靳磊 项利敏
濮阳龙丰纸业有限公司 河南濮阳457000
摘要：为提高造纸企业档案管理质量，本文对纸质档案的数字化建设与对策进行了探讨。文章首先分析了数字化建设的思路，从档案调研、数据加工、录入验收，以及成果管理四方面出发，总结了具体的建设方法。其次，阐述了纸质档案的数字化发展对策，最后以某企业为例，通过对建设效果的观察，证实了各项措施的应用价值，仅供参考。
关键词：造纸企业；纸质档案；数字化建设
前言：纸质档案为传统的档案形式，此类档案具有管理难度高、占据空间大、提取效率低的缺陷，且存在丢失或损坏的风险。信息化时代背景下，将计算机等信息化设备，应用到档案管理过程中，有助于提高纸质档案数字化建设水平，降低档案管理难度，提升管理效率，有利于造纸企业长远可持续发展。
1 造纸企业纸质档案的数字化建设思路
1.1 档案调研
为实现纸质档案数字化，需要首先完成调研工作。调研的重点，在于了解当前纸质档案的数量，以此为基础，对数字化设备进行购买。确保硬件设备准备完善后，还需对软件加以丰富，需要在计算机中，安装档案信息化管理系统，利用系统，完成具体的档案存储等工作。针对企业目前所存在的纸质档案，工作人员需要通过扫描的方式，获取相关信息，并将其传输至信息化系统中，而信息则可在系统硬盘中长久存在。
1.2 数据加工
对数据进行加工，同样属于纸质档案数字化建设的重要流程。加工的内容，包括档案分类、图像处理、存储、信息录入、建立目录以及索引等[1]。例如：工作人员可在获取某份纸质档案后，利用扫描仪，对其进行扫描。扫描完成后，可根据工作人员的所述属部门，对其进行分类，使其能够在对应的部门被存储。需要注意的是，纸质档案被扫描后所获得的电子信息，存在出现错误的可能，因此，工作人员需要对扫描获得的图像进行处理，减少失真等问题。此后，则需建立目录以及索引，保证在登陆系统后，可按照需求，直接查找到相关档案。
1.3 录入验收
录入信息后，需要对数据库进行核查以及验收。此项工作的重点，在于补充与修改数据、重建目录、重新扫描等。需要补充与修改的数据，一般存在扫描异常，在工作人员扫描后，档案信息未完整体现[2]。针对此类档案，需要手动将信息录入到系统中，保证信息准确。录入信息后，数据库中的档案，在数量以及类型等方面，均会发生变化。因此，工作人员还需重建目录，保证正确。
1.4 成果管理
成果管理的目的，在于保证档案能够被及时获取以及利用。工作人员需要在新员工入职或离职时，及时更新档案。还需每日一次，对数据库的异常情况进行观察，保证档案安全。当需要调取某一档案时，仅需在系统中，输入姓名、工号、所属部门等关键词，便可得到档案信息。此时，将信息导出，便可完成整个档案使用工作。
2 造纸企业纸质档案的数字化发展对策
2.1 方案制定
本企业为造纸企业，过去较长一段时间内，企业档案一直以纸质为主，管理难度较高，档案设备自动化水平低，资源难以共享，且档案安全性无法得到切实保证。为解决上述问题，企业积极引进了数字化设备，将其投入到了档案数字化建设中，并制定了具体的数字化发展方案。
2.2 对策实施
2.2.1 档案设备自动化
为实现纸质档案数字化，本企业引进了相关设备，实现了设备自动化。纸质档案管理中，可应用的自动化设备，由软件与硬件两部分构成。硬件方面，主要包括计算机、备份存储设备，以及扫描仪、打印机等。各项设备的功能，分别在于录入档案数据，对数据进行备份存储，以及对纸质档案进行扫描，获取相应信息等。软件方面，主要包括网络操作系统、杀毒软件、数据处理软件等。各项软件的功能，分别在于完成档案管理操作、预防系统被病毒入侵，以及对档案数量进行计算与统计等。
2.2.2 管理资源共享化
本企业利用计算机等数字化设备，实现了档案资源共享，有效节约了档案录入以及管理的时间，提高了企业工作效率。资源共享，主要体现在员工以及领导层两方面。就员工而言，当新员工入职时，档案管理人员无需获取其纸质档案，便可掌握相关信息。新员工可填写数字档案，并交由主管人员，而主管人员则需将档案直接通过互联网发送至档案室，此过程较为便利，且有助于减少档案中信息的错误。就领导层而言，档案管理者可在其需要时，快速对相关员工的档案进行查找，并予以发送。
2.2.3 数据信息安全化
传统的纸质档案，容易出现被火烧、被水浸透，以及被撕毁与丢失等风险。本企业在纸质档案数字化建设中，有效解决了上述问题。数字化档案，同样存在一定安全风险，主要体现在被盗取，以及丢失两方面。为预防被盗取，本企业在档案管理系统中，设置了防火墙，有效避免了病毒入侵。同时，同样确定了系统权限，减少了黑客入侵盗取档案的风险。为避免档案丢失，企业利用自动化备份设备，对档案进行了备份。一旦系统中的档案丢失，可利用备份弥补，有效保障了档案的安全。
2.3 建设效果
通过对档案数字化建设前后的对比，得出建设效果如下：（1）效率：相比纸质档案管理模式，落实数字化建设后，企业档案管理人员，每日处理的档案数量，同比增长了15%，表明档案处理效率明显提升。（2）安全：引进数字化设备后，企业每年丢失、损坏的档案数量，较未进行数字化建设前，同比减少了42%。可见，数字化建设对档案安全性的提升，具有重要价值。另外，数字化建设，同样降低了工作人员的工作难度与强度，使其满意度大大提升。
结论：综上所述，本文对造纸企业纸质档案数字化建设与对策的探讨，为相关企业提供了参考，有助于提升企业的运行效率，提升管理工作的技术水平。本企业在纸质档案数字化建设工作中，已经取得了一定成果。在未来，各企业可参考本企业的经验，从调研、加工、录入，以及成果管理等流程入手，使数字化建设得以实现。在此基础上，实现档案自动化、共享化，提升档案的安全性。
参考文献：
[1]韩阳.践行改革路 走进档案信息化新时代——北重集团档案工作纪实[J].机电兵船档案,2020(05):31-33.
[2]王艳霞.档案工作助力企业抗击新冠肺炎疫情复工复产的几点思考——以中船第九设计研究院工程有限公司档案工作实际开展情况为例[J].机电兵船档案,2020(05):41-43.