广西建工集团第五建筑工程有限责任公司 广西柳州 545007
摘要：资料管理的规范化是保障建筑工程资料完整、准确、及时、有效的必要举措，是确保工程质量、效益的有利手段。针对当前存在的资料管理问题，工程项目有关部门需要加以重视，并积极的改进管理措施，在提高管理人员素质的同时优化各项管理工作内容，以提高资料管理水平。
关键词：建筑工程；资料管理；常见问题；规范管理
引言
传统的建筑工程管理中对工程资料的关注度并不高，随着政府部门对这一行业监管力度的加强以及建筑企业对工程质量要求的提高，逐渐发现工程资料管理在推动建筑工程发展中发挥着重要的作用。对此，建筑工程领域加强了对资料管理的研究，通过分析其常见问题而制定规范的管理措施，以提高资料管理的效果。
一、建筑工程资料管理问题
建筑工程材料管理贯穿于工程建设前、工程建设中、工程验收、工程交付后各个阶段，具体包括的内容如表1所示。
表1 工程资料的主要内容
从表1的总结中可以看出，资料管理人员面对的资料种类、数量非常多，而且资料间具有紧密的关联性，有一处出现问题，就可以影响整项工程的建设。因此，有关部门首先要了解资料管理面临着哪些问题，然后制定规范性管理措施来优化资料管理的质量。
（一）资料编制问题
多数单位在编制资料时忽视了相关企业和部门的资料整合，导致了资料体系的构建不完善，资料不完整等情况，在使用资料的时候也不利于部门之间地顺畅沟通，影响工程的顺利进行。
（二）资料采集问题
资料采集的不完全，资料采集时未认真核对其真伪、对错，资料人员对采集工作没有认真对待，随意省略采集程序，或者采集的时间落后等等，都会影响资料的准确性、时效性。
（三）资料整理装订的问题
资料整理时没有对其进行正确的分类、没有按照正确的顺序，资料装订时没有进行资料核对等等问题，可能对资料的查阅、归档、完整性等造成不利影响。
（四）管理人员的问题
资料管理人员缺乏责任心、文化程度低、管理技能差、规范意识薄弱等，容易导致资料管理混乱、资料丢失、资料内容泄露等问题。
二、规范管理建筑工程资料
（一）资料真实性、有效性的管理
要保证资料的真实性、有效性，首先需要资料的提供者秉承客观、准确、实事求是等原则，不会为了私利而破坏获取资料过程中的规范性，比如偷工减料、扰乱试验程序等等。而且，资料的获取须是实时性的，不能“后补”。此外，对混凝土等材料的检验需要通过随机抽样来进行，不能仅提供特定的少量样品，避免提供的样品与真实的材料质量、性质不相同，对随机抽样检测结果达不到施工要求的材料不出具检测报告。虚假资料会为工程地施展提供错误的引导，影响工程质量，导致工程问题，因此，资料管理部门需要尤为重视资料真实性、有效性的保障，规范的管理取样工作的科学化、合理化。
（二）资料采集的规范管理
资料采集的过程是否规范、合理，是影响资料准确性、完整性的主要因素之一。对此，资料采集人员必须具有强烈的责任意识，了解这项工作的价值、重要性，然后了解各单位工作规律，据此确定资料采集的时间、方式、内容等，按照采集计划有序进行。同时，资料管理部门需要召开必要性的会议，对资料采集相关工作进行合理安排，及时针对有关问题进行讨论、解决，对采集过程中的注意事项予以明确。此外，采集人员要根据工作需要不定时的到施工现场核对、检查真实情况与提交的资料是否相符合，同时还可以了解施工动态，合理地安排资料采集计划。
（三）编制行为的规范管理
首先，建筑工程资料的编制需要对参与工程的各单位工作特点进行充分地了解，然后对各单位在建筑工程中涉及的工作内容进行综合分析，确定与工程相关的重要参数，为工程的顺利开展奠定基础。其次，对现有的工程资料编制制度进行详细地了解，理解各项工作标准，按照其中的要求进行资料编制。同时，加强对纸质版资料的格式管理，比如书写须清晰，纸张干净、无破损等。再次，加强对资料完整性的检查，及时发现内容疏漏，及时补充，保障每份资料的内容完整。最后，以实际工程情况为依据，审核资料内容的准确性，确定无错误内容，避免造假情况。
（四）整理装订的规范管理
在采集、编制完建筑工程资料后，要对其进行分类、编号等整理后才能装订、归档。这一环节中，管理人员需要根据资料所属的具体项目、资料产生时间、资料的来源、资料类别等内容对其进行分类整理，同时对资料的准确性进行进一步的检查，确定无误后再装订。此外，资料的整理还需注意两个问题，其一是要遵照资料整理的程序、要求，按照正确的顺序整理；其二，装订前要确定资料的完整性，根据管理规定对资料进行编号。
（五）应用现代化管理系统
建筑工程涉及的资料包括很多种类、数量，传统的资料管理需要安排大量的人员花费大量的时间来完成相关的工作，效率、质量都比较低。同时，资料查阅、领用、归档、存放等环节的流程对接不严谨，容易出现资料乱防放、丢失、保存不当等情况，甚至影响对资料的及时使用。随着电子信息技术的发展，现代化的信息管理系统存在很多优势可以应用于工程资料的管理。比如，建立信息共享平台后，一些资料的查阅不需要人工领取、登记，只需要在电子平台搜索，随时随地就可以查看。再如，现代化系统操作简单、效率高，在资料的整理方面可以节约大量人工和时间，而且整理的准确率也更优于人工。对此，资料管理部门需要改进管理技术，实现数据化、动态化的管理模式，以提高资料管理质量、效率。
（六）提高管理人员素质
资料管理人员的素质决定着资料管理各项工作的落实程度，要优化资料管理效果，必须重视资料管理人员综合素质的培养和提升。其一，要提高管理人员规范意识，让他们重视资料管理工作，培养他们严谨的工作作风和责任心；其二，要规范管理人员言行举止，使其可以较好配合相关部门、人员完成与资料相关的各项工作；其三，要对管理人员的资料管理技能进行培训，包括管理流程、管理标准、管理内容等。比如，若涉及书写，需让管理人员掌握书写要求，如果涉及系统操作，要让管理人员掌握系统操作的方法。
三、结束语
建筑工程资料发挥着反映真实建设过程、鉴定并证明工程质量、作为工程验收依据、维护依据、使用及管理依据等作用，有关部门需要从资料采集、编制、整理、装订等过程中进行规范管理，同时保证资料的真实性，积极引入现代化管理技术，提高管理人员素质，以保障资料的完整、准确、有效，促进工程建设有序、顺利地开展。
参考文献：
[1]盛婕.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].砖瓦世界，2019，000（002）：9.