二次筛查和甄别，提高了信息整理的工作难度。同时，由于各部门上报数据格式的不统一，数据入库后无法在共享平台正常显示，失去了信息的共享效用。
2.2忽视对档案信息的日常更新管理，失去信息的时效价值
企业档案信息通常包含企业员工人事、企业财务、企业设备、专项固定资产、行政综合类等信息。其档案信息的特点就是会不断更新，而档案信息的价值正体现于时效性。因此，管理人员需要及时对档案信息进行更新和完善。若在企业重要决策时无法提供准确信息，便失去了信息的时间价值，也失去了档案信息管理的意义，信息的不对称甚至会误导企业做出错误决策，造成重大损失。
2.3忽视档案信息的安全管理工作
档案信息化建设必将应用网络技术和计算机技术。若档案信息管理系统未建设完善的防火墙以及数据监测技术、数据恢复技术等，未对信息内容进行相应级别的加密和权限管理，极易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，从而发生网络信息泄密或丢失等问题，使企业和个人面临安全威胁，甚至造成巨大损失。
2.4忽视档案管理人员队伍的梯队建设
档案管理人员虽经过长期的纸质档案管理工作积累了丰富的管理经验和方法，但并不一定能适应档案信息化建设工作。运用现代化手段进行档案信息管理，不仅要熟悉档案管理专业的业务要求，还要熟练掌握档案管理相关软件的应用以及一定的数据通信技术和计算机技术知识储备，一些档案管理人员队伍的专业知识结构不合理严重阻滞了档案信息化建设的发展。
3加快企业档案管理信息化建设的合理策略
3.1提高企业档案管理人员的专业素质
为促进企业档案管理信息化建设的快速发展，提高企业档案管理人员的专业素质是很有必要的。在激烈的市场竞争之中，复合型的高素质人才是企业档案管理信息化建设过程中所需要的，仅掌握计算机技术或者专业技术水平较低的档案管理人员难以满足企业发展的要求。在企业缺乏专业素养较高的档案管理人员的状况下，我国企业所拥有的各种资源优势及设备优势难以得到充分地发挥。因此，企业应进一步加大资金投入，制定合理有效的人才培养的计划，不断提升档案管理人员的专业素养。首先，从事企业档案信息化管理的人才要熟练掌握计算机技术以及网络应用技术。其次，档案管理人员还要对企业的发展理念、生产规划、市场状况以及国家法律法规有充分的了解。最后，企业档案管理的员工还要具备一定的市场需求预测能力，为决策者出谋划策，真正发挥档案信息的导航作用。
3.2建立健全企业档案管理机构
企业档案管理的信息化建设是一个周期较长、难度较大的工程。在加快企业档案管理信息化建设的过程中，需要管理部门和相关决策者的协同参与。只有企业内部建立起一个较为完善的档案管理机构，才能对企业档案管理信息化建设起到直接有效的积极作用。要建立健全企业档案管理机构，需要做好前期的筹备工作，对企业资金进行规划，还要引进先进的设备。只有这样，从企业的实际情况出发，借鉴好的经验，不断反思和提升企业的管理水平。才能为加快企业档案管理的信息化建设提供保障，才能促进企业的更好发展。
3.3做好企业档案的安全保障工作
在互联网时代，随着信息交流的迅速发展，不稳定的因素也随之增加。企业在进行档案管理信息化建设的过程中，也承担着一定程度的安全风险。在加快企业档案信息化建设的过程中，做好档案的安全保障工作尤为重要。硬件设施方面，应加强机房的监控。在发现设备出现问题以及线路发生老化时，管理人员要及时解决，尽快排除机房存在的安全隐患。为保障企业档案管理的系统安全，应建立统一的信息管理平台以及文档管理中心。进入企业档案管理系统的人员必须要进行身份验证，非法用户必须被严格阻挡在档案管理的系统之外。除此之外，档案管理人员也要提高网络安全的维护意识，定期清理电脑病毒，防范木马和黑客。总之，在企业档案管理信息化建设加快的过程中，必须要做好企业档案的安全保障工作，尽最大努力为公司档案信息化管理创造安全的发展环境，保障公司利益。
3.4建设完善企业档案管理的信息系统
建立完善企业的档案信息化管理系统对于企业进行档案管理来说是很有必要的。例如，在档案记录的过程中以及整理档案的过程中，企业可以借助先进的互联网技术来提高档案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企业档案管理的信息系统，首先，应该对信息系统及配套软件进行开发。在开发的过程中不仅要做好系统的安全工作，还要保障系统的信息容量。只有做好以上两点工作，才能减少信息管理过程中的工作失误，实现档案管理的系统化。其次，要努力提升企业系统的信息处理能力，使企业系统能有效结合录入的数据，按照规定流程对档案信息进行加工处理。最后，在建设完善企业档案管理信息系统的过程中还应该注意，企业档案管理信息系统的建设要符合本企业的发展特点，切实增强信息化系统的企业适应性。
4结语
综上所述，企业档案管理信息化建设有助于提高企业档案查找以及档案应用效率的提高，对于企业效益的增加以及企业的可持续发展具有重大意义。在今后的档案管理信息化建设过程中，企业要从内部入手，建立健全档案管理的机制，建立统一的信息化管理平台并加强监督，为企业档案管理的信息系化建设注入活力。
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