布尔津县档案馆 新疆阿勒泰布尔津县 836600
摘要：新时期互联网技术、计算机技术等发展水平不断提高，这对传统档案管理工作造成一定冲击，面对档案数字化发展局面如何做好档案管理体系建设是亟待思考的一个问题。下面文章以此为背景对档案数字化管理体系建设提出一些建议。
关键词：档案管理；数字化；体系建设；档案数字化
引言
由此，档案管理体系由纯粹的内部档案管理，转变成在信息系统当中形成并传递，因为档案同时在不同部门、不同领域中形成，大量的办文是通过计算机操作；而业务流程更需要和各级部门负责人、业务人员进行密切的交流、沟通、合作；依法行政、依法办文需要和法律审计等专业工作者交叉协作；开发档案文化产品和保障档案管理的安全等是要和很多领域的职能人员紧密协作、共同打造的档案数字化管理体系。
1档案数字化建设的重要意义
首先，保存历史档案的迫切需要。采用数字化的档案管理方式，加快档案信息化工作的进程，可以更好提高档案运转的效率，实现对纸质档案的抢救性保护。尤其是部分纸质档案的保存年限较长，应用起来有极大地不便和损毁风险，难以发挥档案的实用价值。数字化的方式不仅可以提高档案的应用效率，还可以及时抢救档案，构建专业的档案数据信息平台，进一步实现档案数据信息的广泛共享。其次，符合时代发展地基本趋势。档案数字化丰富了档案的利用形式，有助于进一步挖掘档案资源的潜在价值。开发档案管理系统，加快档案数字化建设，有助于提高档案检索的速度，进一步提升档案的利用质量。当前，应开发专业的档案管理系统，从而实现对档案数据信息的充分记录，消除传统档案管理方式的局限性，克服各种影响因素，充分发挥档案实用价值。
2档案数字化管理体系建设的原则。
档案数字化管理体系建设目标是以满足使用者对档案信息的需求为目的，充分发挥档案信息的价值，通过运用计算机硬件设备与软件系统，实现档案信息的在互联网平台上的归档、使用与传播，以保证电子档案、数据库档案收集、存储的完整度，进一步提升档案管理工作质量与效率。充分利用互联网技术与计算机技术的优势，确保档案数字化管理的准确性、安全性，实现档案管理效益的最大化，为管理层决策提供全面、准确、客观的信息，更好地发挥档案信息的作用，展现档案信息的价值。档案数字化管理旨在为用户提供档案信息、档案咨询与检索服务，用户主要是档案信息的需求者。基于档案数字化管理的目标与内容，档案数字化管理体系建设需要遵循以下几个目标：第一，以用户为中心。档案数字化管理需要对档案信息用户的需求与期望进行深入挖掘，在明确用户需求的基础上改善档案数字化管理形式。同时，档案数字化管理可以借助计算机系统建立用户信息反馈模块，采集用户需求、用户满意度等信息，强化与用户的沟通交流，并与用户维持和谐的关系。第二，全员参与。档案数字化管理工作需要全员积极参与，为档案数字化管理体系建设创建团结、和谐的工作环境，让档案数字化管理体系建设可以更加顺利地开展。第三，系统管理。档案数字化管理体系建设需要对档案数字化形成的所有因素进行系统的管理控制，包括档案数字化管理的组织架构、职能部门与其他部门的关系、职能部门的权限等，以便通过最有效的途径来实现档案数字化管理目标。第四，持续优化。档案数字化管理需要在日常工作中不断优化、不断改善，持续寻找突破的机会，提升档案服务质量与效率。为了实现持续优化进步，档案数字化管理需要强化档案管理人员的工作意识，尤其是服务质量意识与改进意识，以追求更高的工作质量。
3档案数字化管理体系建设策略
3.1转变思想观念
由于受到传统档案管理模式长期的影响，很多的工作人员已经习惯了这种管理模式，因此，在数字化建设过程中，他们没有工作积极性与热情。
