宜都市交通运输局 湖北宜都 443300
摘要：随着时代的进步，对于人事档案的管理也逐渐趋于数字化，通过数字化的技术不仅降低了人事档案管理工作的管理成本，提高了工作效率，而且大大保护了档案的原始样貌。但是，无论是传统的个人档案管理模式，还是数字化的个人档案管理模式，相关的工作人员都需要不断完善自身能力，加强业务水平，增强责任意识，才能真正发挥人事档案数字化管理工作的有效性与实效性。
关键词：单位；人事档案；数字化管理
1人事档案数字化建设的重要意义
随着科技的进步，数字化人事档案建设成为档案管理发展的主要方向之一。同时，数字化等技术有较高的技术含量，其优势凸显，为人事档案建设提供了新机遇，对其发展产生了重要的推动作用。
开展人事档案数字化建设有利于提高档案信息的安全性。传统的档案管理模式存在很大的弊端，如受纸质材料影响，比较容易出现字迹模糊、纸张损坏的问题，降低了档案的存储质量。同时，在长时期的使用与查阅过程中，也会造成严重磨损。而实现信息化、数字化档案管理，可有效避免此问题，确保档案信息的安全。主要是因为将档案资料转化为数字化资料，避免了档案资料受损的问题，通过数字加密、信息储存的手段，能够在整体上提升人事档案信息安全性。另外，实现档案信息化建设，还便于查询。在档案信息管理系统的运行下，通过输入关键词，可快速地对档案信息进行查询，提高了查询效率。此外，借助相关信息化系统可实现对档案的数字化规范储存，提高了档案管理规范化，不管是对信息的查询还是信息的使用都是有帮助的，对最终管理成效增强也具有重要意义。
2人事档案数字化出现的问题
2.1软件和硬件措施不够完善
对于人事档案数字化的工作来说，我国采用这种方式的时间较短，很多管理经验不足，并且在人事档案的运用中还延伸着过去的许多管理方式和方法。比如，我国不同地区存在着差异，很多输入方法都有所不同，对于计算机的硬件的配置也有所差异，导致人事档案文件的存储规格不同。不同地区之间，对于人事档案的读取的通用性存在差异。很多地区科技发展比较缓慢，低配置的计算机，根本无法发挥出档案数字化的功能和优势。在软件方面，因为对于人事档案数字化工作没有形成统一的管理模式，不同地区的人事档案不能相互转换、使用，从而给人事管理工作带来了很多不便。对于人事档案信息数据库的质量和利用率较低，不如纸质的人事档案查询便利，因此一些地区对于人事档案的利用率较低。
2.2管理人员业务水平不高
人事档案数字化对于工作人员的技术要求比较高，需要工作人员掌握一定的计算机技术，拥有较高的计算机操作水平。但是对于目前从业人员的知识水平和技术水平来说，能够对人事档案数字化进行熟练掌握的人员较少。人事档案数字化的管理，需要具备档案理论专业知识和数字化技术同时兼备的复合型人才。但是，我国拥有高素质复合型档案管理人才比较匮乏，很难满足于新时代对于人事档案数字化建设的人才需求。
2.3人事档案的利用率较低
目前，我国对于人事档案数字化的管理工作还没有形成标准的管理模式，对于数字化技术的特点和发展，还需要进行多方面的考量，很多的文件资料仍然以硬盘或者光盘的形式进行储存。现行的档案分类管理方法录入标准，以及相关规定还没有完全适应人事档案数字化的需求。因此，在对人事档案数字化的开发过程中，对于人事档案的利用率偏低的现象时有发生。由于个人档案数字化在我国的利用时间较短，很多功能和资源并没有完全的开发出来，对于空间的利用还有待开发。因此，在确保人事档案信息安全妥善保管的前提下，加强对于人事档案数字化的开发和利用是目前我国档案科技发展的重要任务之一。
3加强人事档案数字化建设的对策
3.1树立数字化管理理念
