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摘要：使用业务档案是企业管理的关键任务之一。企业档案是业务、运营、管理以及科学研究方式的真实记录，也记载了企业的政党发展、员工发展、企业文化发展和基础设施发展等各类活动的始末。因此，企业档案工作对于提高企业能力、加强企业文化和促进素质教育来说至关重要。除此之外，做好企业档案工作还能够增强业务创新的科学技术能力和管理水平，保护企业和员工的合法权益，有效提高了工作人员的创新性和积极性。
关键词：档案工作；企业发展；作用探析
引言：随着时间的发展，企业档案管理问题已经成为了热议话题。在管理企业档案时，建立和改进企业文件是与业务工作的重要部分。然而，当前的公司文件仍被束之高阁，一些公司仅在老板审查文件或是即将进行诉讼时，才会寻找公司档案。在事情结束之后，又会将档案封存起来。在这种情况下，被封存起来的档案无法充分发挥其在企业治理中的作用。企业档案是随着业务的发展而创建的，并随着业务的增长而变得更加丰富全面。它是企业发展历史的体现，也是所有员工实践经验和智慧的结晶。公司需要利用归档的知识及其功能价值，并注意归档的效果，将其集成到公司管理中。
1 做好企业档案管理工作的意义
首先，做好企业档案，能够增强企业的合法性。在市场业务中创建和制造各种活动均是合法有效的，才能并得到客户或消费者的认可。因此，公司不仅需要有效地维护公司的营业执照、公司组织代码、经营业务的营业执照及其与用户签订的各种经济合同等，还需要随着公司的发展或富裕而不断更新此类档案，这是依法保护公司权益的重要基础。否则，倘若公司需要进行诉讼，将无法提供可靠的证据，并会造成巨大损失。
其次，企业档案可以真实地反映企业的信用。其中，公司法人的信用状况是评估企业信用的重要因素。有关资本管理和公司状态的信息在信用分析和业务发展中更为重要。它还包括公司管理人员的整体素质和统一性；建立公司内部控制组织；重要职位的员工质量和设备配置；公司员工质量和设备的信息；以及业务生产、市场营销和雇佣管理的基本程序和规定等。企业产品或功能质量证明书等效凭证、组织管理信息和人力资源状况信息都真实地显示了企业是否诚实可信。这也会影响企业相关业务的发展决策。
第三，正确使用公司档案也对企业的经济收益意义非凡。公司可以实施售后服务并建立跟踪服务文件和用户档案。在回访用户时，如果用户对于所购买的产品质量不满并要求索赔时，公司可以及时审查该产品的制造图纸和书面合同，以求证其是否完全符合设计要求。若产品确实无问题，企业也可以及时澄清自己，以免不必要的成本浪费。因此企业档案也可以保证企业业务信誉的可靠性。
第四，企业档案可以及时反映市场和竞争对手的状况，使公司能够快速准确地做出决定。公司在不同时间和地区进行市场研究的所有市场信息都应随时存档，以解决相关的公司决策问题。在知己知彼的条件下，公司才能百战不殆。
第五，企业档案的良好建立还在对员工的教育和关怀、增强企业凝聚力等方面具有重要意义。公司档案是公司发展的简史。公司发展的历史是与公司共同进退的几代人的奋斗史，记录了公司从成立到当前蓬勃发展的所有痕迹。我们可以运用企业的档案来鼓励和启发新老员工，让每个人都能体验真实的公司发展史，，并激发员工的热情，使其热爱公司，将公司当作自己的家。企业的管理层也可以充分利用员工档案，真正地关心员工，了解他们的家人和业余爱好，激发他们对公司的热情和创造力，以此加强企业的凝聚力。
2 有效发挥档案在企业管理中的作用
2.1 加强领导重视和群众认知程度
档案管理相对封闭，缺乏各级领导、行政人员和普通民众的管理权和社会尊严。目前，它处于相对隔离的操作状态，档案管理工作本质就是服务和协助企业其他工作，它可以通过为提供其他活动提供有效信息和指导来反映自身价值。因此，我们可以建立专门的公司档案管理机构，明确档案管理的职责，为主要在档案管理部门工作的工作人员建立专门的档案工作系统，这样有助于在相关业务管理系统中明确定义档案管理的职责，并促进了职责的履行。
此外，还需要将档案工作列入领导层的工作中，以此加强领导的重视，进而增加了群众的认知程度。
2.2 档案收集工作协调与考核并重
档案收集工作始终是棘手的档案管理问题。档案管理功能弱、级别低，并且管理手段也不先进。档案传输部门不完全了解档案和传输要求的重要性，因此无法按时进行传输。因此，数据不足对归档操作有严重影响。为了达到档案管理水平，做好档案的收集工作，首先，我们要加强宣传和教育，加强企业对档案重要性的认识，使部门对存档中所有的信息有更加深入的了解，熟悉文件传输过程，自觉地支持并积极参与档案的收集和分类。其次，要提高档案管理人员的思想意识，扩大档案收集渠道，转变以往的办公档案的观念，带头策划和发展。最后，分析机制需要执行管理档案的任务，分析和诊断管理档案的困难，确定问题的原因并制定相关步骤。对档案管理部门中与业务有关的部门进行详细管理，预先创建索引要求，并由业务部门评估程序。同时，使用分析和控制方法来覆盖所有业务部门，达到推动各部门重视档案管理工作的目的。
2.3 提高技术装备及管理水平
技术设备是档案管理员执行档案科学管理的主要工具。其中，档案管理是关键，科学合理地收集、管理和使用档案是提高档案管理服务水平的重要一步。然而，正确地收集、管理和使用文件，除了支持管理系统和专业管理员之外，还需要使用适当的技术设备来有效地管理文件。例如，使用高端存储设备存储和备份重要文件，并提供副本以正确存储和使用原始文件。它不仅可以保存原始文件，还可以增加文件的价值，并防止借用者破坏原始文件，避免了不必要的档案损失。
3 如何做好企业档案工作
3.1 管理层的重视是做好档案管理和升级的关键
企业档案管理如何执行、如何得到管理层的理解和关注以及是否可以有效解决实际问题的关键是管理层的重视和理解。与其他管理任务相比，我们的档案管理工作比较薄弱，员工素质以及某些条件和设施也很差。对于此，企业可以组织企业升级工作中的大多数主管，以迭代方式分析国家档案馆的工作精神。提高意识，整合思想，加强领导能力，并立即解决因工作升级而引起的实际问题和困难。
3.2 合并公司升级策略和档案管理升级策略
档案管理是企业管理主要任务中的专业管理。这项工作的质量直接影响了企业的进步。因此，我们将档案管理的升级与企业自身的升级管理集成在一起，并整合了我们的网络开发计划，以阐明长期目标和实现的管理目标。档案管理人员可以着重于动态管理，以解决多年来和及时存在的问题。在升级的实际工作中，遵循PDCA周期，以有效地增强文件管理和企业升级的内容和标准。这两者是密切相关的，必须同时运行。如果档案管理升级任务未包含在公司升级策略和目标管理中，仅仅只有档案部门通常不足以引起各级领导的注意，因此，企业需要将档案升级管理引入企业升级轨道中，与公司升级工作共同进行。
结束语：企业业务档案是业务增长和发展的典型代表，并且包含大量有价值的、有积极性的数据信息。因此，档案管理部门需要加强其在收集和分析信息资源方面的核心能力，以便为高层决策和市场地位奠定良好的基础。
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