在基层档案管理中，工作人员的日常工作依旧，服务对象也没有发生变化，还是觉得传统的管理模式比较适用，也对工作内容比较了解，做起来比较顺手，因此，对于数字化建设不感兴趣，觉得没必要去重新适应新的工作模式，从而使数字化建设受到阻碍。另外，一些年龄较大的工作人员，他们接受新事物的能力比较弱，认为把可以看见的档案转变成看不见的数字信息储存，非常不可靠，而且也会感到不安，因此，把数字档案建设看成是一项费时费力的“赶时髦”工作，从心里就比较抵触数字化建设。这也是数字化建设需要解决的问题，如果让他们亲自实践数字化档案管理，并看到其优点，认识到数字化建设的重要性，然后就会慢慢接受，并积极地参与到数字化建设工作中，从而加快数字化建设的速度。
3.2加大档案建设资金的投入量
目前为止，部分单位在开展档案建设过程中其资金投入量相对不足，档案部门的管理人员，在进行数字化建设时面临较多问题。单位需要对所有的资源进行优化，在档案部门对硬件设施进行配置时，单位应始终以单位的发展为准，并且对档案部门所需要的全部设备，包括扫描仪、计算机等设备进行定期的升级、优化与维护，提高档案设备的整体使用质量，并且在档案管理过程中，实现资源共享，确保其管理效果能逐步提升。另外，网络技术由于其稳定性较差，不同的单位在进行数字化档案管理的过程中，出现了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些问题。轻则导致单位内的系统出现崩溃，而严重的情况下，则会出现单位内的档案资料直接丢失，需要单位专门设置数字档案的技术部门，对所有的系统进行管理。需要对单位在开展数字系统档案管理时，进行设置、优化系统参数。扫描数字而言有着十分重要的影响，需要对高扫描分辨率的设备进行全新的构建，确保在扫描过程中其扫描的质量以及图像的清晰度，提高扫描的整体效果。在分析扫描效果时，还需要考虑到不同的档案其重要程度，进而进行扫描，而针对需要高清晰度的图片或者是档案时，则可以根据单位当下的情况去优化扫描仪。
3.3明确项目工作流程
为了保证档案数字化工作有序进行，应完善档案数字化建设流程，合理划分档案数字化建设的步骤。首先，围绕着档案数字化建设需要进行档案交接，在交接前做好全部纸质档案和电子档案的整理工作，并且做好交接记录，保证档案安全。其次，对纸质档案进行重新整理，按照档案数字化建设的标准要求进行评估，在各部门协助下提高档案的整体质量。第三，按照档案数字化的类型、标准化的格式进行档案信息录入。第四，开展档案质检工作，对数字化档案进行分析评价，并做好档案数据备份工作。
3.4提高档案安全性
新时代还要加强档案管理的安全防护工作，保证档案数字信息的安全，防止出现档案资源被篡改和窃取的问题。在安全防护方面，应当防止木马等病毒的入侵和破坏，开发专业的档案防火墙技术，设置内外网隔离措施，防止各种移动存储设备接入到用于档案运转的计算机设备。同时，进行严格地限制和审查，有效防止档案泄密情况的发生。聘请专业的档案安全公司对档案管理系统进行审核，解决档案管理系统硬件建设存在的问题。各单位还要加强档案数据信息的备份工作，当出现档案数据丢失等风险时进行及时的修复。
结语
综上所述，档案数字化管理是单位单位信息化建设的重要内容，是由不同类别电子档案信息资源构成的，利用计算机技术、互联网技术，通过互联网传输，向用户提供档案信息资源的过程。针对档案数字化体系建设的重要性，还需要加强这方面的技术投入与资金投入，保证档案管理的科学合理、安全可靠。
参考文献：
[1]陈梅.档案数字化建设中的安全问题研究[J].内江科技，2019（02）.
[2]宋尚成，程彩娥.事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].青年时代，2018（21）.
[3]郉丽芹.科研单位电子档案管理与档案数字化建设研究[J].办公室业务，2018（07）.