马 进
中国船舶集团有限公司第七一○研究所，湖北 宜昌 443003
摘 要：探讨了如何有效提升办公室行政管理的实效性，以及从这个角度涉及到的企业发展，从而更好的服务和支撑企业长期更有质量的发展。
关键词：办公室管理；行政管理工作；工作效率
0 引言
在企业办公中，办公室工作具有服务性、综合性、协调性、严谨性和准确性的管理特征，办公室处于“枢纽”位置、“信息”中心。为了更好的履职和发挥办公室行政管理功能，需要重新定位，革故鼎新，提升工作能力，提高工作效率和水平，定期优化和升级管理体系。
1 企业办公室行政管理工作的作用
办公室作为行政管理部门：（1）具有参谋助手作用，为企业管理者提供决策信息、数据，做好公文处理、材料撰写、工作调研、会务组织、督办工作、综合协调工作；（2）具有综合服务作用，落实印信管理、档案管理与服务、保密工作、OA系统运维等工作；（3）具有应急协调作用，抓好信访工作和应急管理工作；（4）具有统筹保障作用，推进行政资产管理、后勤事务、食堂管理等工作；（5）具有形象展示作用，做好接待服务、车辆管控等工作。
2 企业办公室行政管理存在问题
2.1人才队伍结构性问题
企业规模和体量的快速增加，需要相应匹配的人力资源作保障，当前企业还缺乏够硬的“笔杆子”和成熟专业的基层办公室管理人员，高学历、高素质、高能力、专业性的办公室综合人才缺口较大，人才队伍建设还需要持续发力，工作能力、专业能力和业务水平还不能满足当前办公室工作的需要。
2.2 培训教育提升问题
办公室系统新入职人员较多且流动性也较大，对企业规章制度和办公室工作没有完全掌握和适应，难以准确制定科学、长期、有效的员工系统教育培训计划，并严格付诸实施落实。我们不仅要重视人员引进，更需要重视人员培养和加强业务能力培育，面对现在的管理问题和痛点，企业应系统规划、科学谋划，按照“缺什么补什么”的原则，优先解决当前急需。
2.3 工作绩效问题
办公室不仅要管好“俗事、小事”,还要从中跳出来管“大事”,围绕企业中心工作，提高站位，从全面、高端、深度的角度分析问题，对事关企业发展的深层次问题研究、发展战略制定、工作督办等工作深度参与，以优秀的管理成果体现管理工作绩效。 2.4 管理标准化问题
企业的长期成长发展，必然形成了一定数量的优秀管理成果，需要我们继承和发扬，如适合企业的管理制度、工作流程、操作标准等，这些基础性的管理标准化不能丢掉，应该一直坚持不懈。
2.5 办公信息化工作问题
信息化时代，办公室处于企业的“信息”中心位置，要确保信息的高效传递。企业OA办公系统还需要持续改进优化，信息集成还没有彻底实现，条块式信息填写、报送还没有解决，办公室信息系统还没有和企业其他自建系统高度融合。我们应当及时收集各部门反馈意见和使用过程中发现的问题，采取统一措施，认真加以研究解决。
3办公室行政管理工作的几大要素
3.1 树立全局观念
树立全局观念就是要认识大局，把握大局，服从大局，服务大局，自觉在大局下行动，树立全局观念和一盘棋的思想。在办公室行政管理工作中，作为管理人员要正确处理好单位、科室和个人的利益关系，使一切工作及言行都服从大局，努力营造心齐气顺、团结奋进、干事创业的良好氛围和宽松环境。
3.2 完善办公室管理制度
在办公室行政管理工作中，要想确保行政管理工作效率，提高办公室行政管理质量，就必须建立健全完善的办公室行政管理制度。首先，必须明确办公室各项行政管理规章制度，进而提高办事效率。其次，为增强办公室的凝聚力，增强各成员的团队精神，要努力开创一个能畅所欲言既有纪律又有自由的内部环境。
3.3 重视办公室行政管理人员的培训
在我国当前社会发展形势下，各单位办公室的作用越来越突出，为了确保科研单位办公室工作有条不紊，提高办公室行政管理水平，加强办公室行政管理人员的培训非常重要。首先，要不断加强他们的心理素质的培训，提高他们在面对繁重工作压力下的抗压能力。
其次，要提高他们的行政管理能力，只有高素质，高管理水平的人才能在科研单位办公室行政管理工作中发挥管理人员应用的作用，提高管理质量和水平。
4 提升企业办公室行政管理实效性的方法
4.1规范基础业务，管理工作实现“五个提高”
