黄世伟
中煤科工集团武汉设计研究院有限公司 湖北武汉 430000
摘要：通过运用Excel电子表格数据处理软件，建立总承包项目合同管理台账及付款管理台账，并以此为基础通过函数调用，进行数据信息的整合、筛选、关联链接汇总到新的电子表格，以实现企业合同管理的一系列报表功能，为企业决策提供重要数据。
关键词：Excel 合同台账 付款 总承包 函数
引言 随着企业面临的合同数量越来越多，收付款业务也成倍增长，面对如此庞杂的数据信息，[1]不少企业通过管理系统软件来实现合同收付核算功能，但在实际应用中存在较多局限性，例如，企业管理系统软件无法解决工作流程规范性与实际操作灵活性之间的问题，极大影响工作效率；[1]其统计查询功能设置受限，不能满足企业管理的需要；为保证数据安全，管理系统软件对不同人员设置使用权限，无法满足现场管理的需求。
通过运用Excel电子表格数据处理软件，建立总承包项目合同管理台账及付款管理台账，并以此为基础利用函数调用进行数据信息整合、筛选、关联到新的电子表格，既能实时动态地查询总承包项目的合同执行及收付款情况，实现企业合同管理的一系列报表功能，也能为企业决策提供重要的信息数据。
一、文献综述
关于EXCEL在合同管理中的应用，不同作者从不同角度进行了阐述:魏强在《巧用EXCEL建立合同管理台账并动态进行管理》一文中，从财务角度，[3]用EXCEL编制了具备合同总账、动态明细账、印花税计提等功能与一体合同管理台账，以减少财务人员计提印花税的失误；张珍，罗梦华在《EXCE软件在水利水电工程合同文件管理中运用》中，通过EXCEL建立合同管理工作包，并进行合同文件管理，以便对工程投资情况进行动态监控；刘秀琴在《EXCEL在企业合同收付款管理中的应用》中，从企业签订销售合同角度分析，利用EXCEL完成企业销售合同收付款管理工作。本文则是从总承包合同管理角度，运用Excel软件，建立总承包项目合同管理台账及付款管理台账，实现企业合同管理要求的一系列报表功能。
二、运用Excel建立总承包项目合同管理台账及付款管理台账
企业总承包合同归口管理部门，首先应根据总承包项目涉及的工程范围及工程内容对分包合同进行分类。以XXX总承包项目合同分类举例，分包合同划分为工程咨询、技术服务、外协工程，隧道工程、线路工程、场站工程、其他工程、设备及材料采购等合同，并以“ZX、FW、WX、SD、XL、CZ、XY、SB、CL”代码进行合同编号予以辨识。
1、合同台账的录入。合同台账的关键字段有“签订日期、合同编号、合同名称、合同额（元）、单位名称、工期、付款条件、其他内容”等，具体格式参考表1。该工作最初需要从基本的合同数据采集、建立电子台账做起，数据录入工作量大，需要合理的人员分工配合，以保证数据录入的及时性、准确性、完整性。合同台账录入完成后，可在Excel菜单栏里的“数据”，点击“排序和筛选”，即可分别通过每个关键字段选出需要的匹配数据。
表1-XXX总承包项目合同台账
2、付款台账的录入。总承包项目分包合同付款流程，包括施工、设备、材料采购、咨询费等均从现场项目部发起，从第一笔付款开始依次排序，其审批流程需经过合同归口管理部门。每笔付款手续办理完成后，合同归口管理部门收集付款信息并录入付款台账。付款台账的关键字段有“办理日期、合同编号、合同名称、合同额、单位名称、完成进度、付款条件、付款类型、应付款、实付款”等，具体格式参考表2。其中字段“合同编号、合同名称、合同额、单位名称、付款条件”的数据可从之前建立的合同台账相应关键字段关联获得，余下其它字段数据信息可从现场项目经办人提交的付款资料中获得。付款台账录入完成后，同样可在Excel菜单进行每个付款关键字段的筛选功能，选出需要的匹配数据。
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表2-XXX总承包项目付款台账
三、运用Excel建立总承包项目合同动态数据库
根据总承包项目合同执行情况的统计查询需要，该总承包合同动态数据库涉及内容包括四大模块，即总承包合同模块、施工合同模块、设备材料采购合同模块以及其他合同模块。
1、第一模块是总承包合同模块，其关键字段为“总承包项目名称、合同额、变更额、结算额、累计进度、累计收款、累计付款、未收款”，具体格式参考表3。其中字段“变更额、结算额、累计进度、累计收款”数据信息，来源于项目业主的批复进度，字段“累计付款”则由第二至第四模块付款数之和加上财务费用。
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表3-XXX总承包项目合同执行情况表
另有总承包合同额分项表，便于合同额的对比分析，具体格式参考表4。
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表4-XXX总承包项目合同分项表
2、第二模块是施工合同模块，其关键字段数据可关联之前的合同台账、付款台账以及现场项目部提交的付款资料，其中建安工程增值税发票金额应与施工完工进度一致，其具体格式参考表5。
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表5-XXX施工合同执行情况表
3、第三、第四模块，即设备材料合同模块和其他合同模块，同理其关键字段数据可关联之前的合同台账、付款台账以及现场项目部提交的付款资料，其具体格式分别参考表6、表7。
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表6-XXX设备材料合同执行情况表
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表7-XXX合同执行情况表
企业总承包合同归口管理部门通过对以上四个模块表格数据信息进行汇总、整理，即可对整个总承包项目合同执行情况进行筛选、统计和查询，达到数据监控的目的。由于篇幅有限本文仅以某总承包项目部分内容举例说明，详见表8。
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表8-XXX项目合同执行情况汇总表
四、利用Excel函数调用表格数据，生成一系列相关数据报表
企业管理者或分管领导经常需要了解各总承包项目合同进度执行情况、收付款情况，以便做出资金计划或其他决策。总承包合同归口管理部门可以利用Excel函数调用以上各表中的关键数据，进行整合、筛选、数据关联生成满足要求的一系列报表。Excel常用函数有逻辑函数、统计函数、查找函数等，本文以统计函数中的SUM函数举例，详见表9。
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表9 XXX 企业总承包项目合同收支情况汇总
结论
众多总承包项目合同管理的复杂性，且付款业务数量巨大，通过Excel软件，建立总承包项目合同管理台账及付款管理台账，并以此为基础，利用函数调用，进行数据信息整合、筛选、关联及汇总成新的电子表格，以实现符合企业合同管理要求的一系列报表功能，为数据统计查询、数据监控提供了极大的便利，也为企业决策提供重要数据。
参考文献
[1] 刘秀琴，“EXCEL在企业合同收付款管理中的应用”，《Commercial Accounting》，2013.04.07期。
[2] 张珍，罗梦华，“EXCE软件在水利水电工程合同文件管理中运用”，《水利水电工程造价》，2001年第3期。
[3] 魏强,“巧用EXCEL建立合同管理台账并动态进行管理”，《当代经济》，2010年6月下。