刘倩华
中国水电工程顾问集团有限公司 北京市 100101
摘要：在新的时代背景下，人事档案已经脱离了传统的单纯记录的目的，作为重要的数据资源存在。人力资源管理的过程中需要使用人事档案，否则的话，就在很大程度上限制教育人事人才管理的进程。因此，应重视起人事档案的相关工作，建立完善的信息档案系统，以此降低整体管理成本，并能够更好地提高档案的实用价值。
关键词：大数据时代；企业人力资源；档案管理；创新
一、档案在企业人力资源管理中的表现
1、为人力资源管理提供真实可靠的材料
企业要想更好更快发展，就应当坚持做到知人善任、用人唯贤。以挖掘企业员工的潜力为出发点，发挥员工最大效能作为企业人力资源管理的基础。在人力资源管理中，除了企业派人考察之外，还要通过对相关人员档案进行全面的了解，主要内容包括对人的精神、道德、品质等多方面进行考察，实现企业对员工或者干部任免的真实性和可靠性，从而能够得到合适的人选，进而推动企业不断发展壮大。
2、档案管理为企业的重大决策提供必要的依据
从人力资源规划的角度来看，企业要想拥有高质量的人才，就要发展相适应的人才，就必须保证人员需求和拥有量之间的合理匹配。组建科学的人力资源管理部门，通过对企业档案的查阅做出人力资源管理中的科学决策，保证企业人力资源规划的合理性，从而综合分析企业的领导与员工的业绩和素质能力等。
3、保证人员与档案相统一的管理原则
保证和提高人力资源的使用效率。企业中人与物的高效组合才会实现合理的人力资源配置。因为人力资源具有动态性的特点，所以企业档案不能只是固定保存人事与劳动档案，应随着时间的推移出现人员流动岗位变化等多种现象。随着岗位人员的流动而不断改变，实现档随人走的档案动态现象，这就防止“档存人走”“有人无档”的现象，影响人力资源对员工的了解培养，从而使人力资源能够在企业建设的过程中实现最好的配置，使人才在各行业与组织之间能够得到合理的利用。
二、提升人事档案管理的地位
1、提升重要性认识
所谓意识形态决定行为高度，之所以目前大多数企事业单位采用传统的人事档案管理模式，就是因为对于人事档案管理在人力资源管理中的重要性认识不足。因此，一方面，企事业单位要加强对人事档案管理部门人员的培训，对档案管理制度进行深入的学习，提高对于自身工作重要性的认识；同时还要注意基础的教育工作，对全院校人员进行灌宣，加强全员对于人事工作的认识与配合。另一方面，企事业单位要不断引入高素质的人才和先进的管理理念，通过自身内在结构水平的提升变革，进而建设高效的人才队伍。
2、优化人力资源管理
为了更好的使人事档案在人力资源管理中发挥作用，需要及时的根据实际情况发展，有针对性的对人力资源管理的策略进行调整。在以往人力资源的管理工作过程中，过于强调对人员的支配，具有较强的强制色彩，这种人力资源管理模式不但难以提高员工的主观能动性，而且也无法有效地发挥人才的效用。因此，要能够有策略的优化人力资源管理方式，通过对人员档案的研究，进行相应的岗位安排调整，进行有针对性的培训与激励。最大程度发挥员工的价值，将企事业单位的发展目标与员工的个人发展进行紧密的结合，进而带动企事业单位整体的发展。
三、大数据时代企业人力资源档案管理创新措施
1、领导重视
档案工作人员也要增强责任心，主动作为，积极向领导宣传档案管理政策，及时沟通汇报，争取上级支持。领导的重视是做好档案工作的重要保证。企业领导应高度重视人力资源档案管理工作，将其纳入议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。
2、为领导决策提供有价值的依据
在履行严格的人事档案管理制度后，要按照现有的环境，制定可行的、安全的、保密的人事档案管理制度。建立和完善档案的归档、登记、整理制度，提升人事档案管理水平，确保人力资源管理部门及时、准确地为领导决策提供有价值的依据。在制度上要强化管理，加强防范，及时建立和健全人事档案的真实性、准确性、完整性、安全性和时效性鉴定的一系列系统性制度。人事档案管理工作要做细做实，要确保干部职工人事档案及时、完整、真实的归档。
3、为人力资源管理的发展保驾护航
人事档案是选拔人才和重用人才的重要依据和保障，对人力资源管理起到推动作用。大力提高档案管理工作者的管理意识、工作责任心、职业道德修养。培养出作风过硬的档案管理专业人员，通过专业学习和培训，使他们具备过硬的档案管理理论和技能。因此，在当前阶段的人力资源档案管理工作发展中，一定要重视制度建设和人才建设，同时要结合更加科学化的系统管理方案，促使人力资源档案管理能够发挥出更高的价值，为人力资源管理的健康发展保驾护航。
4、档案查询规范化
健全档案查询和收集等方面的制度建设，实行制度上墙、账簿成册，全面按照规定制度以及程序去管理。履行档案查询规范化，无介绍信不能查询，涉及本人的材料方面不能进行查询，对牵涉亲属方面的禁止查询。为切实提高人事档案的真实性、准确性和完整性，维护人事档案的严肃性和公信力，促进人事档案管理规范有序，要严格对照人事档案相关规定和要求，扎实开展人事档案整理和规范化管理工作。
5、推进电子化建设
人事档案电子化管理，是互联网+档案的电子化体现。人事档案一直处于材料增加不及时、归档整理不规范、调阅审查无制度状态。原始档案分散、缺失问题突出，档案材料散装、混装、错装现象普遍。为适应人员流动，紧跟大数据时代，推进人事档案电子化管理，有利于提升人力资源管理水平。以查各类会议纪要、查岗位变动调整文件、查党员组织关系的三查为切入口，认真核对材料内容和有关信息，进而保证了档案材料完整齐全，确保人事档案信息准确无误。对档案中涉及个人出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位、工作简历等信息前后记载不一致问题，按照有关政策规定予以确认，确保人事档案资料真实可靠。督促专业单位在人事档案整理归档中，梳理目录，分类审核，逐一筛选，查漏补缺，确保人事档案资料完整和电子化录入工作，永久保存。
6、档案管理规范有序
为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案管理目标考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转人、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，严防人为因素造成档案泄密、涂改，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此企业人力资源管理部门，必须建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档、移交入库以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度和规范的操作流程，为利用者做好服务。
结束语
虽然一直以来企业的人力资源管理部门对于档案管理都有不同程度的关注与重视，但是因为受到外界各种因素的影响，导致档案在管理方面存在不同程度的制约，导致档案材料出现缺失现象，为人力资源管理带来了巨大的损失。因此想要牢固把握新时代建设带来的一切机遇，就应当在认清当前形势的前提下，加快人才信息与效益观念的推进，推动档案工作制度化、规范化、实效化。使档案的量化与质化观念、管理观念、效益观念有机结合在一起，充分发挥企业档案在人力资源管理中的重要性。
参考文献
[1]潘扬静.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].智富时代，2016（5X）.
[2]刘秀花.浅谈企业人事档案在人事管理中的重要性[J].现代企业文化，2017（27）.