刘思羽
新汶矿业集团设计研究院有限公司 山东泰安
摘要：信息时代下，工程设计院档案管理工作出现了显著的变化，办公室工作人员在获取信息时灵活准确。传统办公室档案管理方式缺乏信息技术支撑且方法不够科学合理，致使管理成本提升管理过程变得繁琐复杂，无法使办公室档案管理工作效率得以提升。基于此，对信息时代工程设计院档案管理创新相关策略进行研究，仅供参考。
关键词：信息时代；工程设计院；档案管理；创新策略
引言
在信息时代下数据交流日益紧密，工程设计院在生产与管理中产生大量的资料，需要工程设计院内部加强数据信息管理，做好档案管理工作，工程设计院管理人员才能够准确把握工程设计院情况，做出正确的工程设计院管理决策，促进工程设计院长远发展。传统档案管理工作主要以人力为主，负责收集工程设计院内部数据信息，并建立档案，确保档案的安全性，提供档案查阅服务。
1信息化档案管理概述
通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，通过两者的不断深度融合，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在工程设计院中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。
2工程设计院开展档案管理工作的重要性
传统档案管理方式具备种类多、规模大的特征，在管理过程中需要耗费一定的空间和成本，而实施数字化后能够有效解决文件储存查询难、管理成本高等问题。以工程建设类工程设计院为例，工程设计院负责保管的设计档案文件包括建设批文、委托合同、施工图纸、工程造价资料、竣工报告等。通过对设计档案的信息化管理，能够确保各项资料文件数据的完整性和稳定性，也能够提升档案管理工作的执行效率。
3档案管理工作现状
3.1档案管理人员专业素质不强
目前，不少工程设计院对于档案管理工作仍存在着重视度不足的情况，普遍停留在资源保管的层面，缺乏现代化的管理手段和方式，导致各类资料无法在工程设计院发展中充分发挥作用。另外，由于相关管理制度的缺失，导致资料无法及时地收集和保存，造成资料丢失、损坏等情况，使工程设计院遭受一定损失。工程设计院对档案管理工作缺乏重视，也使档案管理人员对自身工作的重要性认识度不足，管理人员的专业素质不高，导致资料利用率下降。
3.2安全问题
传统档案管理工作主要集中于实地档案管理与人员管理，因此档案安全性能够得到有效保障，管理人员只需要做好档案室管理工作，约束好档案管理人员即可。但在信息时代下，档案管理工作安全问题更加严峻，档案管理工作依赖于档案管理系统，但系统处于开放的网络当中，容易被不法分子、竞争对手所窃取。此外，档案管理管理系统本身运行过程中也具有一定的不确定性，如果系统出现崩溃、硬件损坏情况，都会导致档案管理出现安全管理问题。
4信息时代下工程设计院档案管理创新策略分析
4.1健全数字化档案管理规范体系
档案管理数字化推进过程中，需要制定严格的规章制度和基本流程，指导档案管理工作规范开展。
首先，工程设计院要设置档案登记制度，联系工程设计院标准，将建筑工程相关的数据、照片以及录像等文件信息纳入编目归档要求之中；同时，成立专门的档案管理室，依据各全院各部门的工作职能逐层开放档案查询权利，提升档案接收、归档及管理环节的规范性。但也要注意，纸质文件与数字化文件必须要同步归档，确保信息数据传输口径的一致性。其次，工程设计院需要明确电子档案接收数据格式，开发工程设计院档案服务系统，加强档案形成方、档案应用方、档案保管方和档案管理方之间的联系，畅通档案信息对接渠道，保证勘定、引用和保存信息的真实性与完整性；为了方便信息查询，工程设计院还可以对已经开发完成的档案服务系统分别建立档案数据库和档案三级编目系统，以建筑工程项目为编目核心，并采用层次编目法，在检索的过程中只需要输入工程名称或案卷编号就能查询到文件内容，全面直观地反映出工程项目文件原始信息与图纸原貌。最后，工程设计院还需要依据国家规定完善档案管理制度，包括文档一体化制度、档案信息备份制度以及数字档案鉴定制度等，尤其要注意物理储存管理问题和系统安全问题，避免信息被非法篡改或信息丢失等现象。
4.2档案管理工作人员的创新
信息化办公室档案管理工作的开展需要具有专业素养的工作人员作为基础。在实际工作过程中，工作人员的创新能力和专业素养作为决定办公室档案管理工作开展质量的主观因素。首先，办公室档案管理人员质量的主观因素。第一，办公室档案管理人员作为工作主体，其个人素养会对档案管理工作质量产生直接的影响。因此，在对档案进行管理时，第一步便是对工作人员进行创新，档案管理工作者的创新应该是由内至外的，对档案管理工作人员进行创新，便是从根本上对档案管理工作进行创新。负责对档案进行管理的工作人员应具备极强的专业素养。因此，应对档案管理工作者进行专业培训，档案管理工作者不光要具备熟练的专业技能。除此之外，还要掌握一些图书管理、管理学等其他专业的知识。在当前时代，档案管理需要以电子信息管理系统为依据。这样一来，要求档案管理工作人员对计算机进行熟练操作，在招收档案管理工作人员时，应提升计算机操作的检验标准，并在人员招聘成功之后，要对其进行计算机操作培训，使其适应日后信息管理工作。
4.3保障档案数据安全
工程设计院档案管理工作信息化过程中，一定要保障其安全性、可靠性。具体方法如下：（1）将工程设计院档案管理内容进行安全等级分级，对于绝密档案应该特殊保管、多份备案；（2）日常中做好档案管理数据库安全维护工作，定期升级管理系统；（3）聘请专业团队提供档案管理数据库安全服务，确定是否有人进行非法入侵；（4）定期更换口令、命令，划分档案管理系统管理权限；（5）档案管理人员签订保密协议，约束个人行为；（6）定期对档案管理人员进行法制教育，提升其法律意识；（7）对数据库进行备份，确保档案管理系统瘫痪时，能够及时恢复数据。
4.4改进管理模式
在工程设计院档案管理中，应加强先进计算机技术和网络技术的应用，对现代化档案资源管理模式进行构建，使现有档案资源最大化利用得以实现。工程设计院各部门应与档案管理部门加强合作和交流，确保档案资料的全面性、有效性和真实性，并进一步完善档案管理制度。另外，通过网络平台的构建，提高档案信息资源的有效利用率。在信息时代为背景下，应对信息化档案管理模式进一步优化，有效促进档案管理工作的有序发展。相关管理人员积极转变观念的同时，需要进一步创新档案管理模式，有效提高档案服务水平和质量。
结束语
建筑行业在发展过程中，信息化应用和普及有效降低了档案管理工作的成本。在档案对接、共享、使用及管理过程中，工程设计院必须要充分认识到信息技术应用的优势作用，以发展的眼光看待档案管理信息化推进。
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