在数字时代，应该及时更新人事档案管理理念，不断深化人事档案数字化管理意识，为日后的档案数字化建设提供新思路。这就需要促使档案管理人员思想转变，从潜意识中强化其科技化、信息化意识，使其了解先进技术对人事档案管理与建设的重要意义。与此同时，还需要促使档案管理人员及时从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，使其能够有意识地对管理模式进行优化，对计算机等先进技术加以运用，进而降低工作强度，提高工作质量。
3.2加强数字化档案管理技术
随着我国科学技术的发展，人事档案数字化管理技术也应随着信息技术不断的完善和进步，在数字化管理技术取代纸质档案的同时，档案管理人员应当做好两手准备，在做好数字化人事档案信息录入的同时，还要保存纸质的人事档案信息，确保每一位委档人员拥有数字化和纸质两份档案，便于在数字化人事档案丢失时，还有纸质的人事档案作为备份参考。应该学习并掌握现代化信息管理技术，加快机关单位人事档案数字化建设步伐。这就需要积极更新人事档案管理人员的管理理念，使其能够认识到先进技术的优势，进而学习计算机技术、数字化技术等，促使以往人事档案建设与管理方式的更新，借助现代化管理模式提升人事档案建设效率与质量，使计算机处理和档案管理不断完善，实现预期建设效果，进而推动基层单位朝着现代化方向发展。
3.3提高人事档案管理人员的业务能力
对于人事档案数字化管理工作的从业人员来说，拥有专业的档案管理知识和优秀的计算机操作技术，是人事档案数字化管理工作人员的必备技能。因此，定期对档案管理的工作人员进行培训是十分重要的。应当提高对档案管理人员的培训力度，提升档案管理人员的专业素质，使每一位档案管理的工作人员成为一名既了解档案管理知识又了解计算机技术的复合型人才，根据新时代的要求，及时改变人事档案的管理方法，顺应时代潮流。
3.4加强软硬件设施的完善
人事档案数字化管理工作的推进及完善离不开软件和硬件设施的完善。因此，对于档案管理部门的数字化建设应列入部门预算当中，通过资金上的支持保证档案管理部门在技术上的需要，通过先进的器材保证人事档案的妥善保管。根据《档案法》《人事档案管理制度》《干部人事档案数字化技术规范》等相关规定，建立符合新时代人事档案数字化管理需要的数据库，做好人事档案数字化的利用、档案的转接以及档案的保密工作。并且加强对于档案管理工作人员的培训，加强人才管理，从硬件设施到软件配置对人事档案管理工作做好完善措施。
3.5完善人事档案数字化流程
采用合理的工作流程和科学的管理体系，有利于人事档案数字化管理这项工作长期、可持续的发展。对于新时代的人事档案数字化管理工作应该采取以下几点：（1）查漏补缺，根据目前保存的人事档案进行筛查，对于缺页、漏页的档案进行排查，并且逐一核实。确保人事档案资料的完整性；（2）编码排序，对于筛查完成的档案进行编码分类，并根据规定进行整理和排序；（3）建立目录，根据已经筛选好的档案进行目录录入，确保目录好档案内容一致；（4）录入电脑，根据已经核查完毕的人事档案进行数据扫描，扫描图像，并做好图像的纠偏工作，确保电脑录入的内容与纸质档案内容一致。
结束语
近年来，随着科学技术不断发展，数字化时代的到来，数字经济体现在社会生活的各个方面，我国进入了一个高速发展的信息化时代。在档案管理方面，人事档案数字化就是合理运用科学技术的表现。经过不断更新、发展、完善，人事档案数字化管理方式给管理者带来了很大的便利，提高了管理效率。
参考文献：
[1]沙蓉.数字化人事干部档案管理应用探讨[J].城建档案，2019（12）：43-44.
[2]郭怀珍.新时代人事档案信息化建设存在的问题及策略[J].信息与电脑（理论版），2019，31（24）：215-217.
[3]马静媛.人事档案数字化管理分析[J].信息与电脑（理论版），2019，31（23）：221-222.
[4]陈纯艳.浅析人事档案的数字化管理[J].兰台世界，2019（S2）：102-103.