孙亚辉
中国石油化工股份有限公司西安石化分公司 陕西省西安市 710086
摘要：目前，随着国有企业退休人员社会化管理的进行，时间紧，任务急，必须按照国有企业退休人员社会化管理服务移交工作操作规范来开展工作，以高质量、高标准进行此项工作，成为当下各单位的重点工作。本文主要就此项工作的顺利开展，对国有企业退休人员档案管理的现状进行分析，结合人事档案的内容以及特征等，制定出更为合理化的移交流程，分析解决移交所存在的各类问题，总结经验，为具体工作提供参考。
关键词：国有企业；人事档案；移交
引言
人事档案，记述与反映着一个人的人生经历，从出生、求学历程、工作表现、工资晋升、奖惩、到离退休，体现了个人的思想品德、家庭背景、学历水平、工作能力等，涵盖了人生历程中的重大事件，通常以文字、表格等形式呈现最原始和最真实的记录以备查阅、保存和利用。国有企业职工办理退休手续后，其管理服务工作与原企业分离，养老金实行社会化发放，人员实行属地化管理。国有企业退休人员的人事档案移交原则上实行集中统一管理，档案移交前，由原国有企业负责对档案进行规范整理和数字化加工。
一、国有企业退休人员档案移交准备工作
召开动员会，强调人事档案的工作纪律。只有严肃纪律，严格管理，制定工作计划，提供单独的整档房间，配备专门的办公设备和档案用品，抽调档案专业人员，合理分配人员和时间，规范纸质档案材料从整理到归档的各个环节，制定相应的整档制度，逐条贯彻落实，确保移交工作保质保量按期完成[1]。
二、退休人员移交档案整理工作：
1.做好档案核实登记
基于退休后的人员居住比较散，组织退休人员填表确认个人相关信息。切实做好居住地的核实工作。将企业退休人员按照以户籍所在地为主，兼顾长期居住地、企业所在地，按照街道（镇）和社区来进行区域划分分组。做好出入库登记。在进行人事档案整理时，明确归档范围，先将卷内零散材料认真鉴别，放到卷宗中应属于的位置，从10个大类再细分小类进行整理，正确把握材料类别才能根据原始材料来制作完善目录。整理过程中要注意档案材料的排序。
2.档案材料编辑工作
干部人事档案材料编码，包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。在每份材料右上角编上顺序号的同时，用铅笔在材料每面的右下角编上页码（正面右下角，反面左下角）。有封面的材料要从封面开始编写（如干部履历表的封面要编页）；凡有图文的页面，每面作为一页（如入党志愿书中的说明页和誓词页都要编页）；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数；注意：所有已有印刷编码的材料，如干部履历表一律也要手工编页，编页方法按照如上四点执行。“材料形成时间”填写材料落款时间，是以文件办理完毕、正式生效时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。
3.做好档案保密工作
根据干部档案整理工作细则规定：认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密[2]。
三、做好国有企业退休员工档案审核工作
按照卷内目录的大类号、顺序号、页号进行核对，每份材料的首页的类号、顺序号、总页码必须与目录登记一一对应。
四、做好档案存档装订工作
对每卷人事档案全文进行扫描电子版，并进行数字化加工[3]。数字化主要的环节包括：人事档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、人事档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的，应进行复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求。复制件应附在原件后，与原件作为一件。
在档案装订过程中应注意：
1.横版材料要竖放，并保持同一方向。
2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料过度裁剪。
3.幅面过小或破损严重的材料应进行托裱，托裱应统一用普通印刷白纸。档案材料一般应留够2厘米的装订边，装订边过窄或装订线内有文字的材料应用白纸加边。
4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属物必须拆除。
5.档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。如果左侧的空白边不够，要托裱出装订边，注意不能压字。对于个别不规则的材料，要进行折叠。
6.装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不脱页、不倒页、不压字、不损坏文件。
五、严格履行传递交接手续。
1.各国有企业应当主动、自觉接受属地人社部门的监督、指导，并与地方政府指定的人事档案管理单位做好移交衔接工作。按照人事档案管理要求，转出的档案必须齐全完整，档案接收单位要按照档案接受规定，对接收的档案严格审核，不符合接收要求的，要及时向转出单位反馈存在的问题并将档案退回整改。
2.国有企业退休人员中由中央管理的以及省委、市委管理的退休领导人员人事档案不移交。移交的退休人员人事档案应当真实、准确、完整、规范。
3.转出的人事档案必须安全。每卷人事档案必须按照要求装盒严密包封，并加盖单位人事部门密封章。通过机要交通传递或派专人递送。
4.转递人事档案必须严格履行审批、登记程序，并按照交接协议及相关表格样式进行交接，接收单位对转来的档案审核无误后，应履行签字盖章。
六、在国有企业退休人员档案移交过程中的注意事项
1.人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、保密性的特点。紧紧围绕这六个特点开展基础工作很重要。必须做好日常基础工作立卷规范，从严要求，才能确保移交工作有条不紊。
2.人事档案是以个人为立卷单位，按照一定的原则和方法加工整理过的个人档案材料。整理过程中重点把握以下原则：
2.1规范性原则：按照规定的通用标准、技术要求
2.2安全性原则：确保原件与信息内容的安全
3.整理档案和数字化加工均可委托外包公司，必须有资质，人员精良，设备先进，择优选取。必须签订保密协议，做好出入库的登记工作，在数字化加工前，必须全部捋顺、检查每份档案的完整性。
4.只有把工作当成事业来干，思想重视，行动跟上，认真到位，落在实处，学习鉴定先进单位的经验和做法，才能确保国有企业退休人员社会化管理人事档案移交工作的顺利进行。
结束语
依据文章上述的内容可以了解到，国有企业退休人员社会化管理人事档案移交工作意义重大，只有规范流程，严格制度，才能有效保障国有企业退休人员人事档案的移交质量，为接收主体后期的管理服务和档案利用打好坚实的基础。
参考文献
[1]徐锋.《浅议如何做好职业中专人事档案工作》西安档案，2013（1）.
[2]武新艳.《浅析医院人事档案管理现状及对策》，西安档案，2013（5）.
[3]数字档案管理《干部人事档案数字化加工应该注意什么》？档案工作者必备