（1）提高人才素质，改善人才结构。办公室要强化体制机制创新，在人才引进、评价、选拔、流动、激励等方面进行探索创新，用好当前在岗的一批，储备后备一批，紧缺引进一批，选好、用好办公室人员；坚持以事选人、以岗选人，使用品行好、思想活、业绩优的年轻人员，特别是在艰苦地区工作过、业绩突出、项目一线的优秀办公室人员优先使用。
（2）提高履职能力，加强培训教育。落实局、分公司三年人才培训计划，针对办公室需求，分类制定培训专题，推进办公室从业人员履职能力提升。针对写作等基础能力，可以从国家政策、产业布局、集团和局发展战略等方向着手，不断增强写作能力。还可以根据当前经济热点进行探讨和研究，加强对行业文件的学习，掌握精髓，不断提高政治素养和业务素养，筑牢履职根基。
（3）提高公文质量、流转效率，保证公文权威性。转变工作作风，切实加强公文时效性的监督和跟踪管理，对企业各部门、基层单位（项目部）公文工作进行帮助指导，严格执行《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》要求，确保公文的有效性和传阅时效性，同时我们还要按照上级的统一部署要求，对重要文件流转时间进行动态掌握、限时督办。
（4）提高档案管理效率，服务企业发展需要。档案是企业发展的见证，也是企业历史的保存。要发挥档案的功效和改善档案的利用率，方便企业部门之间的资源传递和共享，借用电子档案馆的建设，优先采用电子档案保存方式，以数字化形式存储，加强档案的保密性，升级档案的运维服务管理体系，建立完整的档案管理制度，从而达到更好的资料收集和整理、更好的服务企业的目的。
（5）提高应急管理能力，助力平安企业建设。强化企业应急管理体系建设，建立稳定高效的应急管理机构、应急救援组织，打造具有较强能力的应急救援队伍，统筹做好信息的应急预警发布，保证信息收集及信息传递渠道畅通，拉通管理系统的盲区，横向到边、纵向到底。把系统之间的应急管理整合作为重点，依托应急管理平台化，打造各司其职，一致行动的应急管理体系，以此来达到应急管理规范化和科学化。
4.2 突出工作重点，强化“五项职能”
（1）强化参谋助手职能，提升决策服务能力。围绕着企业发展战略和中心工作，建真言、出良策、谋发展、报信息、抓管理，提高调查研究工作质量。课题选择要从前瞻性、预见性、长远性给予考虑，对课题研究即要深度又要广度，尽可能多方面获取第一手真实的材料，大兴调研之风，问题导向，结合重点工作推进落实情况，努力形成一批有实效性、针对性、指导性较高的调研成果。
（2）强化工作督办职能，确保重点工作落到实处。以督办工作为抓手，重点抓落实，按照时间节点，监督检查工作是否围绕企业决策推进，并找到问题症结原因，对于长期督办事项还要强加过程跟踪，将每项工作落实。
（3）强化综合协调职能，提升组织协调力。办公室不仅要想领导之所想还要想领导所未想，提前掌握日程安排以及行程变动信息，正确协调领导需要参加的各项活动。在工作安排上优先考虑重大项目经营、重要业务开展、上级决策和重要会议，要不断增强工作的积极性和提高工作应变能力，处理好突发事件，高效的协调跨部门、职能会议和工作。
（4）强化综合服务职能，提高服务意识。根据企业工作部署和部门需求计划，我们需要提前对重大会议、重要活动、重要客人来访接待等做好各项准备工作，不断改善和提升后勤事务管理，提高公务用车服务质量，打造温馨、健康、安全的服务体系。
（5）强化运转保障职能，做好日常工作。办公室工作贵在日常坚持，为保证各项工作有效率、有质量的运转，我们要本着“精简高效”的原则，加强企业各部门、单位之间的统筹、集约、高效、创新、共享的管理理念，严格执行落实办公、办事、办会的规章制度。
5 结束语
新形势下，如何根据当前面临的新情况和挑战，提高办公室的行政管理能力和服务水平是每一位从业人员需要关注的课题之一。这还需要单位办公室不断加强科学管理，树立服务意识，建立严格的规章制度，唯有如此，才能将办公室行政管理工作提上一个新的台阶。
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